公司文印室管理制度

公司文印室管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文印室的管理，規(guī)范文印室工作流程，提高文印工作效率和質(zhì)量，節(jié)約辦公資源，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在文印室進(jìn)行文件打印、復(fù)印、掃描、裝訂等相關(guān)文印工作的管理。（三）職責(zé)分工1.文印室管理員負(fù)責(zé)文印室設(shè)備的日常維護(hù)、保養(yǎng)及簡(jiǎn)單故障排除，確保設(shè)備正常運(yùn)行。按照規(guī)定的流程和要求，準(zhǔn)確、及時(shí)地完成文件的打印、復(fù)印、掃描、裝訂等工作任務(wù)。對(duì)文印室的紙張、油墨、硒鼓等耗材進(jìn)行合理管理和領(lǐng)用登記，定期盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)文印室的環(huán)境衛(wèi)生清潔，保持室內(nèi)整潔有序。2.各部門使用人員負(fù)責(zé)提交文印申請(qǐng)，明確文印內(nèi)容、份數(shù)、格式等要求。對(duì)文印后的文件進(jìn)行核對(duì)、簽收，確保文件準(zhǔn)確無(wú)誤。遵守文印室的各項(xiàng)管理制度，愛護(hù)文印設(shè)備和設(shè)施。二、文印室設(shè)備管理（一）設(shè)備采購(gòu)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和文印工作實(shí)際情況，由行政部門提出文印設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)綜合考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，選擇符合公司要求的產(chǎn)品。（二）設(shè)備安裝與調(diào)試1.設(shè)備到貨后，由行政部門會(huì)同文印室管理員及供應(yīng)商技術(shù)人員進(jìn)行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.安裝調(diào)試過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、序列號(hào)、安裝時(shí)間、調(diào)試情況等信息，并建立設(shè)備檔案。（三）設(shè)備操作規(guī)范1.文印室管理員應(yīng)熟悉各類文印設(shè)備的操作方法和性能特點(diǎn)，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。2.設(shè)備開啟后，應(yīng)預(yù)熱35分鐘，待設(shè)備穩(wěn)定后再進(jìn)行文印工作，避免頻繁開關(guān)機(jī)對(duì)設(shè)備造成損害。3.在操作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)通知管理員進(jìn)行處理。嚴(yán)禁擅自拆卸、維修設(shè)備。（四）設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.文印室管理員應(yīng)定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，包括擦拭設(shè)備表面、清理進(jìn)紙通道、更換硒鼓、墨盒等耗材。2.根據(jù)設(shè)備使用情況，按照設(shè)備說(shuō)明書的要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行深度維護(hù)和保養(yǎng)，如更換零部件、校準(zhǔn)設(shè)備參數(shù)等，確保設(shè)備性能良好。3.建立設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄，詳細(xì)記錄設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、更換的零部件等信息，以便跟蹤設(shè)備維護(hù)情況。（五）設(shè)備故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，文印室管理員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檢查，如能自行解決的問(wèn)題，應(yīng)立即排除；如無(wú)法解決，應(yīng)填寫《設(shè)備維修申請(qǐng)單》，注明設(shè)備型號(hào)、故障現(xiàn)象、維修要求等信息，提交行政部門審批。2.行政部門根據(jù)維修申請(qǐng)單，聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修，并跟蹤維修進(jìn)度，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。3.維修完成后，文印室管理員應(yīng)檢查設(shè)備維修情況，確認(rèn)設(shè)備正常運(yùn)行后，在《設(shè)備維修申請(qǐng)單》上簽字驗(yàn)收，并將維修記錄歸檔保存。（六）設(shè)備報(bào)廢1.對(duì)于已無(wú)法正常使用、維修成本過(guò)高或已達(dá)到報(bào)廢年限的文印設(shè)備，由文印室管理員填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備報(bào)廢原因、使用年限、現(xiàn)狀等情況，提交行政部門審核。2.行政部門組織相關(guān)人員對(duì)設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的設(shè)備，由行政部門按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、報(bào)廢等，并做好相關(guān)記錄。三、文印耗材管理（一）耗材采購(gòu)1.文印室管理員根據(jù)文印設(shè)備的使用情況和耗材庫(kù)存情況，定期編制耗材采購(gòu)計(jì)劃，提交行政部門審批。2.行政部門按照公司采購(gòu)流程，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行耗材采購(gòu)，確保耗材質(zhì)量可靠、價(jià)格合理。3.在采購(gòu)耗材時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、售后服務(wù)承諾等資料，并建立供應(yīng)商檔案。（二）耗材驗(yàn)收1.耗材到貨后，文印室管理員應(yīng)按照采購(gòu)訂單對(duì)耗材的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確保與訂單一致。2.