酒店公用物資管理制度VIP

酒店公用物資管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店公用物資管理，規(guī)范物資采購(gòu)、使用、保管等流程，確保物資合理配置與有效利用，降低成本，提高酒店運(yùn)營(yíng)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店內(nèi)所有公用物資，包括但不限于客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等。（三）管理原則1.歸口管理原則：各類(lèi)公用物資分別由相關(guān)部門(mén)歸口管理，明確職責(zé)，確保管理工作的專(zhuān)業(yè)化和規(guī)范化。2.合理配置原則：根據(jù)酒店實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，合理確定物資儲(chǔ)備數(shù)量和種類(lèi)，避免積壓和浪費(fèi)。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，通過(guò)優(yōu)化采購(gòu)、使用等環(huán)節(jié)，降低物資采購(gòu)成本和使用成本。4.責(zé)任追究原則：對(duì)在公用物資管理過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)行為或造成損失的部門(mén)和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。二、組織與職責(zé)（一）物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以酒店總經(jīng)理為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)酒店公用物資管理工作，制定物資管理政策和規(guī)劃，審議重大物資采購(gòu)和處置事項(xiàng)。（二）采購(gòu)部門(mén)職責(zé)1.市場(chǎng)調(diào)研：收集市場(chǎng)信息，了解物資價(jià)格、質(zhì)量、供應(yīng)情況等，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。2.供應(yīng)商選擇與管理：建立供應(yīng)商評(píng)估體系，選擇合格供應(yīng)商，與其簽訂采購(gòu)合同，確保物資供應(yīng)的穩(wěn)定性和質(zhì)量可靠性。3.采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行：根據(jù)各部門(mén)需求計(jì)劃，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成物資采購(gòu)任務(wù)，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本。4.采購(gòu)合同管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和歸檔等工作，確保合同的合法性和有效性。（三）使用部門(mén)職責(zé)1.需求計(jì)劃編制：根據(jù)本部門(mén)實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，定期編制物資需求計(jì)劃，明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，并提交采購(gòu)部門(mén)。2.物資使用管理：負(fù)責(zé)本部門(mén)領(lǐng)用物資的合理使用和日常保管，確保物資安全、完整，提高物資使用效率。3.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：配合倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)反饋物資使用情況和存在問(wèn)題。4.成本控制：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，積極采取措施降低本部門(mén)物資消耗，控制成本支出。（四）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)職責(zé)1.物資驗(yàn)收：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合合同要求，對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)。2.物資保管：按照物資的特性和類(lèi)別，合理安排倉(cāng)儲(chǔ)空間，對(duì)物資進(jìn)行分類(lèi)存放，做好防潮、防火、防盜等保管工作，確保物資安全。3.庫(kù)存管理：建立庫(kù)存物資臺(tái)賬，及時(shí)記錄物資的出入庫(kù)情況，定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。4.物資發(fā)放：根據(jù)使用部門(mén)的領(lǐng)料單，按照規(guī)定的流程發(fā)放物資，嚴(yán)格控制物資發(fā)放數(shù)量。（五）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.預(yù)算管理：參與制定酒店公用物資采購(gòu)預(yù)算，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和分析。2.賬務(wù)處理：負(fù)責(zé)物資采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用等相關(guān)財(cái)務(wù)核算工作，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。3.成本核算與分析：定期對(duì)物資成本進(jìn)行核算和分析，為物資管理決策提供財(cái)務(wù)支持。4.資金管理：根據(jù)物資采購(gòu)合同和資金安排，及時(shí)支付貨款，合理控制資金使用。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.年度采購(gòu)計(jì)劃：各部門(mén)應(yīng)于每年年底前編制下一年度物資需求計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)需求計(jì)劃，結(jié)合酒店年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和預(yù)算，編制年度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.月度采購(gòu)計(jì)劃：各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前將次月物資需求計(jì)劃提交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際庫(kù)存情況，編制月度采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等，并組織實(shí)施采購(gòu)。3.臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃：因特殊情況急需采購(gòu)物資時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明采購(gòu)原因、物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)，確保物資及時(shí)供應(yīng)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門(mén)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、推薦等方式，收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，篩選出合格供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰。