部門(mén)檔案集中管理制度

部門(mén)檔案集中管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門(mén)檔案的集中管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案資料，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、記錄等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各部門(mén)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露、不丟失。4.高效利用原則：建立便捷的檔案查閱和利用機(jī)制，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理中心配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱等工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集各部門(mén)移交的檔案資料，按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管：建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案查閱與利用：建立檔案查閱登記制度，為公司內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。6.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。7.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。三、檔案的收集與移交（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照以下范圍收集本部門(mén)形成的檔案資料：1.行政管理類(lèi)：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)處理文件等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：包括各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：包括研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。5.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶資料等。6.其他類(lèi)：其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）移交時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案資料移交至檔案管理中心。對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案資料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)移交。（四）移交手續(xù)各部門(mén)在移交檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。檔案管理中心在接收檔案資料后，應(yīng)在《檔案移交清單》上加蓋公章，并將其中一聯(lián)返還給移交部門(mén)留存。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為行政管理類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)、業(yè)務(wù)合同類(lèi)、技術(shù)研發(fā)類(lèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)等一級(jí)類(lèi)目。在一級(jí)類(lèi)目下，再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理中心，一份提供給檔案查閱人員。（三）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類(lèi)：按照文件的種類(lèi)和用途進(jìn)行分類(lèi)，如公司文件、會(huì)議記錄、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：按照財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)。3.業(yè)務(wù)合同類(lèi)：按照合同的類(lèi)型和業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)，如銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、租賃合同等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：按照研發(fā)項(xiàng)目階段和技術(shù)文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如項(xiàng)目立項(xiàng)文檔、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。5.市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)：按照市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷(xiāo)策劃、客戶管理等方面進(jìn)行分類(lèi)。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限為[具體年限]。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[具體年限]。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房建設(shè)：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜的地點(diǎn)，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。2.檔案存放：檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。3.庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，定期進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自進(jìn)入庫(kù)房，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、用火等。4.溫濕度控制：檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。5.防火防盜：檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，加強(qiáng)安全防范措施。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理中心查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理中心應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行查閱登記。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人員持申請(qǐng)表到檔案管理中心辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，并將檔案提供給查閱人員。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理中心指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理中心。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理中心，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱申請(qǐng)表》上注明查閱情況，并簽字確認(rèn)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理中心審批。2.涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]，如需延期借閱，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理中心，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)處理。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、價(jià)值大小、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長(zhǎng)期保管。3.凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為短期保管。4.凡是已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.檔案管理中心定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清單》，列出擬鑒定的檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案鑒定清單》進(jìn)行審核，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案的存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組將審核通過(guò)的《檔案鑒定清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理中心對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，并按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理中心根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案鑒定清單》，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。2.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷(xiāo)毀清單》存檔備查。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案，在銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行粉碎或其他保密處理，防止檔案信息泄露。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[規(guī)定分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案分類(lèi)編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子文件與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（三）電子檔案管理系統(tǒng)1.選用符合公司實(shí)際需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全保密機(jī)制，確保檔案信息的安全。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)將檔案信息錄入系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤(pán)備份、硬盤(pán)備份等多種方式。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。九、檔案管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理中心定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、利用等方面。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行年度考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案