對(duì)驗(yàn)收合格的耗材，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫《耗材入庫(kù)單》，注明耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并將入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門入賬。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的耗材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。（三）耗材領(lǐng)用1.各部門使用人員因工作需要領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到文印室領(lǐng)取。2.文印室管理員根據(jù)《耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》發(fā)放耗材，并在《耗材領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、耗材名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，由領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。3.領(lǐng)用人員應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的耗材，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。如有丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。（四）耗材庫(kù)存管理1.文印室管理員應(yīng)定期對(duì)耗材庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)填寫《耗材盤點(diǎn)表》，如有差異，應(yīng)查明原因并及時(shí)調(diào)整。2.根據(jù)耗材的使用頻率和庫(kù)存情況，合理控制耗材庫(kù)存數(shù)量，避免積壓或缺貨。對(duì)于用量較少或易過(guò)期的耗材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。3.建立耗材庫(kù)存管理制度，對(duì)耗材的出入庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和管理。四、文印工作流程（一）文印申請(qǐng)1.各部門使用人員如需進(jìn)行文印工作，應(yīng)提前填寫《文印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明文印內(nèi)容、份數(shù)、格式、顏色、緊急程度等要求，并簽字確認(rèn)。2.將填寫好的《文印申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，確認(rèn)是否同意文印及文印的必要性和合理性。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意的《文印申請(qǐng)表》，由使用人員送至文印室。（二）文印任務(wù)安排1.文印室管理員收到《文印申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)文印室的工作情況和設(shè)備狀態(tài)，合理安排文印任務(wù)的先后順序。2.對(duì)于緊急文印任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先處理，確保及時(shí)完成；對(duì)于一般文印任務(wù)，應(yīng)按照收到申請(qǐng)表的順序依次進(jìn)行處理。3.在安排文印任務(wù)時(shí)，應(yīng)與使用人員溝通確認(rèn)文印要求，如有疑問(wèn)或需要修改的地方，應(yīng)及時(shí)反饋并協(xié)商解決。（三）文印操作1.文印室管理員按照批準(zhǔn)的《文印申請(qǐng)表》進(jìn)行文印操作，確保文印內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式符合要求。2.在文印過(guò)程中，應(yīng)注意節(jié)約紙張和油墨，根據(jù)文件內(nèi)容和格式合理排版，避免浪費(fèi)。對(duì)于可雙面打印的文件，應(yīng)盡量采用雙面打印方式。3.文印完成后，應(yīng)對(duì)打印、復(fù)印、掃描的文件進(jìn)行初步檢查，確保文件質(zhì)量合格。如發(fā)現(xiàn)文件有缺頁(yè)、模糊、錯(cuò)印等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)重新文印。（四）文件核對(duì)與簽收1.文印完成后，使用人員應(yīng)及時(shí)到文印室核對(duì)文件，檢查文印內(nèi)容是否與申請(qǐng)表一致，文件格式、份數(shù)、裝訂等是否符合要求。2.核對(duì)無(wú)誤后，使用人員在《文印登記表》上簽字簽收，并將文件帶走妥善保管。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與文印室管理員溝通解決。（五）特殊文印要求處理1.對(duì)于有特殊文印要求的文件，如彩色打印、大幅面打印、精裝裝訂等，文印室管理員應(yīng)提前了解相關(guān)要求，并與使用人員溝通確認(rèn)所需的設(shè)備、耗材及工藝。2.根據(jù)特殊文印要求，安排合適的設(shè)備和人員進(jìn)行操作，并按照相應(yīng)的工藝流程進(jìn)行處理，確保文印質(zhì)量達(dá)到預(yù)期效果。3.在處理特殊文印任務(wù)過(guò)程中，如遇到技術(shù)難題或需要特殊設(shè)備支持時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門或相關(guān)技術(shù)人員尋求幫助。五、文印室環(huán)境衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.文印室管理員應(yīng)每天對(duì)文印室進(jìn)行清潔，包括地面清掃、桌面擦拭、設(shè)備表面清潔等，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。2.定期清理文印設(shè)備周圍的廢紙、雜物，確保進(jìn)紙通道暢通無(wú)阻。3.每周對(duì)文印室的門窗、墻壁、燈具等進(jìn)行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境明亮、整潔。（二）設(shè)備清潔1.文印室管理員應(yīng)定期對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行清潔，包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備的外部清潔和內(nèi)部清潔。