配件委外采購管理制度

配件委外采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司配件委外采購管理工作，確保委外采購配件的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，提高公司整體運(yùn)營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配件委外采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用零部件、維修用配件、設(shè)備耗材等。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保委外采購配件的質(zhì)量符合公司產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝及使用要求，保障公司產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)運(yùn)營安全。2.成本控制原則：在保證配件質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略、供應(yīng)商管理和成本核算，降低委外采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。3.供應(yīng)商管理原則：建立科學(xué)合理的供應(yīng)商評估、選擇、考核和淘汰機(jī)制，確保供應(yīng)商具備良好的供貨能力、質(zhì)量保證能力和服務(wù)水平。4.流程規(guī)范原則：明確委外采購各環(huán)節(jié)的操作流程和職責(zé)分工，嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行采購活動，確保采購過程的公正、透明和合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)委外采購項目的整體規(guī)劃和組織實(shí)施，制定采購計劃和采購預(yù)算。2.尋找、篩選、評估和選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并對供應(yīng)商進(jìn)行日常管理和考核。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同或協(xié)議，明確采購配件的規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保配件按時、按質(zhì)、按量交付。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制和核算，定期分析采購成本變動情況，提出降低成本的建議和措施。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)、維修、設(shè)備維護(hù)等實(shí)際需求，提出配件委外采購申請，詳細(xì)說明配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時間等信息。2.參與供應(yīng)商的評估和選擇工作，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求方面的意見和建議。3.負(fù)責(zé)對委外采購配件進(jìn)行驗(yàn)收，確保配件符合公司需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與采購部門和供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。4.配合采購部門進(jìn)行采購成本的分析和控制工作，提供相關(guān)成本控制的建議和信息。（三）質(zhì)量部門1.制定委外采購配件的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，明確檢驗(yàn)項目、檢驗(yàn)方法、檢驗(yàn)頻次等要求。2.負(fù)責(zé)對委外采購配件進(jìn)行入廠檢驗(yàn)或抽檢，確保配件質(zhì)量符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對不合格配件，出具檢驗(yàn)報告，并及時通知采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。3.參與供應(yīng)商的評估和質(zhì)量管理體系審核工作，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評價，提出質(zhì)量改進(jìn)建議和措施。4.跟蹤供應(yīng)商的質(zhì)量改進(jìn)情況，對供應(yīng)商的質(zhì)量問題進(jìn)行統(tǒng)計分析，協(xié)助采購部門采取相應(yīng)的質(zhì)量控制措施。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核委外采購項目的預(yù)算和費(fèi)用支出，確保采購資金的合理使用和支付合規(guī)。2.參與采購合同的審核工作，對合同中的價格條款、付款方式等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。3.負(fù)責(zé)采購成本的核算和財務(wù)分析工作，定期提供采購成本報表，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。4.按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，及時辦理采購款項的支付手續(xù)。（五）法務(wù)部門1.參與采購合同的起草、審核和修訂工作，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。2.對采購過程中的法律風(fēng)險進(jìn)行評估和防范，提供法律咨詢和建議，處理采購活動中的法律糾紛。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.信息收集：采購部門通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、展會交流等。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和分類，建立供應(yīng)商信息庫。2.初步篩選：根據(jù)公司配件委外采購的基本要求，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證能力、價格水平、服務(wù)態(tài)度等方面。對初步篩選合格的供應(yīng)商，發(fā)送供應(yīng)商調(diào)查問卷，要求其填寫公司基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等信息。3.實(shí)地考察：對初步篩選合格且有合作意向的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、人員管理等方面。實(shí)地考察后，形成考察報告，對供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行評估。4.樣品測試：要求供應(yīng)商提供符合公司技術(shù)要求的樣品，由質(zhì)量部門進(jìn)行測試和檢驗(yàn)。樣品測試合格后，方可進(jìn)入供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商選擇1.評估指標(biāo)設(shè)定：根據(jù)公司配件委外采購的目標(biāo)和要求，設(shè)定供應(yīng)商選擇的評估指標(biāo)，包括質(zhì)量、價格、交期、服務(wù)、技術(shù)能力、財務(wù)狀況等方面。對各項評估指標(biāo)賦予相應(yīng)的權(quán)重，以確定供應(yīng)商的綜合得分。2.評估方法選擇：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。