閑置物資增加管理制度

閑置物資增加管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司閑置物資管理，規(guī)范閑置物資增加的相關(guān)流程，合理控制公司資源，避免資源浪費(fèi)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)各部門及分支機(jī)構(gòu)涉及閑置物資增加的情況，包括但不限于辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、辦公用品等各類物資。（三）定義1.閑置物資：指公司內(nèi)已不再使用或暫時(shí)不需要使用，且預(yù)計(jì)在一定時(shí)間內(nèi)不會(huì)再投入使用的物資。2.閑置物資增加：包括因新采購、項(xiàng)目結(jié)束剩余、資產(chǎn)調(diào)配等原因?qū)е鹿鹃e置物資數(shù)量增多的情況。二、閑置物資增加的原因及分類（一）原因1.新采購過量：在采購過程中，由于預(yù)估需求不準(zhǔn)確、采購計(jì)劃不合理等原因，導(dǎo)致采購數(shù)量超出實(shí)際使用量，形成閑置。2.項(xiàng)目結(jié)束剩余：各類項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目所使用的物資如有剩余，成為閑置物資。3.業(yè)務(wù)調(diào)整或終止：公司業(yè)務(wù)范圍、經(jīng)營策略發(fā)生變化，部分物資不再適用，從而產(chǎn)生閑置。4.資產(chǎn)調(diào)配：部門間資產(chǎn)調(diào)配后，原部門產(chǎn)生閑置物資。（二）分類1.辦公設(shè)備類：如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅等。2.生產(chǎn)設(shè)備類：包括生產(chǎn)線上的各類機(jī)器設(shè)備、模具等。3.原材料類：因生產(chǎn)計(jì)劃變更、采購失誤等導(dǎo)致的剩余原材料。4.辦公用品類：如紙張、筆、文件夾等。5.其他類：如包裝材料、工具、儀器儀表等。三、閑置物資增加的流程（一）新采購過量導(dǎo)致的閑置物資增加1.需求預(yù)測與計(jì)劃各部門應(yīng)在每月末根據(jù)下月度工作安排及業(yè)務(wù)發(fā)展需求，制定物資需求計(jì)劃，明確所需物資的種類、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。物資需求計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)采購部門。2.采購申請(qǐng)與審批采購部門依據(jù)各部門提交的物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合評(píng)估，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并提交采購申請(qǐng)單。采購申請(qǐng)單需依次經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后方可執(zhí)行采購。3.采購執(zhí)行與驗(yàn)收采購部門按照審批后的采購計(jì)劃進(jìn)行采購活動(dòng)，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門及相關(guān)使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告需經(jīng)驗(yàn)收人員、倉庫管理人員、使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。4.庫存管理與閑置識(shí)別倉庫管理部門將驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，錄入庫存管理系統(tǒng)。每月末，倉庫管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門及各使用部門對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)清查，依據(jù)實(shí)際使用情況及未來需求預(yù)測，識(shí)別出閑置物資。對(duì)于識(shí)別出的閑置物資，倉庫管理部門應(yīng)填寫閑置物資登記表，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、閑置原因等信息，并提交給資產(chǎn)管理部門。（二）項(xiàng)目結(jié)束剩余導(dǎo)致的閑置物資增加1.項(xiàng)目物資管理在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算及物資需求計(jì)劃，合理安排項(xiàng)目所需物資的采購與使用，并指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資的管理。項(xiàng)目物資管理人員應(yīng)建立項(xiàng)目物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫情況、使用情況及剩余情況。2.項(xiàng)目結(jié)束清理項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織項(xiàng)目物資管理人員對(duì)項(xiàng)目剩余物資進(jìn)行清理盤點(diǎn)，編制項(xiàng)目剩余物資清單。項(xiàng)目剩余物資清單需經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目物資管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給資產(chǎn)管理部門。3.閑置物資確認(rèn)與交接資產(chǎn)管理部門依據(jù)項(xiàng)目剩余物資清單，對(duì)項(xiàng)目剩余物資進(jìn)行審核確認(rèn)，如確認(rèn)為閑置物資，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由倉庫管理部門接收并納入閑置物資管理。（三）業(yè)務(wù)調(diào)整或終止導(dǎo)致的閑置物資增加1.業(yè)務(wù)調(diào)整或終止通知公司決策層做出業(yè)務(wù)調(diào)整或終止的決定后，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)布正式通知，明確業(yè)務(wù)調(diào)整或終止的具體內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。2.物資清理與評(píng)估相關(guān)部門接到通知后，應(yīng)立即組織對(duì)本部門涉及的物資進(jìn)行全面清理，區(qū)分仍可繼續(xù)使用的物資、需報(bào)廢的物資及閑置物資。對(duì)于閑置物資，相關(guān)部門應(yīng)填寫閑置物資評(píng)估表，對(duì)物資的現(xiàn)狀、使用價(jià)值、市場價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估，并提交給資產(chǎn)管理部門。3.閑置物資處置決策資產(chǎn)管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)閑置物資評(píng)估表及公司實(shí)際情況，對(duì)閑置物資的處置方式進(jìn)行研究決策。處置方式包括但不限于內(nèi)部調(diào)配、出售、報(bào)廢等。