資料外包單位管理制度

資料外包單位管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)對(duì)資料外包單位的管理，規(guī)范外包業(yè)務(wù)流程，確保外包資料的質(zhì)量、進(jìn)度和安全，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂資料外包合同的所有外包單位及其工作人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務(wù)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量至上原則：確保外包資料的質(zhì)量達(dá)到公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.進(jìn)度可控原則：合理安排外包工作進(jìn)度，按時(shí)完成資料交付。4.保密安全原則：嚴(yán)格保護(hù)公司資料的保密性、完整性和可用性，防止信息泄露和安全事故。二、外包單位的選擇與準(zhǔn)入（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，經(jīng)營(yíng)范圍涵蓋資料處理相關(guān)業(yè)務(wù)。2.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無重大違法違規(guī)記錄。3.擁有專業(yè)的資料處理團(tuán)隊(duì)，具備相應(yīng)的技術(shù)能力和經(jīng)驗(yàn)。4.具備完善的質(zhì)量管理體系和流程。5.具備良好的信息安全管理措施。（二）選擇流程1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出外包申請(qǐng)，明確外包資料的內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時(shí)間等。2.人事部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)外包申請(qǐng)進(jìn)行審核，確定外包項(xiàng)目的必要性和可行性。3.通過公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式選擇外包單位。在選擇過程中，應(yīng)要求外包單位提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)、服務(wù)方案、資質(zhì)證明等文件。4.組成評(píng)標(biāo)小組或談判小組，對(duì)各外包單位的報(bào)價(jià)、服務(wù)方案、資質(zhì)等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定中標(biāo)單位或成交供應(yīng)商。5.簽訂外包合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）準(zhǔn)入管理1.外包單位簽訂合同后，需向公司提交相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、法定代表人身份證明等，經(jīng)審核通過后，方可正式開展外包業(yè)務(wù)。2.人事部門建立外包單位檔案，記錄其基本信息、業(yè)務(wù)表現(xiàn)、考核結(jié)果等。三、資料外包合同管理（一）合同簽訂1.合同應(yīng)明確外包資料的內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、交付方式、費(fèi)用及支付方式等條款。2.明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。3.合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行法律審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同執(zhí)行1.外包單位應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，按時(shí)、按質(zhì)、按量完成資料處理工作。2.公司應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付外包費(fèi)用，同時(shí)對(duì)外包單位的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.如遇合同變更或解除，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行辦理，并簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議。（三）合同檔案管理1.建立合同檔案，對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程進(jìn)行記錄和保存。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、往來信函、交付記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料。四、資料管理（一）資料交接1.公司應(yīng)向外包單位提供清晰、準(zhǔn)確的資料，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括資料清單、交接時(shí)間、交接人員簽字等。2.外包單位應(yīng)對(duì)接收的資料進(jìn)行核對(duì)和簽收，如發(fā)現(xiàn)資料存在問題，應(yīng)及時(shí)與公司溝通。（二）資料存儲(chǔ)與保管1.外包單位應(yīng)建立專門的資料存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保資料的安全存儲(chǔ)。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等措施。2.對(duì)外包資料進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)識(shí)，便于管理和查找。3.定期對(duì)資料存儲(chǔ)情況進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和可用性。（三）資料使用與歸還1.外包單位應(yīng)按照合同約定使用資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或用于其他用途。2.資料處理工作完成后，外包單位應(yīng)及時(shí)將資料歸還公司，并辦理歸還手續(xù)。歸還手續(xù)應(yīng)包括資料清單、歸還時(shí)間、歸還人員簽字等。五、質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定外包資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性等方面的要求。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體、可衡量，便于外包單位理解和執(zhí)行。（二）質(zhì)量控制措施1.外包單位應(yīng)建立質(zhì)量管理體系，制定質(zhì)量控制流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保資料處理工作符合質(zhì)量要求。2.公司應(yīng)定期對(duì)外包資料進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)通知外包單位進(jìn)行整改。3.外包單位應(yīng)建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理公司提出的質(zhì)量問題，并定期向公司匯報(bào)質(zhì)量情況。（三）質(zhì)量驗(yàn)收1.資料處理工作完成后，外包單位應(yīng)提交質(zhì)量驗(yàn)收申請(qǐng)。公司應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)外包資料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括資料的格式、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格后，應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.如驗(yàn)收不合格，外包單位應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。整改費(fèi)用由外包單位承擔(dān)。六、進(jìn)度管理（一）進(jìn)度計(jì)劃制定1.外包單位應(yīng)根據(jù)合同約定的交付時(shí)間，制定詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃，并報(bào)公司備案。進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)包括各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等。