《行政助理與秘書技能培訓(xùn)》課件

行政助理與秘書技能培訓(xùn)課程目標(biāo)1掌握核心技能提升行政工作效率與質(zhì)量2培養(yǎng)專業(yè)素養(yǎng)塑造優(yōu)秀職業(yè)形象3提高管理能力增強(qiáng)辦公室協(xié)調(diào)與管理水平職業(yè)發(fā)展規(guī)劃課程大綱角色認(rèn)知明確職業(yè)定位與價(jià)值職業(yè)素養(yǎng)塑造專業(yè)形象與能力溝通技巧提升內(nèi)外部溝通效果辦公室管理優(yōu)化工作環(huán)境與流程其他核心技能時(shí)間管理、會(huì)議管理、禮儀與自動(dòng)化第一部分：角色認(rèn)知認(rèn)識(shí)自我了解職業(yè)特點(diǎn)與要求明確定位清晰角色責(zé)任與邊界發(fā)掘價(jià)值理解對(duì)組織的核心貢獻(xiàn)行政助理/秘書的定義溝通橋梁連接領(lǐng)導(dǎo)與各部門、內(nèi)外部關(guān)系行政支持提供全方位辦公室服務(wù)與協(xié)助工作守護(hù)者保障領(lǐng)導(dǎo)工作順利高效進(jìn)行行政助理/秘書的職業(yè)價(jià)值1決策支持輔助高層決策制定2提升效率優(yōu)化工作流程與資源配置3信息管理整合與傳遞關(guān)鍵信息4形象代表體現(xiàn)企業(yè)與領(lǐng)導(dǎo)形象5基礎(chǔ)保障確保日常運(yùn)作順暢企業(yè)對(duì)行政人員的需求行政助理/秘書的角色定位領(lǐng)導(dǎo)助手輔助領(lǐng)導(dǎo)決策與工作1信息樞紐收集整合傳遞關(guān)鍵信息2協(xié)調(diào)者促進(jìn)內(nèi)外部溝通與協(xié)作3形象代表展現(xiàn)企業(yè)與領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)貌4初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)行政人員的區(qū)別1高級(jí)行政參與決策、統(tǒng)籌全局、獨(dú)立處理復(fù)雜事務(wù)2中級(jí)行政協(xié)調(diào)多方、解決問題、提供建議3初級(jí)行政執(zhí)行指令、基礎(chǔ)事務(wù)處理、學(xué)習(xí)成長行政助理/秘書的核心職責(zé)日程管理安排領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間與活動(dòng)信息處理文件、郵件、資料整理會(huì)議協(xié)調(diào)組織籌備與跟進(jìn)接待工作來訪客戶與合作伙伴行政支持辦公環(huán)境與資源管理第二部分：職業(yè)素養(yǎng)專業(yè)形象儀容儀表與行為舉止職業(yè)道德誠信守密與責(zé)任擔(dān)當(dāng)核心能力時(shí)間管理與情緒控制協(xié)作精神團(tuán)隊(duì)合作與問題解決職業(yè)形象塑造著裝得體符合場合的專業(yè)服飾舉止端莊得體姿態(tài)與自信表現(xiàn)工作環(huán)境整潔有序的辦公區(qū)域職業(yè)道德與操守保密意識(shí)嚴(yán)守商業(yè)與個(gè)人秘密1誠信正直言行一致，誠實(shí)守信2責(zé)任擔(dān)當(dāng)履行職責(zé)，勇于承擔(dān)3忠誠可靠忠于組織與領(lǐng)導(dǎo)4時(shí)間管理技巧目標(biāo)明確設(shè)定SMART目標(biāo)優(yōu)先排序使用四象限法則合理安排避免時(shí)間碎片化工具輔助善用日程與提醒壓力管理與情緒控制1識(shí)別壓力源了解壓力來源與表現(xiàn)2放松技巧深呼吸、冥想與短暫休息3理性思考避免情緒化反應(yīng)4尋求支持適當(dāng)傾訴與求助團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力主動(dòng)溝通及時(shí)分享信息與進(jìn)展1換位思考理解他人需求與觀點(diǎn)2支持配合協(xié)助團(tuán)隊(duì)成員完成任務(wù)3共同目標(biāo)聚焦團(tuán)隊(duì)整體利益4問題解決能力發(fā)現(xiàn)問題敏銳察覺異常情況分析原因找出問題根源制定方案提出可行解決辦法執(zhí)行跟進(jìn)落實(shí)方案并評(píng)估效果第三部分：溝通技巧語言表達(dá)清晰準(zhǔn)確的口頭與書面溝通傾聽理解專注傾聽與有效理解非語言溝通肢體語言與表情管理有效溝通的原則清晰明確表達(dá)簡潔直接，避免歧義尊重理解尊重對(duì)方立場，理解需求及時(shí)反饋確認(rèn)信息理解，給予回應(yīng)傾聽技巧全神貫注專注于說