簽章管理制度

簽章管理制度?總則目的為規(guī)范公司各類印章的管理和使用，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司所有印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等?；驹瓌t1.印章管理應(yīng)遵循"依法合規(guī)、專人負(fù)責(zé)、安全保密、規(guī)范使用"的原則。2.嚴(yán)格控制印章的刻制、使用、保管、交接和銷毀等環(huán)節(jié)，確保印章使用的合法性、真實(shí)性和嚴(yán)肅性。印章的種類及用途公章1.代表公司對(duì)外行使權(quán)力，具有最高的法律效力。用于公司各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、證明等的簽署和蓋章。2.可以代表公司簽署涉及公司重大事項(xiàng)、重要合同、對(duì)外投資、融資、擔(dān)保等方面的文件。合同專用章1.專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)協(xié)議等。2.使用范圍僅限于合同文本，不得用于其他非合同類文件的蓋章。財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.主要用于支票、匯票、發(fā)票、收據(jù)等財(cái)務(wù)票據(jù)的蓋章，以及財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等文件的蓋章。法定代表人章1.代表公司法定代表人行使權(quán)力，通常與公章配套使用。2.用于辦理公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的相關(guān)業(yè)務(wù)，如銀行開戶、銷戶、賬戶信息變更、支取現(xiàn)金等。部門章1.由各部門根據(jù)工作需要申請刻制，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的蓋章。2.部門章的使用范圍僅限于本部門內(nèi)部業(yè)務(wù)，不得對(duì)外使用。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章的，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)提供印章印模及《印章備案回執(zhí)》，由行政部門負(fù)責(zé)將印章印模及相關(guān)資料存檔備案。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、啟用范圍等信息，并附印章印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可啟用。2.行政部門應(yīng)及時(shí)將新印章啟用的相關(guān)信息通知各部門，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公告。同時(shí)，將新印章啟用的情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。印章的保管保管原則1.實(shí)行專人負(fù)責(zé)制，確保印章安全保管。2.印章保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守印章管理制度。保管職責(zé)1.公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由行政部門指定專人保管。部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。如因保管不善導(dǎo)致印章丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自攜帶印章外出。確因工作需要攜帶印章外出的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《印章外出申請表》，注明外出事由、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。同時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，確保印章安全。保管環(huán)境1.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，保險(xiǎn)柜或保管箱應(yīng)設(shè)置密碼鎖，并定期更換密碼。2.保管印章的辦公室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保印章存放環(huán)境安全。印章的使用使用流程1.用印申請：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批，重要事項(xiàng)由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章使用：經(jīng)審批同意后，用印申請人持《用印申請表》及相關(guān)文件到印章保管人員處用印。印章保管人員應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)無誤后，在用印位置加蓋印章，并在《用印申請表》上登記用印時(shí)間、用印人等信息。4.用印登記：印章保管人員應(yīng)建立《用印登記臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每一次印章的使用情況，包括用印日期、用印事由、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、用印人、審批人等信息。使用要求1.用印文件必須是經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審批同意的正式文件，不得在空白紙張、合同、協(xié)議等文件上加蓋印章。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的用印位置，確保印章清晰、端正、完整。不得歪蓋、斜蓋或重蓋印章。3.用印文件的內(nèi)容應(yīng)與審批的內(nèi)容一致，不得擅自更改文件內(nèi)容。如因特殊情況需要更改文件內(nèi)容的，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。4.嚴(yán)禁在未經(jīng)審批的文件上加蓋印章，嚴(yán)禁超越審批權(quán)限用印。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)用印行為，應(yīng)立即制止，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。印章的交接交接情形1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章的，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。2.公司內(nèi)部因機(jī)構(gòu)調(diào)整、部門合并等原因需要重新分配印章保管職責(zé)的，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接流程1.交接申請：印章保管人員應(yīng)提前向行政部門提交《印章交接申請表》，說明交接原因、交接時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。2.審核批準(zhǔn)：行政部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章交接工作。3.交接手續(xù)：交接雙方應(yīng)在行政部門指定的監(jiān)督人員的見證下，對(duì)印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、完好狀況等進(jìn)行逐一核對(duì)，并填寫《印章交接清單》。交接清單應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政部門存檔一份。4.交接確認(rèn)：交接雙方在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)后，交接手續(xù)完成。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。印章的掛失與補(bǔ)辦掛失情形1.發(fā)現(xiàn)印章被盜用、丟失或損壞的，印章保管人員應(yīng)立即向公司報(bào)告，并采取相應(yīng)的掛失措施。2.因印章被盜用、丟失或損壞可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損的，應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并向相關(guān)部門發(fā)出書面通知，聲明印章作廢。補(bǔ)辦流程1.掛失申請：印章保管人員填寫《印章掛失申請表》，詳細(xì)說明印章掛失的原因、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。2.審核批準(zhǔn)：行政部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門按照印章刻制的相關(guān)規(guī)定，安排重新刻制印章。3.印章補(bǔ)辦：印章刻制完成后，按照印章啟用的相關(guān)規(guī)定辦理印章啟用手續(xù)。同時(shí)，行政部門應(yīng)將印章掛失及補(bǔ)辦的情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中。印章的銷毀銷毀情形1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，印章不再使用的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。2.印章因磨損、損壞等原因無法正常使用的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀流程1.銷毀申請：由使用部門或保管部門填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政部門審核。2.審核批準(zhǔn)：行政部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督印章銷毀工作。3.銷毀實(shí)施：銷毀印章時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保印章無法被恢復(fù)使用。如采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行拍照或錄像，并由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄：行政部門應(yīng)將印章銷毀的情況記錄在《印章管理臺(tái)賬》中，包括印章名稱、規(guī)格、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。印章管理的監(jiān)督與檢查監(jiān)督職責(zé)1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章使用情況進(jìn)行不定期審計(jì)，檢查印章使用是否合規(guī)、審批手續(xù)是否齊全等。檢查內(nèi)容1.印章保管情況：檢查印章存放是否安全，保管人員是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)。2.印章使用情況：檢查印章使用是否符合審批流程，用印文件是否真實(shí)、合法、有效。3.印章登記情況：檢查《用印登記臺(tái)賬》記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否與實(shí)際用印情況一致。4.印章交接情況：檢查印章交接手續(xù)是否齊全，交接記錄是否完整。問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要