3.供應(yīng)商合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款，確保雙方合作的順利進(jìn)行。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)：使用部門(mén)根據(jù)物資需求計(jì)劃或臨時(shí)需求，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.采購(gòu)審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或重要物資的采購(gòu)，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)或物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購(gòu)實(shí)施：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合適的采購(gòu)方式（如招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等）進(jìn)行采購(gòu)。與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的各項(xiàng)條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.物資驗(yàn)收：物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)會(huì)同使用部門(mén)按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等。對(duì)驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，對(duì)驗(yàn)收不合格的物資及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（四）采購(gòu)成本控制1.價(jià)格談判：采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。通過(guò)比較不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，選擇性?xún)r(jià)比高的物資。2.批量采購(gòu)：對(duì)于使用量大、采購(gòu)頻率高的物資，采購(gòu)部門(mén)可采用批量采購(gòu)的方式，以獲得更大的價(jià)格折扣，降低采購(gòu)成本。3.成本分析與監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比，找出成本差異原因，并提出改進(jìn)措施。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配合財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行成本分析，不斷優(yōu)化采購(gòu)策略，降低采購(gòu)成本。四、庫(kù)存管理（一）庫(kù)存分類(lèi)1.按物資用途分類(lèi)：分為客房用品、餐飲用品、辦公用品、工程維修材料、清潔用品等類(lèi)別，便于管理和核算。2.按物資價(jià)值分類(lèi)：分為貴重物資、一般物資和低值易耗品。貴重物資如高檔瓷器、金銀餐具等，應(yīng)重點(diǎn)管理；一般物資如床上用品、餐具等，按常規(guī)方法管理；低值易耗品如一次性洗漱用品、清潔工具等，采用簡(jiǎn)單的核算方法。（二）庫(kù)存管理制度1.入庫(kù)管理：采購(gòu)物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資，按照規(guī)定的分類(lèi)和存放位置辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并登記庫(kù)存物資臺(tái)賬。2.庫(kù)存保管：倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，根據(jù)物資的特性和要求，合理安排倉(cāng)儲(chǔ)空間，分類(lèi)存放物資。對(duì)易燃易爆、易腐蝕等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存放區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保物資安全、完整，防止物資損壞、變質(zhì)、丟失等情況發(fā)生。3.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)庫(kù)存物資的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧的物資要查明原因，及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行處理。4.庫(kù)存預(yù)警：根據(jù)各類(lèi)物資的歷史消耗數(shù)據(jù)和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存物資數(shù)量低于或高于預(yù)警值時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)和使用部門(mén)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以便及時(shí)采取采購(gòu)或調(diào)整使用量等措施。（三）庫(kù)存物資損耗管理1.損耗原因分析：對(duì)庫(kù)存物資損耗情況進(jìn)行定期分析，查找損耗原因，如物資質(zhì)量問(wèn)題、保管不善、使用不當(dāng)、自然損耗等。2.損耗控制措施：針對(duì)不同的損耗原因，采取相應(yīng)的控制措施。加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)，確保入庫(kù)物資質(zhì)量合格；改善物資保管條件，防止物資損壞變質(zhì)；加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高物資使用和保管意識(shí)，減少人為損耗。對(duì)因管理不善造成的物資損耗，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、物資使用管理（一）領(lǐng)用制度1.領(lǐng)用流程：使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求填寫(xiě)領(lǐng)料單，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照領(lǐng)料單發(fā)放物資，同時(shí)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄物資的發(fā)放情況，并要求領(lǐng)料人簽字確認(rèn)。2.限量領(lǐng)用：對(duì)于部分消耗量大或價(jià)值較高的物資，實(shí)行限量領(lǐng)用制度。使用部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況，每月或每季度確定合理的領(lǐng)用限量，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照限量發(fā)放物資。如因特殊情況需要超量領(lǐng)用，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.