話者，避免分心理解意圖把握核心信息與情感適時(shí)提問澄清不明確的內(nèi)容總結(jié)反饋復(fù)述關(guān)鍵點(diǎn)確認(rèn)理解口頭表達(dá)技巧1語速適中控制節(jié)奏，突出重點(diǎn)2表達(dá)清晰發(fā)音準(zhǔn)確，用詞精準(zhǔn)3簡明扼要直入主題，避免冗余4聲調(diào)變化適當(dāng)調(diào)整音量與語調(diào)書面溝通技巧格式規(guī)范符合標(biāo)準(zhǔn)的格式與排版內(nèi)容準(zhǔn)確信息無誤，表述精確邏輯清晰思路明確，層次分明簡潔得體文字精練，語氣適宜非語言溝通技巧目光接觸適當(dāng)眼神交流傳遞尊重肢體語言開放自信的姿態(tài)面部表情真誠友善的表情管理與上級(jí)溝通的技巧簡明直接先說結(jié)論，再陳述細(xì)節(jié)準(zhǔn)備充分提前整理思路與資料解決導(dǎo)向提出問題同時(shí)提供方案及時(shí)匯報(bào)重要事項(xiàng)及時(shí)反饋跨部門溝通技巧明確目的清晰表達(dá)溝通意圖1尊重專業(yè)理解各部門工作特點(diǎn)2尋求共識(shí)找到共同利益點(diǎn)3跟進(jìn)反饋確保溝通落實(shí)效果4第四部分：辦公室管理環(huán)境管理創(chuàng)造高效舒適的工作空間物品管理合理規(guī)劃使用辦公資源流程管理優(yōu)化日常工作流程辦公環(huán)境管理1整潔有序保持干凈整齊的工作環(huán)境2功能分區(qū)合理規(guī)劃工作與休息區(qū)域3舒適度控制調(diào)節(jié)溫度、光線與噪音4安全保障確保辦公安全與保密5S管理法則整理(Seiri)區(qū)分必要與不必要物品1整頓(Seiton)合理擺放便于取用2清掃(Seiso)保持工作環(huán)境清潔3清潔(Seiketsu)標(biāo)準(zhǔn)化與維持成果4素養(yǎng)(Shitsuke)養(yǎng)成良好習(xí)慣與自律5辦公用品管理需求調(diào)研了解實(shí)際使用需求采購計(jì)劃制定合理的采購方案分類存放按類別整齊存儲(chǔ)使用登記記錄重要物品使用情況定期盤點(diǎn)檢查庫存及時(shí)補(bǔ)充文件管理系統(tǒng)分類標(biāo)準(zhǔn)建立清晰的分類體系編碼規(guī)則統(tǒng)一命名與編號(hào)方式存取流程規(guī)范借閱與歸還程序安全保密確保重要文件安全會(huì)議室管理1規(guī)劃布局合理安排空間與設(shè)備2預(yù)訂系統(tǒng)建立便捷的預(yù)約機(jī)制3使用規(guī)范制定明確的使用守則4維護(hù)保養(yǎng)定期檢查設(shè)備與環(huán)境接待工作流程預(yù)約確認(rèn)確認(rèn)來訪時(shí)間與人員準(zhǔn)備工作安排會(huì)議室與接待用品迎接引導(dǎo)禮貌迎接并引導(dǎo)至?xí)娴攸c(diǎn)服務(wù)提供提供飲品與必要協(xié)助送別與跟進(jìn)禮貌送別并跟進(jìn)后續(xù)事項(xiàng)第五部分：時(shí)間與日程管理自我管理提高個(gè)人工作效率領(lǐng)導(dǎo)日程科學(xué)安排領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間任務(wù)排序合理分配工作優(yōu)先級(jí)個(gè)人時(shí)間管理1自我提升學(xué)習(xí)成長與反思2高效執(zhí)行專注完成核心任務(wù)3計(jì)劃排序安排任務(wù)優(yōu)先順序4目標(biāo)設(shè)定明確短期與長期目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)日程安排了解偏好掌握領(lǐng)導(dǎo)工作習(xí)慣合理分配平衡會(huì)議與獨(dú)立工作時(shí)間預(yù)留緩沖為突發(fā)事件留出空間定期確認(rèn)與領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)重要安排優(yōu)先級(jí)設(shè)定方法四象限法重要緊急矩陣分類ABC分類法按任務(wù)價(jià)值分級(jí)ABCDE法則為任務(wù)標(biāo)注優(yōu)先字母帕累托法則聚焦關(guān)鍵20%任務(wù)任務(wù)分類與執(zhí)行重要緊急重要不緊急緊急不重要不重要不緊急計(jì)劃外任務(wù)工作計(jì)劃制定1年度計(jì)劃設(shè)定全年工作目標(biāo)與方向2季度計(jì)劃分解年度目標(biāo)為季度任務(wù)3月度計(jì)劃細(xì)化安排每月工作內(nèi)容4周計(jì)劃明確一周內(nèi)具體工作安排5日計(jì)