4.閑置物資管理如決策結(jié)果為保留閑置物資，資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定，將閑置物資納入公司閑置物資管理體系，指定專人負(fù)責(zé)保管，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)清查。（四）資產(chǎn)調(diào)配導(dǎo)致的閑置物資增加1.資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)因工作需要進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)配時(shí)，申請(qǐng)部門應(yīng)填寫資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)表，詳細(xì)說明調(diào)配資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、調(diào)配原因、調(diào)入部門等信息。資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)表需經(jīng)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人、調(diào)出部門負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交給資產(chǎn)管理部門。2.資產(chǎn)調(diào)配審批資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)資產(chǎn)的權(quán)屬、使用狀況等信息，并征求財(cái)務(wù)部門意見。資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)經(jīng)資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后方可執(zhí)行。3.資產(chǎn)交接與閑置識(shí)別調(diào)出部門與調(diào)入部門按照審批后的資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)表進(jìn)行資產(chǎn)交接，辦理交接手續(xù)，填寫資產(chǎn)交接清單。資產(chǎn)交接完成后，調(diào)出部門對(duì)原使用的資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)有剩余物資形成閑置的，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行識(shí)別和管理，并填寫閑置物資登記表提交給資產(chǎn)管理部門。四、閑置物資增加的管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)物資采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行，確保采購物資的合理性和準(zhǔn)確性，避免因采購過量導(dǎo)致閑置物資增加。2.與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)處理采購過程中出現(xiàn)的問題，保障物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)閑置物資的入庫、保管、盤點(diǎn)等日常管理工作，確保閑置物資的安全與完整。2.配合資產(chǎn)管理部門及相關(guān)部門做好閑置物資的清查、識(shí)別工作，及時(shí)提供閑置物資的庫存信息。（三）各使用部門1.負(fù)責(zé)本部門物資需求計(jì)劃的制定與審核，確保需求計(jì)劃的真實(shí)性和合理性。2.配合采購部門進(jìn)行物資驗(yàn)收工作，對(duì)本部門使用的物資進(jìn)行日常管理和使用監(jiān)督。3.在業(yè)務(wù)調(diào)整或項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)清理本部門的物資，協(xié)助資產(chǎn)管理部門做好閑置物資的識(shí)別與交接工作。（四）資產(chǎn)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善閑置物資管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司閑置物資的管理工作。2.組織對(duì)閑置物資進(jìn)行清查、評(píng)估、處置等工作，審核閑置物資增加的相關(guān)流程及手續(xù)，監(jiān)督各部門閑置物資管理情況。3.定期對(duì)閑置物資進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供有關(guān)閑置物資管理的建議和數(shù)據(jù)支持。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算及閑置物資處置的財(cái)務(wù)相關(guān)事項(xiàng)，確保公司資金使用的合理性和合規(guī)性。2.對(duì)閑置物資的價(jià)值進(jìn)行核算，參與閑置物資評(píng)估工作，為閑置物資處置提供財(cái)務(wù)依據(jù)。五、閑置物資增加后的管理措施（一）庫存管理1.倉庫管理部門應(yīng)設(shè)立專門的閑置物資存放區(qū)域，對(duì)閑置物資進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和盤點(diǎn)。2.建立閑置物資庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄閑置物資的出入庫情況、存放位置、保管狀態(tài)等信息，并定期與庫存實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。3.加強(qiáng)對(duì)閑置物資存放區(qū)域的安全管理，采取必要的防火、防潮、防盜等措施，確保閑置物資不受損壞。（二）定期盤點(diǎn)1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)制定閑置物資盤點(diǎn)計(jì)劃，定期組織對(duì)閑置物資進(jìn)行全面盤點(diǎn)清查，原則上每年不少于一次。2.盤點(diǎn)工作應(yīng)由倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)使用部門共同參與，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)閑置物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等信息，并如實(shí)填寫盤點(diǎn)報(bào)告。3.如發(fā)現(xiàn)盤點(diǎn)結(jié)果與庫存臺(tái)賬不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，編制盤盈盤虧報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批處理。（三）信息維護(hù)1.資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時(shí)更新閑置物資管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保閑置物資信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.