2.公司應(yīng)對(duì)外包單位的進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行審核，確保進(jìn)度計(jì)劃合理可行。（二）進(jìn)度跟蹤與監(jiān)控1.建立進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)外包單位的工作進(jìn)度進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查方式可包括定期匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查等。2.如發(fā)現(xiàn)進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)與外包單位溝通，分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整措施可包括增加人力、延長(zhǎng)工作時(shí)間、優(yōu)化工作流程等。3.外包單位應(yīng)每周向公司匯報(bào)工作進(jìn)度，每月提交進(jìn)度總結(jié)報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括工作進(jìn)展情況、存在問題、解決措施及下一步工作計(jì)劃等。（三）延誤處理1.如因外包單位原因?qū)е逻M(jìn)度延誤，外包單位應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。違約責(zé)任可包括支付違約金、賠償公司損失等。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е逻M(jìn)度延誤，外包單位應(yīng)及時(shí)通知公司，并提供相關(guān)證明文件。雙方應(yīng)協(xié)商解決方案，合理調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。七、保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.外包合同應(yīng)包含保密條款，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。2.外包單位在簽訂合同前，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議。保密協(xié)議應(yīng)詳細(xì)規(guī)定保密的范圍、期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）保密措施1.外包單位應(yīng)建立保密制度，采取有效的保密措施，防止公司資料泄露。保密措施可包括物理隔離、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、人員培訓(xùn)等。2.對(duì)外包人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)。外包人員應(yīng)簽訂保密承諾書，承諾遵守保密規(guī)定。3.禁止外包人員在未經(jīng)授權(quán)的情況下將公司資料帶出工作場(chǎng)所。如因工作需要帶出，應(yīng)辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（三）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)外包單位或其工作人員存在泄密行為，公司有權(quán)立即解除合同，并要求外包單位承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.外包單位應(yīng)積極配合公司進(jìn)行調(diào)查，采取措施防止損失擴(kuò)大。如因泄密給公司造成損失的，外包單位應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。八、安全管理（一）安全制度建立1.外包單位應(yīng)建立安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全操作規(guī)程。2.安全管理制度應(yīng)包括信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等方面的內(nèi)容。（二）安全措施實(shí)施1.采取必要的安全技術(shù)措施，保障資料處理工作的安全。安全技術(shù)措施可包括防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等。2.定期對(duì)安全設(shè)施和系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.制定數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)計(jì)劃，定期對(duì)資料進(jìn)行備份，并進(jìn)行恢復(fù)演練，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（三）安全事故處理1.如發(fā)生安全事故，外包單位應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)通知公司。2.安全事故處理應(yīng)遵循"先控制、后處理"的原則，盡快恢復(fù)正常工作秩序，減少損失。3.對(duì)安全事故進(jìn)行調(diào)查分析，查明原因，明確責(zé)任，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似事故再次發(fā)生。九、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.根據(jù)外包合同約定，明確費(fèi)用的核算方式和標(biāo)準(zhǔn)。費(fèi)用核算應(yīng)包括資料處理費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.外包單位應(yīng)每月向公司提交費(fèi)用結(jié)算清單，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算依據(jù)和金額。（二）費(fèi)用支付1.公司應(yīng)對(duì)外包單位提交的費(fèi)用結(jié)算清單進(jìn)行審核，審核無誤后按照合同約定支付費(fèi)用。2.費(fèi)用支付方式可包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。支付時(shí)應(yīng)要求外包單位提供合法有效的發(fā)票。（三）費(fèi)用調(diào)整1.如因合同變更、工作量增加或減少等原因?qū)е沦M(fèi)用發(fā)生變化，雙方應(yīng)協(xié)商簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確費(fèi)用調(diào)整的方式和金額。2.外包單位應(yīng)按照補(bǔ)充協(xié)議的約定執(zhí)行費(fèi)用調(diào)整。十、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.建立外包單位考核指標(biāo)體系，考核指標(biāo)應(yīng)包括質(zhì)量、進(jìn)度、保密、安全、費(fèi)用控制等方面。2.質(zhì)量考核指標(biāo)可包括資料合格率、錯(cuò)誤率等；進(jìn)度考核指標(biāo)可包括按時(shí)交付率、延誤天數(shù)等；保密考核指標(biāo)可包括是否發(fā)生泄密事件等；安全考核指標(biāo)可包括安全事故發(fā)生率等；費(fèi)用控制考核指標(biāo)可包括費(fèi)用偏差率等。（二）考核方式1.定期考核與不定期考核相結(jié)合。定期考核每月或每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。2.考核方式可包括資料抽檢、進(jìn)度檢查、現(xiàn)場(chǎng)考察、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。（三）獎(jiǎng)懲措施1.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包單位給予獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式可包括表彰、獎(jiǎng)金、續(xù)簽合同優(yōu)先等。2.對(duì)考核不合格的外包單位，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作、解除合同等處罰。十一、溝通與協(xié)調(diào)（一）溝通機(jī)制建立1.建立公司與外包單位的定期溝通機(jī)制，雙方應(yīng)定期召開會(huì)議，溝通工作進(jìn)展情況、存在問題及解決方案等。2.建立日常溝通渠道，如電話、郵件、即時(shí)通訊工具等，便于及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）協(xié)調(diào)工作開展1.公司各部門之