劃列出每日任務(wù)清單時(shí)間管理工具的使用善用數(shù)字工具提升時(shí)間管理效率第六部分：會(huì)議管理1會(huì)議籌備全面準(zhǔn)備各類會(huì)議2會(huì)議執(zhí)行確保會(huì)議高效進(jìn)行3會(huì)議記錄準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容4會(huì)議跟進(jìn)落實(shí)會(huì)議決議與任務(wù)會(huì)議類型及特點(diǎn)會(huì)議類型主要目的特點(diǎn)決策會(huì)議制定決策高效簡短信息會(huì)議傳遞信息單向溝通討論會(huì)議收集意見開放互動(dòng)培訓(xùn)會(huì)議提升技能實(shí)踐操作會(huì)議籌備工作確定目的明確會(huì)議目標(biāo)與內(nèi)容人員安排確定參會(huì)人員與角色場地準(zhǔn)備預(yù)訂會(huì)議室與設(shè)備材料準(zhǔn)備準(zhǔn)備會(huì)議議程與資料后勤保障安排茶點(diǎn)與其他服務(wù)會(huì)議通知與議程制定通知要素時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主題發(fā)送時(shí)間提前適當(dāng)時(shí)間發(fā)出議程內(nèi)容主題、時(shí)長、負(fù)責(zé)人材料附件提前發(fā)送必要資料會(huì)議記錄技巧準(zhǔn)備工作熟悉會(huì)議主題與要點(diǎn)把握重點(diǎn)記錄關(guān)鍵決策與任務(wù)結(jié)構(gòu)清晰按議程順序整理記錄及時(shí)整理會(huì)后盡快完善分發(fā)會(huì)議跟進(jìn)工作會(huì)議紀(jì)要編寫并分發(fā)會(huì)議記錄任務(wù)分配明確責(zé)任人與時(shí)間進(jìn)度監(jiān)控定期檢查任務(wù)完成情況結(jié)果匯報(bào)向相關(guān)人員反饋成果視頻會(huì)議組織技巧設(shè)備測試提前檢查音視頻設(shè)備環(huán)境準(zhǔn)備確保背景整潔安靜資料分享提前準(zhǔn)備共享文件在線禮儀遵守視頻會(huì)議規(guī)范第七部分：商務(wù)禮儀形象禮儀著裝與儀態(tài)1交往禮儀見面與介紹2溝通禮儀言談與傾聽3場合禮儀不同場合的行為規(guī)范4商務(wù)禮儀的重要性1職業(yè)成功提升職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)2企業(yè)形象代表公司專業(yè)形象3人際關(guān)系建立良好工作關(guān)系4尊重文化體現(xiàn)對(duì)他人的尊重日常辦公禮儀1工作空間保持整潔，尊重他人區(qū)域2公共區(qū)域愛護(hù)設(shè)施，保持安靜3同事互動(dòng)禮貌用語，適當(dāng)距離4會(huì)議禮儀準(zhǔn)時(shí)參加，專注聆聽接待禮儀迎接禮儀微笑問候，適當(dāng)握手名片交換雙手遞接，認(rèn)真閱讀茶水服務(wù)主動(dòng)提供，注意細(xì)節(jié)電話禮儀接聽禮儀三聲內(nèi)接聽，禮貌問候通話禮儀語速適中，表達(dá)清晰轉(zhuǎn)接禮儀告知原因，耐心等待結(jié)束禮儀禮貌道別，后掛電話商務(wù)用餐禮儀1座位安排尊重主客位次序2點(diǎn)餐原則照顧客人偏好與禁忌3用餐禮儀優(yōu)雅進(jìn)食，適度交流4結(jié)賬禮儀提前安排，避免爭搶出差禮儀1行前準(zhǔn)備著裝得體，物品齊全2交通禮儀遵守規(guī)則，禮讓他人3住宿禮儀尊重規(guī)定，保持安靜4拜訪禮儀準(zhǔn)時(shí)到達(dá)，尊重習(xí)俗第八部分：辦公自動(dòng)化技能掌握現(xiàn)代辦公必備數(shù)字工具常用辦公軟件應(yīng)用文檔處理Word文檔編輯與排版數(shù)據(jù)處理Excel表格制作與計(jì)算演示制作PPT幻燈片設(shè)計(jì)與展示郵件管理Outlook郵件收發(fā)與整理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析數(shù)據(jù)收集規(guī)范采集有效信息數(shù)據(jù)整理分類歸納與清洗數(shù)據(jù)分析使用函數(shù)與透視表數(shù)據(jù)可視化制作圖表直觀展示演示文稿制作技巧內(nèi)容規(guī)劃簡潔清晰的內(nèi)容結(jié)構(gòu)視覺設(shè)計(jì)統(tǒng)一美觀的版式布局圖文搭配恰當(dāng)使用圖片與圖表動(dòng)效運(yùn)用適度使用動(dòng)畫與轉(zhuǎn)場網(wǎng)絡(luò)資源利用搜索