行政采購業(yè)務(wù)管理制度

行政采購業(yè)務(wù)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政采購業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，確保采購物資和服務(wù)符合公司需求，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門的行政采購活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、勞保用品、維修材料、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，確保所有供應(yīng)商有平等的參與機(jī)會(huì)。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。5.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)廉潔奉公，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等違規(guī)行為。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策小組，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)使用部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策小組負(fù)責(zé)審議采購預(yù)算、采購計(jì)劃、重大采購項(xiàng)目等，對采購事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購執(zhí)行部門公司行政部門為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定和完善采購管理制度和流程。2.根據(jù)各部門需求，編制采購計(jì)劃和預(yù)算。3.組織供應(yīng)商篩選、評(píng)估和采購談判。4.簽訂采購合同，跟蹤采購合同執(zhí)行情況。5.驗(yàn)收采購物資和服務(wù)，辦理入庫手續(xù)。6.整理采購檔案，進(jìn)行采購數(shù)據(jù)分析和總結(jié)。（三）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，及時(shí)向行政部門提出采購需求，并提供詳細(xì)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.參與采購項(xiàng)目的評(píng)估和驗(yàn)收工作，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量、適用性等進(jìn)行確認(rèn)。3.協(xié)助行政部門進(jìn)行供應(yīng)商管理，提供供應(yīng)商評(píng)價(jià)意見。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)建議。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。2.《采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。（二）采購審批1.行政部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行初審。2.初審?fù)ㄟ^后，將采購申請?zhí)峤恢敛少彌Q策小組進(jìn)行審批。對于金額較小的常規(guī)采購項(xiàng)目，可由行政部門負(fù)責(zé)人直接審批。3.采購決策小組根據(jù)公司采購政策和預(yù)算情況，對采購申請進(jìn)行審議并做出審批決定。審批通過的采購申請進(jìn)入采購流程，未通過的采購申請由行政部門反饋給申請部門并說明原因。（三）采購計(jì)劃編制行政部門根據(jù)審批通過的采購申請，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資料，評(píng)估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面的情況。向供應(yīng)商的過往客戶了解其合作情況和口碑。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇排名靠前的供應(yīng)商作為合作對象。3.供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。對于考核不合格的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或終止合作。（五）采購談判與合同簽訂1.采購談判行政部門與選定的供應(yīng)商就采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判。在談判過程中，應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，由雙方代表簽字確認(rèn)。2.合同簽訂根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同經(jīng)法律合規(guī)部門審核后，提交至公司授權(quán)代表簽字蓋章。合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達(dá)行政部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。2.采購執(zhí)行跟蹤定期與供應(yīng)商溝通，了解采購訂單的執(zhí)行情況，包括生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向相關(guān)部門反饋。根據(jù)采購合同約定，及時(shí)提醒供應(yīng)商按時(shí)交貨，并做好收貨準(zhǔn)備。（七）驗(yàn)收與入庫1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購物資到貨前，使用部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。行政部門應(yīng)提前通知使用部門和相關(guān)人員參與驗(yàn)收。2.驗(yàn)收實(shí)施采購物資到貨后，驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。對于重要物資或大型設(shè)備，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如問題嚴(yán)重影響采購物資的使用，可拒絕驗(yàn)收，并要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或更換物資。3.入庫手續(xù)辦理驗(yàn)收合格的采購物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。入庫時(shí)應(yīng)填寫《入庫單》，注明物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。《入庫單》經(jīng)倉庫管理人員、驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，一聯(lián)留存?zhèn)}庫，一聯(lián)交行政部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。（八）付款與結(jié)算1.付款申請采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，供應(yīng)商提交付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號(hào)、發(fā)票號(hào)碼、金額、付款方式等信息。行政部門對付款申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實(shí)性、金額準(zhǔn)確性等。審核通過后，將付款申請?zhí)峤恢霖?cái)務(wù)部門。2.付款審批財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行復(fù)核，并按照公司財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行付款審批。對于金額較大的采購項(xiàng)目，可能需要經(jīng)過公司高層管理人員審批。3.付款結(jié)算經(jīng)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款結(jié)算。付款結(jié)算時(shí)，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤，并做好付款記錄。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門采購需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案。2.年度采購預(yù)算草案應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容，并按照公司財(cái)務(wù)預(yù)算編制要求進(jìn)行分類匯總。3.采購預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交至采購決策小組審議批準(zhǔn)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.行政部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。3.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行申請和審批。（三）預(yù)算控制1.財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對超預(yù)算的采購申請不予審批。2.行政部門應(yīng)建立采購預(yù)算預(yù)警機(jī)制，對接近預(yù)算上限的采購項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行提醒和控制。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.行政部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和應(yīng)對策略。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款或采用套期保值等方式規(guī)避價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并與其簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確違約責(zé)任。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并采取措施加以防范。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)違約情況時(shí)，能夠及時(shí)更換供應(yīng)商，確保采購業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物資符合質(zhì)量要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，并對其產(chǎn)品進(jìn)行定期抽檢。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物資，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、索賠等。4.法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)采購人員應(yīng)熟悉國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。加強(qiáng)對采購合同的審核，避免合同條款存在法律漏洞。定期進(jìn)行法律合規(guī)培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。六、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購申請表、采購審批文件、采購計(jì)劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、入庫單、發(fā)票、付款記錄等與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.行政部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作。采購業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件和資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理要求，將采購檔案裝訂成冊，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.將整理好的采購檔案移交至公司檔案室進(jìn)行保管。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管采購檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.行政部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.鼓勵(lì)員工對采購業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核指標(biāo)1.采購成本控制：考核采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，與歷史采購數(shù)據(jù)相比是否有降低。2.采購質(zhì)量：考核采購物資和服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否因質(zhì)量問題導(dǎo)致生產(chǎn)或工作受到影響。3.采購及時(shí)性：考核采購訂單是否按時(shí)完成，是否因采購延遲影響公司正常生產(chǎn)或工作。4.供應(yīng)商管理：考核供應(yīng)商的選擇、評(píng)估、管理等工作是否到位，供應(yīng)商的滿意度是否達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)。5.合規(guī)性：考核采購活動(dòng)是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.行政部門定期對采購人員進(jìn)行考核，