定性評估方法包括實(shí)地考察、問卷調(diào)查、供應(yīng)商口碑等；定量評估方法包括數(shù)據(jù)分析、成本核算、質(zhì)量統(tǒng)計等。通過綜合評估，選擇得分較高、符合公司要求的供應(yīng)商作為合作對象。3.審批確定：將供應(yīng)商選擇的評估結(jié)果提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，確定最終的供應(yīng)商名單，并與其簽訂合作協(xié)議或采購合同。（三）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，包括質(zhì)量指標(biāo)（如合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等）、交貨指標(biāo)（如交貨準(zhǔn)時率、訂單完成率等）、價格指標(biāo)（如價格變動率、成本降低率等）、服務(wù)指標(biāo)（如響應(yīng)時間、售后服務(wù)滿意度等）、其他指標(biāo)（如遵守合同情況、環(huán)保要求等）。2.考核周期：根據(jù)供應(yīng)商的合作情況和重要性，設(shè)定不同的考核周期。一般分為月度考核、季度考核和年度考核。對于重要供應(yīng)商，可適當(dāng)縮短考核周期；對于一般供應(yīng)商，可按季度或年度進(jìn)行考核。3.考核方式：采購部門定期收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗(yàn)報告、交貨記錄、價格變動情況、服務(wù)反饋等，并結(jié)合實(shí)地考察、客戶反饋等方式，對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價?？己嗽u價結(jié)果以評分或等級的形式呈現(xiàn)。4.結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商采取相應(yīng)的激勵或約束措施。對于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予增加訂單量、優(yōu)先付款、合作新項目等獎勵；對于考核不合格的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改仍不符合要求，可暫停合作或取消合作資格。（四）供應(yīng)商淘汰1.淘汰條件：當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一時，予以淘汰：連續(xù)多次考核不合格；提供的配件質(zhì)量嚴(yán)重不符合公司要求，導(dǎo)致產(chǎn)品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題；交貨嚴(yán)重延遲，影響公司生產(chǎn)運(yùn)營；價格不合理上漲，且無合理理由；違反合同約定，嚴(yán)重?fù)p害公司利益；出現(xiàn)環(huán)保、安全等違規(guī)行為；其他不適合繼續(xù)合作的情況。2.淘汰程序：采購部門提出供應(yīng)商淘汰建議，經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，采購部門及時通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)終止合作手續(xù)，如清理庫存、結(jié)算貨款、收回相關(guān)文件資料等。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)、維修、設(shè)備維護(hù)等實(shí)際需求，填寫《配件委外采購申請表》，詳細(xì)說明配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、使用時間、預(yù)計價格等信息，并附上相關(guān)技術(shù)文件或圖紙。2.《配件委外采購申請表》經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請后，對其進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)計劃、采購周期等因素，制定配件委外采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與詢價1.根據(jù)采購計劃，采購部門在合格供應(yīng)商名單中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供配件的報價、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等信息。2.采購部門對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，評估其價格合理性和綜合競爭力。必要時，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭取更有利的采購條件。（四）采購合同簽訂1.經(jīng)過詢價和談判，確定最終的供應(yīng)商后，采購部門起草采購合同或協(xié)議。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括配件的規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確采購配件的具體要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付配件。（六）到貨驗(yàn)收1.配件到貨前，采購部門通知質(zhì)量部門和需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對到貨配件進(jìn)行檢驗(yàn)或抽檢。2.需求部門負(fù)責(zé)對到貨配件的規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行核對，確保與采購訂單和合同要求一致。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，及時通知采購部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。3.驗(yàn)收合格的配件，由質(zhì)量部門出具驗(yàn)收報告，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的配件，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或補(bǔ)貨，直至驗(yàn)收合格。（七）付款結(jié)算1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收報告，審核采購款項的支付申請。審核通過后，按照公司財務(wù)制度和付款流程，辦理采購款項的支付手續(xù)。2.采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對貨款金額和付款明細(xì)，確保付款準(zhǔn)確無誤。對于存在爭議的款項，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，或按照合同約定的爭議解決方式處理。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量部門根據(jù)公司產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)工藝及使用要求，制定委外采購配件的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確配件的外觀、尺寸、性能、材質(zhì)、包裝等方面的要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以書面形式發(fā)布，并確保采購部門、供應(yīng)商和相關(guān)人員能夠準(zhǔn)確理解和執(zhí)行。（二）檢驗(yàn)流程與方法1.