2.外部清潔時(shí)，使用干凈的濕布擦拭設(shè)備表面，去除灰塵和污漬；內(nèi)部清潔時(shí)，按照設(shè)備說(shuō)明書的要求，使用專用清潔工具和清潔劑進(jìn)行清理，如清理進(jìn)紙通道、硒鼓組件等。3.在清潔設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意避免水或清潔劑進(jìn)入設(shè)備內(nèi)部，以免損壞設(shè)備。（三）垃圾分類與處理1.在文印室設(shè)置垃圾桶，分別用于放置可回收垃圾、有害垃圾和其他垃圾。2.對(duì)紙張、墨盒、硒鼓等可回收垃圾，應(yīng)定期收集整理，交公司指定的回收部門進(jìn)行處理。3.對(duì)廢舊電池、過(guò)期油墨等有害垃圾，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行單獨(dú)存放，并交由有資質(zhì)的環(huán)保處理單位進(jìn)行處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。（四）環(huán)境衛(wèi)生檢查1.行政部門定期對(duì)文印室的環(huán)境衛(wèi)生進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括日常清潔情況、設(shè)備清潔情況、垃圾分類處理情況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知文印室管理員進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保文印室環(huán)境衛(wèi)生符合要求。六、文印室安全管理（一）安全制度1.建立文印室安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保文印室人員和設(shè)備的安全。2.文印室管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得違規(guī)操作設(shè)備，防止發(fā)生安全事故。3.加強(qiáng)對(duì)文印室人員的安全教育，提高安全意識(shí)，定期組織安全培訓(xùn)和演練，使工作人員熟悉安全知識(shí)和應(yīng)急處理方法。（二）防火防盜1.在文印室內(nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.文印室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，嚴(yán)禁在設(shè)備上烘烤物品，防止發(fā)生火災(zāi)事故。3.下班后，文印室管理員應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源、門窗，確保室內(nèi)無(wú)人后鎖好門，防止文件和設(shè)備被盜。（三）設(shè)備安全1.文印設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)備接地良好、電線無(wú)破損、插頭連接牢固等，防止發(fā)生觸電事故。2.對(duì)文印設(shè)備的移動(dòng)部件，如進(jìn)紙滾輪、出紙口等，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止發(fā)生夾手等安全事故。3.在操作文印設(shè)備時(shí)，應(yīng)注意保持手部干燥，避免接觸設(shè)備內(nèi)部帶電部件，防止觸電。（四）數(shù)據(jù)安全1.文印室管理員應(yīng)妥善保管文印設(shè)備中的文件數(shù)據(jù)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。3.在使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行病毒查殺，確保設(shè)備安全后再進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。（五）應(yīng)急處理1.制定文印室安全應(yīng)急預(yù)案，明確火災(zāi)、盜竊、設(shè)備故障等突發(fā)事件的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織文印室人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。3.發(fā)生安全事故后，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。七、文印室保密管理（一）保密制度1.建立文印室保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文印室工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.文印室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密文件和信息，不得將公司文件帶出文印室或轉(zhuǎn)借他人。（二）文件管理1.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在文印室進(jìn)行打印、復(fù)印、掃描等操作，不得帶出文印室。2.在文印過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、專人操作等，防止文件泄露。3.文印完成后，對(duì)廢棄的機(jī)密文件應(yīng)進(jìn)行粉碎處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。（三）人員管理1.文印室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對(duì)文印室工作人員進(jìn)行定期的保密檢查和考核，對(duì)違反保密制度的人員，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）設(shè)備管理1.對(duì)文印設(shè)備的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能操作設(shè)備。2.在文印設(shè)備上設(shè)置密碼保護(hù)功能，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)設(shè)備中的文件數(shù)據(jù)。3.定期對(duì)文印設(shè)備進(jìn)行安全檢查，確保設(shè)備的安全性和保密性。（五）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對(duì)文印室的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括