行政采購(gòu)領(lǐng)用管理制度

行政采購(gòu)領(lǐng)用管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政采購(gòu)與領(lǐng)用行為，加強(qiáng)公司物資管理，合理控制采購(gòu)成本，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政采購(gòu)與領(lǐng)用活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、固定資產(chǎn)等各類物資的采購(gòu)與領(lǐng)用。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.成本效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，選擇性價(jià)比高的物資和供應(yīng)商。3.歸口管理原則：行政采購(gòu)工作由公司行政部門統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購(gòu)工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。4.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排及物資庫(kù)存情況，填寫《行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況及實(shí)際需求，編制月度行政采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于緊急采購(gòu)需求，各部門可隨時(shí)填寫《緊急行政采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部門辦理。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)工作與公司業(yè)務(wù)需求相匹配。（二）供應(yīng)商管理1.行政部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司行政采購(gòu)供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫(kù)。2.采購(gòu)人員應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行回訪和評(píng)價(jià)，收集公司內(nèi)部各部門對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品及服務(wù)的反饋意見，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.新增供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)按照公司規(guī)定的供應(yīng)商選擇流程，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察、資質(zhì)審核等，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的供應(yīng)能力。（三）采購(gòu)流程1.詢價(jià)與比價(jià)：采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、規(guī)格、交貨期、售后服務(wù)等信息。采購(gòu)人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。2.合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同應(yīng)經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.采購(gòu)執(zhí)行：采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。對(duì)于重要物資或采購(gòu)金額較大的項(xiàng)目，采購(gòu)人員應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)進(jìn)展情況。4.驗(yàn)收付款：物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員填寫《行政采購(gòu)驗(yàn)收單》，經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，辦理付款手續(xù)。付款流程按照公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。三、領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門員工如需領(lǐng)用辦公用品、勞保用品等物資，應(yīng)填寫《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)實(shí)際工作需要簽字批準(zhǔn)。對(duì)于超出部門正常領(lǐng)用范圍的物資，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.員工持經(jīng)審批后的《行政物資領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放物資，并在《行政物資領(lǐng)用登記表》上登記領(lǐng)用日期、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用人等信息。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)按照公司制定的《辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，各部門應(yīng)嚴(yán)格控制辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量，避免浪費(fèi)。2.勞保用品的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工的工作崗位和勞動(dòng)強(qiáng)度確定，由行政部門按照公司相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一發(fā)放。3.對(duì)于固定資產(chǎn)的領(lǐng)用，需按照公司固定資產(chǎn)管理制度辦理相關(guān)手續(xù)，明確使用部門和責(zé)任人，確保固定資產(chǎn)的安全和正常使用。（三）庫(kù)存管理1.行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成《行政物資盤點(diǎn)報(bào)告》，上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人及公司財(cái)務(wù)部門。2.對(duì)于庫(kù)存積壓物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)人員溝通，分析原因，提出處理建議。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可采取降價(jià)促銷、退貨、報(bào)廢等方式進(jìn)行處理。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資的安全存儲(chǔ)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。四、審批管理（一）審批權(quán)限1.采購(gòu)金額在[x]元以下的行政采購(gòu)項(xiàng)目，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。2.采購(gòu)金額在[x]元至[x]元之間的行政采購(gòu)項(xiàng)目，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)金額在[x]元以上的行政采購(gòu)項(xiàng)目，由公司總經(jīng)理審批。4.各部門員工領(lǐng)用物資的審批權(quán)限按照部門負(fù)責(zé)人的審批權(quán)限執(zhí)行。（二）審批流程1.采購(gòu)人員或領(lǐng)用人員填寫相關(guān)申請(qǐng)表，按照審批權(quán)限依次提交部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司總經(jīng)理審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)采購(gòu)或領(lǐng)用的必要性、合理性、合規(guī)性等進(jìn)行審查，并簽署審批意見。3.對(duì)于審批未通過(guò)的申請(qǐng)，審批人員應(yīng)注明原因，采購(gòu)人員或領(lǐng)用人員應(yīng)根據(jù)審批意見進(jìn)行修改或重新申請(qǐng)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政采購(gòu)與領(lǐng)用活動(dòng)進(jìn)行定期審計(jì)和監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、物資的使用情況、庫(kù)存管理情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.行政部門應(yīng)建立采購(gòu)與領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購(gòu)與領(lǐng)用的物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、供應(yīng)商、領(lǐng)用人等信息，接受公司內(nèi)部審計(jì)部門及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查。3.公司鼓勵(lì)員工對(duì)行政采購(gòu)與領(lǐng)用過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的員工，公司將給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.行政部門對(duì)采購(gòu)人員的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括采購(gòu)任務(wù)完成情況、采購(gòu)成本控制情況、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)質(zhì)量保證情況等。2.行政部門對(duì)各部門物資領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)領(lǐng)用數(shù)量異常、浪費(fèi)嚴(yán)重的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將考核結(jié)果與部門績(jī)效掛鉤。3.公司將行政采購(gòu)與領(lǐng)用管理制度的執(zhí)行情況納入對(duì)各部門的年度績(jī)效考核內(nèi)容，對(duì)制度執(zhí)行較好的部門