阿里集團(tuán)合同管理制度

阿里集團(tuán)合同管理制度?一、總則（一）目的為加強阿里集團(tuán)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于阿里集團(tuán)及其所屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱"公司"）與自然人、法人及其他組織之間簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.審慎簽約原則：在簽訂合同前，應(yīng)充分評估合同相對方的主體資格、信用狀況、履約能力等，審慎做出簽約決策。3.全面履行原則：合同各方應(yīng)按照合同約定全面履行各自的義務(wù)，確保合同目的實現(xiàn)。4.動態(tài)管理原則：對合同履行過程進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，根據(jù)實際情況適時調(diào)整合同內(nèi)容。5.風(fēng)險防范原則：注重對合同風(fēng)險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同風(fēng)險。二、合同管理機構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會1.組成：由公司高級管理人員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議重大合同的簽訂、變更、解除等事項。對合同管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。（二）法務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、修訂等工作。參與合同談判，提供法律意見和建議。對合同履行過程中的法律問題進(jìn)行咨詢和處理。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，包括協(xié)商、仲裁、訴訟等。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、簽訂等具體業(yè)務(wù)操作。對合同相對方進(jìn)行初步盡職調(diào)查。負(fù)責(zé)合同的履行，及時反饋合同履行情況。配合法務(wù)部門處理合同糾紛。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)：參與合同涉及財務(wù)條款的審核。負(fù)責(zé)對合同履行過程中的財務(wù)收支進(jìn)行監(jiān)督。協(xié)助評估合同的財務(wù)風(fēng)險。三、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項申請，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計金額、履行期限等。2.合同立項申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律合規(guī)性審查。（二）合同相對方選擇1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同相對方進(jìn)行初步盡職調(diào)查，包括但不限于主體資格、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀況、信用記錄等。2.對于重大合同或風(fēng)險較高的合同，應(yīng)委托專業(yè)機構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查。3.優(yōu)先選擇信用良好、履約能力強的合同相對方。（三）合同談判1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織合同談判，與合同相對方就合同條款進(jìn)行協(xié)商。2.法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)參與合同談判，提供專業(yè)意見和建議。3.談判過程中應(yīng)記錄重要事項，形成談判紀(jì)要。（四）合同文本起草與審核1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)根據(jù)談判結(jié)果起草合同文本。2.合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。3.合同文本起草完成后，由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括法律合規(guī)性、商業(yè)合理性、財務(wù)可行性等。4.審核通過的合同文本報合同管理委員會審議。（五）合同簽訂1.經(jīng)合同管理委員會審議通過的合同，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。2.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。四、合同履行管理（一）履行計劃制定1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細(xì)的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責(zé)任人等。2.履行計劃應(yīng)報上級主管部門備案。（二）履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。2.法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向合同管理委員會報告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）變更與解除1.合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出書面申請，經(jīng)法務(wù)部門審核、合同管理委員會批準(zhǔn)后簽訂變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，應(yīng)按照合同約定或法律規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并及時通知合同相對方。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將相關(guān)情況及時告知法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。五、合同歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及相關(guān)文件資料均應(yīng)歸檔。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確。2.歸檔文件應(yīng)包括合同文本、談判紀(jì)要、審批文件、履行記錄等。3.合同歸檔應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行整理，編制目錄，便于查閱。（三）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。（四）查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到檔案管理部門查閱。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.查閱、借閱合同檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借等。六、合同風(fēng)險防范與糾紛處理（一）風(fēng)險防范1.法務(wù)部門應(yīng)定期對合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。2.加強對員工的合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的風(fēng)險防范意識和能力。3.建立合同風(fēng)險預(yù)警機制，對可能出現(xiàn)的合同風(fēng)險進(jìn)行及時預(yù)警和處理。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同相對方溝通協(xié)商，爭取友好解決。2.協(xié)商不成的，應(yīng)及時告知法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意收集、保存相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同信息化管理（一）建立合同管理系統(tǒng)利用信息化技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的在線起草、審核、簽訂、履行跟蹤、歸檔等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同相關(guān)信息錄入合同管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新。（三）系統(tǒng)安全與保密加強合同管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問