對(duì)于閑置物資的增減變動(dòng)、存放位置變更、保管狀態(tài)變化等情況，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)記錄，并同步更新庫存臺(tái)賬。六、閑置物資增加的風(fēng)險(xiǎn)防控（一）采購風(fēng)險(xiǎn)防控1.加強(qiáng)需求預(yù)測培訓(xùn)，提高各部門需求預(yù)測的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，避免因需求預(yù)估失誤導(dǎo)致采購過量。2.建立采購計(jì)劃審核機(jī)制，采購部門在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮庫存情況、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢等因素，確保采購計(jì)劃合理可行。3.引入供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徍贤?，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，防止因供應(yīng)商問題導(dǎo)致物資采購出現(xiàn)偏差。（二）項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)防控1.在項(xiàng)目立項(xiàng)階段，要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定詳細(xì)合理的物資需求計(jì)劃，并對(duì)項(xiàng)目物資的使用情況進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整物資采購和使用計(jì)劃，避免項(xiàng)目結(jié)束后出現(xiàn)大量剩余物資。2.加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的培訓(xùn)，提高其物資管理意識(shí)和能力，確保項(xiàng)目物資得到合理使用和妥善保管。3.項(xiàng)目結(jié)束后，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程對(duì)項(xiàng)目剩余物資進(jìn)行清理、評(píng)估和處置，防止剩余物資隨意丟棄或違規(guī)處置。（三）業(yè)務(wù)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)防控1.在公司做出業(yè)務(wù)調(diào)整或終止決策前，充分開展調(diào)研和分析，評(píng)估業(yè)務(wù)調(diào)整對(duì)物資使用的影響，提前制定相應(yīng)的物資處置預(yù)案。2.業(yè)務(wù)調(diào)整過程中，相關(guān)部門要密切配合，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成物資清理和評(píng)估工作，確保閑置物資得到妥善管理和處置，避免因業(yè)務(wù)調(diào)整導(dǎo)致物資閑置浪費(fèi)。（四）資產(chǎn)調(diào)配風(fēng)險(xiǎn)防控1.明確資產(chǎn)調(diào)配的審批流程和責(zé)任分工，加強(qiáng)對(duì)資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)的審核，確保資產(chǎn)調(diào)配的合理性和必要性。2.在資產(chǎn)調(diào)配過程中，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，做好資產(chǎn)交接記錄，防止資產(chǎn)流失或交接不清導(dǎo)致后續(xù)管理混亂。3.對(duì)資產(chǎn)調(diào)配后形成的閑置物資，及時(shí)進(jìn)行識(shí)別和管理，納入公司閑置物資管理體系，避免出現(xiàn)管理真空。七、閑置物資增加后的處置（一）內(nèi)部調(diào)配1.對(duì)于公司內(nèi)其他部門仍有使用需求的閑置物資，資產(chǎn)管理部門應(yīng)優(yōu)先組織內(nèi)部調(diào)配。2.內(nèi)部調(diào)配應(yīng)遵循公平、合理、高效的原則，由資產(chǎn)管理部門發(fā)布閑置物資調(diào)配信息，各部門根據(jù)自身需求進(jìn)行申請(qǐng)。3.經(jīng)審批同意后，由調(diào)出部門與調(diào)入部門辦理物資交接手續(xù)，交接過程應(yīng)嚴(yán)格按照本制度關(guān)于資產(chǎn)交接的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）出售1.對(duì)于已無法在公司內(nèi)部調(diào)配使用的閑置物資，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，可以進(jìn)行出售。2.出售閑置物資應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過市場調(diào)研確定合理的出售價(jià)格和方式。3.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施閑置物資出售工作，選擇合適的交易平臺(tái)或渠道，發(fā)布出售信息，吸引潛在買家參與競買。4.出售閑置物資的交易合同需經(jīng)公司法律部門審核，確保交易合法合規(guī)。交易款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)足額入賬，財(cái)務(wù)部門按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）報(bào)廢1.對(duì)于已損壞、老化、無使用價(jià)值或不符合環(huán)保要求的閑置物資，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢物資的鑒定由資產(chǎn)管理部門會(huì)同技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行，根據(jù)物資的實(shí)際狀況和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確定是否符合報(bào)廢條件。3.經(jīng)鑒定確需報(bào)廢的物資，由資產(chǎn)管理部門填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢物資的清理和處置工作，確保報(bào)廢物資妥善處理，避免造成環(huán)境污染或安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)閑置物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查閑置物資增加的審批流程是否合規(guī)、管理制度是否執(zhí)行到位、閑置物資的管理和處置是否規(guī)范等。2.資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)閑置物資管理工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，鼓勵(lì)公司員工對(duì)閑置物資管理過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)查處理，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核