入廠檢驗(yàn)：質(zhì)量部門在配件到貨后，按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程進(jìn)行入廠檢驗(yàn)。檢驗(yàn)方法包括外觀檢查、尺寸測量、性能測試、抽樣檢驗(yàn)等。對于關(guān)鍵配件或質(zhì)量風(fēng)險較高的配件，應(yīng)進(jìn)行全檢。2.抽檢：質(zhì)量部門定期對委外采購的配件進(jìn)行抽檢，抽檢比例和頻次根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量狀況、配件的重要性等因素確定。抽檢發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。3.不合格處理：對于檢驗(yàn)不合格的配件，質(zhì)量部門出具不合格報告，并及時通知采購部門和供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取糾正措施，如更換配件、返工、退貨等。供應(yīng)商整改后，需重新提交檢驗(yàn)，直至合格為止。（三）質(zhì)量跟蹤與改進(jìn)1.質(zhì)量部門建立委外采購配件質(zhì)量跟蹤檔案，記錄每次采購配件的質(zhì)量檢驗(yàn)情況、質(zhì)量問題處理結(jié)果、供應(yīng)商質(zhì)量改進(jìn)措施等信息。2.定期對質(zhì)量跟蹤檔案進(jìn)行分析，總結(jié)質(zhì)量問題的規(guī)律和趨勢，針對質(zhì)量問題較多的供應(yīng)商或配件，組織相關(guān)部門進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)會議，制定改進(jìn)措施并跟蹤落實(shí)。3.鼓勵供應(yīng)商積極參與質(zhì)量改進(jìn)工作，共同提高委外采購配件的質(zhì)量水平。對于在質(zhì)量改進(jìn)方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈捅碚?。六、成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃、維修計劃、設(shè)備維護(hù)計劃等，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制配件委外采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計價格、采購金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購預(yù)算作為控制采購成本的依據(jù)。（二）價格談判與成本分析1.在采購過程中，采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行價格談判，爭取更有利的采購價格。價格談判應(yīng)基于市場行情、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品質(zhì)量等因素，綜合考慮公司的采購需求和成本控制目標(biāo)。2.定期對采購成本進(jìn)行分析，比較不同供應(yīng)商的價格差異、成本構(gòu)成及變化趨勢。通過成本分析，發(fā)現(xiàn)成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)和潛力點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施降低采購成本。例如，優(yōu)化采購批量、與供應(yīng)商協(xié)商降低原材料采購價格、改進(jìn)產(chǎn)品設(shè)計以降低配件使用成本等。（三）成本核算與控制1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對委外采購配件的成本進(jìn)行核算，準(zhǔn)確記錄采購成本、運(yùn)輸成本、檢驗(yàn)成本、庫存成本等各項費(fèi)用。定期提供采購成本報表，為公司成本控制決策提供數(shù)據(jù)支持。2.采購部門和需求部門應(yīng)密切配合，加強(qiáng)對采購過程和使用環(huán)節(jié)的成本控制。如合理安排采購時間，減少庫存積壓；優(yōu)化采購流程，提高工作效率，降低采購管理成本；加強(qiáng)對配件使用的監(jiān)督和管理，避免浪費(fèi)和不合理損耗等。七、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門對配件委外采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括質(zhì)量風(fēng)險、交貨風(fēng)險、價格風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商質(zhì)量管理，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程；與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和賠償條款；定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核和培訓(xùn)，提高其質(zhì)量意識和質(zhì)量控制能力。2.交貨風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確交貨時間、地點(diǎn)和違約責(zé)任；建立供應(yīng)商交貨跟蹤機(jī)制，及時掌握生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況；對于可能影響交貨的因素，提前與供應(yīng)商溝通協(xié)商，制定應(yīng)對預(yù)案。3.價格風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集價格信息，進(jìn)行價格分析和預(yù)測；與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，約定價格波動的調(diào)整方式；通過優(yōu)化采購策略、增加采購渠道、與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系等方式，降低價格風(fēng)險。4.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：對供應(yīng)商進(jìn)行全面的信用評估，選擇信用良好的供應(yīng)商合作；在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償方式；加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題；建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約跡象，及時采取措施，降低損失。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同起草、審核和簽訂過程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)要求，確保合同條款合法有效；加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識和風(fēng)險防范能力；遇到法律糾紛時，及時咨詢法務(wù)部門，依法維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。監(jiān)控指標(biāo)包括供應(yīng)商質(zhì)量指標(biāo)、交貨指標(biāo)、價格指標(biāo)、合同執(zhí)行情況等。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警閾值，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到或超過預(yù)警閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。采購部門和相關(guān)部門根據(jù)預(yù)警信