保險公司客戶檔案管理制度與流程框架

保險公司客戶檔案管理制度與流程框架一、制定目的及范圍為提高客戶檔案管理的規(guī)范性和有效性，確?？蛻粜畔⒌陌踩c保密，特制定本制度。此制度適用于公司所有部門涉及到的客戶檔案的收集、存儲、更新、查詢與銷毀等環(huán)節(jié)。二、客戶檔案管理原則1.客戶信息的收集與處理應(yīng)遵循合法、合規(guī)原則，確保客戶的知情權(quán)與選擇權(quán)。2.客戶檔案的保密性和安全性必須得到保障，未經(jīng)授權(quán)不得隨意查看或使用。3.客戶檔案信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確，及時更新，確保信息的時效性。三、客戶檔案流程1.檔案收集與建立1.1客戶信息采集：在客戶首次接觸公司時，由業(yè)務(wù)員使用“客戶信息采集表”收集客戶的基本信息，包括姓名、聯(lián)系方式、地址、職業(yè)、家庭成員等。1.2檔案建立：信息采集完成后，業(yè)務(wù)員需在系統(tǒng)中建立新的客戶檔案，并上傳相關(guān)資料如身份證明、收入證明等。1.3審核確認(rèn)：檔案建立后，由主管審核客戶信息的完整性與準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。2.檔案更新2.1定期更新：客戶信息應(yīng)每年進(jìn)行一次全面審核和更新，確保檔案信息的有效性。2.2信息變更：客戶如有信息變更，應(yīng)及時填寫“客戶信息變更申請表”，由業(yè)務(wù)員進(jìn)行更新，并記錄變更原因。2.3變更審核：信息變更后，主管需對變更內(nèi)容進(jìn)行審核，確保信息的真實性與完整性。3.檔案查詢3.1查詢權(quán)限管理：客戶檔案的查詢權(quán)限應(yīng)由部門主管進(jìn)行管理，明確哪些崗位可查詢哪些信息。3.2查詢流程：需要查詢檔案的人員需填寫“客戶檔案查詢申請表”，說明查詢原因，提交主管審核。3.3查詢記錄：每次查詢應(yīng)在系統(tǒng)中記錄，包括查詢?nèi)?、查詢時間、查詢內(nèi)容和審批情況，以便后續(xù)追溯。4.檔案維護(hù)與保護(hù)4.1電子檔案管理：所有客戶檔案應(yīng)在指定的電子檔案管理系統(tǒng)中保存，確保數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性。4.2紙質(zhì)檔案管理：若有紙質(zhì)檔案，需妥善存放于專用檔案柜中，定期檢查檔案的完整性。4.3數(shù)據(jù)備份：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保在發(fā)生意外情況下，客戶檔案的數(shù)據(jù)不會丟失。5.檔案銷毀5.1銷毀范圍：客戶檔案在滿足法定保存期限后，應(yīng)進(jìn)行銷毀。對于不再合作的客戶檔案，需在終止合作后進(jìn)行銷毀。5.2銷毀流程：銷毀前需填寫“客戶檔案銷毀申請表”，由主管審核確認(rèn)后方可進(jìn)行。5.3銷毀記錄：所有銷毀操作需在系統(tǒng)中記錄，包括銷毀時間、銷毀方式及審核人，以備后續(xù)檢查。四、備案與監(jiān)督所有檔案管理活動均需記錄在案，相關(guān)表單、審核意見及變更記錄應(yīng)保存不少于五年。公司定期對檔案管理進(jìn)行檢查，確保制度的落實與執(zhí)行。五、客戶檔案管理責(zé)任1.業(yè)務(wù)員職責(zé)：負(fù)責(zé)客戶信息的收集、檔案的建立與更新，確保信息的真實與準(zhǔn)確。2.主管職責(zé)：審核客戶檔案的完整性與準(zhǔn)確性，管理查詢權(quán)限與銷毀流程，保障信息的安全。3.信息技術(shù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)與數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定。六、培訓(xùn)與提升定期對相關(guān)人員進(jìn)行客戶檔案管理的培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和技能，確保制度的有效實施與更新。通過建立完善的客戶檔