以舊換新：對(duì)于部分可回收利用的物資，如餐具、床上用品等，實(shí)行以舊換新制度。使用部門(mén)在領(lǐng)用時(shí)，應(yīng)將舊物資交回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收后，方可發(fā)放新物資。（二）使用監(jiān)督1.日常監(jiān)督：各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)物資使用情況的日常監(jiān)督，確保物資合理使用，避免浪費(fèi)。發(fā)現(xiàn)員工有浪費(fèi)物資或違規(guī)使用物資的行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行批評(píng)教育。2.定期檢查：物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期組織對(duì)各部門(mén)物資使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括物資領(lǐng)用記錄、使用情況、庫(kù)存情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）成本控制1.制定消耗定額：根據(jù)酒店的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和歷史數(shù)據(jù)，制定各類(lèi)物資的消耗定額，作為物資使用部門(mén)成本控制的依據(jù)。使用部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照消耗定額控制物資使用量，降低物資消耗成本。2.節(jié)能降耗措施：鼓勵(lì)各部門(mén)采取節(jié)能降耗措施，如合理設(shè)置空調(diào)溫度、優(yōu)化照明系統(tǒng)、加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)等，減少能源消耗和物資損耗，降低運(yùn)營(yíng)成本。六、物資報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.損壞無(wú)法修復(fù)：物資因使用、保管不當(dāng)或其他原因造成損壞，且無(wú)法通過(guò)維修恢復(fù)其使用功能的。2.已過(guò)使用年限：物資達(dá)到規(guī)定的使用年限，且繼續(xù)使用存在安全隱患或影響服務(wù)質(zhì)量的。3.技術(shù)淘汰：因技術(shù)進(jìn)步或新產(chǎn)品替代，現(xiàn)有物資已不符合酒店經(jīng)營(yíng)需求，且無(wú)使用價(jià)值的。（二）報(bào)廢審批1.報(bào)廢申請(qǐng)：使用部門(mén)或倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)物資符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.技術(shù)鑒定：對(duì)于價(jià)值較高或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的物資，由物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)物資是否確實(shí)無(wú)法使用或無(wú)使用價(jià)值。3.審批流程：物資報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、技術(shù)鑒定通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大的物資報(bào)廢，需報(bào)物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行物資報(bào)廢處置。（三）報(bào)廢處置1.處置方式：物資報(bào)廢處置方式主要包括報(bào)廢變賣(mài)、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷(xiāo)毀等。對(duì)于有一定價(jià)值的報(bào)廢物資，經(jīng)物資管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可進(jìn)行報(bào)廢變賣(mài)，變價(jià)收入上繳酒店財(cái)務(wù)；對(duì)于無(wú)使用價(jià)值且不宜變賣(mài)的報(bào)廢物資，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行捐贈(zèng)或報(bào)廢銷(xiāo)毀處理。2.處置記錄：倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)物資報(bào)廢處置過(guò)程進(jìn)行記錄，包括報(bào)廢物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置時(shí)間、收入情況等信息，并將相關(guān)記錄存檔備案。七、信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)建立酒店公用物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、庫(kù)存管理、領(lǐng)用發(fā)放、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。通過(guò)系統(tǒng)實(shí)時(shí)掌握物資的庫(kù)存動(dòng)態(tài)、采購(gòu)進(jìn)度、使用情況等信息，提高管理效率和決策科學(xué)性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)物資管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。采購(gòu)部門(mén)及時(shí)錄入采購(gòu)合同、到貨信息等；倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)準(zhǔn)確記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果等；使用部門(mén)如實(shí)填寫(xiě)物資需求計(jì)劃、領(lǐng)料單等信息。（三）數(shù)據(jù)分析與利用利用物資管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，定期對(duì)物資采購(gòu)成本、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、物資消耗情況等進(jìn)行分析，為物資管理決策提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)管理中存在的問(wèn)題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)和防范。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)公用物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資采購(gòu)、庫(kù)存管理、使用等環(huán)節(jié)是否符合相關(guān)制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)物資、貪污腐敗等問(wèn)題。對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（二）績(jī)效考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：建立物資管理績(jī)效考核指標(biāo)體系，包括采購(gòu)成本控制、庫(kù)存管理水平、物資使用效率、物資損耗率等