如何加強(qiáng)工作計劃性管理

如何加強(qiáng)工作計劃性管理講師：林俞丞

第一部分：計劃的概念及意義1、管理的“主動”與“被動”的過程一種現(xiàn)象許多人認(rèn)為：優(yōu)秀管理者的真正本領(lǐng)在于其解決問題的能力。管理者應(yīng)將其時間和創(chuàng)造力用于解決當(dāng)前最緊迫的問題上。

？

管理的“主動”與“被動”的過程但是對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行管理實(shí)際上只是對事物做出反應(yīng)，而不是主動采取行動。是在讓外部事件決定何時采取何種決策。計劃導(dǎo)向型管理，是一個主動的過程。反應(yīng)式管理還是主動式管理累！源自反應(yīng)式行為方式案例：九州獸藥的管理模式變革——追求計劃內(nèi)的成功

案例：曲突徒薪的故事：國人喜歡救火英雄案例：司馬懿是如何打敗諸葛亮的？案例：蒙哥馬利如何打敗隆美爾？結(jié)論：良好的計劃和準(zhǔn)備遠(yuǎn)大于聰明和計謀個人對管理認(rèn)識的變遷：好奇謀——艾克卡好戰(zhàn)略——松下好人才——曹操好準(zhǔn)備——葉志平（基本功）案例：像葉志平那樣去管理中國礦難VS智利救援管理者職責(zé)討論基業(yè)長青

不讓問題發(fā)生，把事情控制在預(yù)料之內(nèi)消除激動人心的事情把一切控制在計劃中修路，變例外為常規(guī)

8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。

10：00準(zhǔn)備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。

10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進(jìn)來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直延續(xù)到11：00。

11：00對秘書報上來的文件等進(jìn)行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。

12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進(jìn)辦公室。

讓我們來看看反應(yīng)式管理者的一天：

14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責(zé)，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項(xiàng)工作又占去時間2個小時。

16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進(jìn)來請示和審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。

16：30召集下屬開會，因?yàn)橄聦俜从巢块T內(nèi)部不團(tuán)結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強(qiáng)調(diào)一下。但會議不僅沒有達(dá)到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。

17：00下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。案例：銷售人員的時間浪費(fèi)在哪里了？我做某獸藥企業(yè)的咨詢顧問時，總是感覺這家企業(yè)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)營銷效率不夠高，又不知問題出在哪里，于是決定對其中部分業(yè)務(wù)進(jìn)行跟訪，以下是某業(yè)務(wù)員的日工作行程記錄：早上7：30起床，8：10分出門吃早餐，8：40坐車拜訪第一家客戶，9：25分至客戶處，不巧客戶未在，又直奔第二家客戶處，離第一家客戶處大約20多公里，11：30分左右至第二家客戶處時為避免請客戶吃飯遂決定下午1：30分再訪，1：30分終于見到客戶，交談中發(fā)現(xiàn)此客戶不具備合作能力，根本不是目標(biāo)客戶，約3：00從第二家客戶處出來，又想到有一老客戶需要回訪，于是返程30公里直奔老客戶處，但老客戶本人不在，與其下屬交談1小時但收獲不大，這時天色已晚，才想起有一個訂貨電話還沒有打，趕緊給公司打電話要貨，可惜公司已經(jīng)下班，悻悻然吃了晚飯回到住處，約人打撲克，無聊等待第二天的拜訪案例中這個銷售人員的問題有哪些？對路線沒有一個合理規(guī)劃和統(tǒng)籌安排對時間和事件沒有一個恰當(dāng)?shù)膮f(xié)調(diào)未能做到預(yù)先設(shè)計、預(yù)先準(zhǔn)備，造成時間浪費(fèi)做事之前的溝通沒有做好，約見、拜訪、成交缺乏計劃沒有充分利用好時間原因：缺乏計劃性，隨意性太強(qiáng)，過強(qiáng)的隨意性造成時間和精力的大量浪費(fèi)營銷人員行動日志行動計劃計劃完成承諾獎罰實(shí)際完成問題分析時間行動項(xiàng)目

今日總結(jié)

今日感悟

明日改進(jìn)

專注自檢今天我的計劃完成狀況今天我習(xí)練技能狀況今天的結(jié)果滿意度今天我專注于目標(biāo)了嗎？一日之計在于昨夜優(yōu)秀的業(yè)務(wù)高手都是擅做計劃的計劃和總結(jié)是提升效率的最有效方法數(shù)據(jù)：良好的計劃可以提升效率2倍以上凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。科學(xué)而周密的計劃是成功的一半。

用于計劃的每一分鐘,都可以在執(zhí)行階段帶來三到四倍的回報2、沒有計劃的悲哀浪費(fèi)時間、沒有效率大量重疊性和浪費(fèi)性活動執(zhí)行中變數(shù)太大，無法控制（計劃是執(zhí)行的路線圖）思考：你的效率為什么總是不夠高？計劃：是為實(shí)現(xiàn)決策所確定的目標(biāo)，預(yù)先進(jìn)行的行動安排。計劃是指用指標(biāo)等形式所表述的組織及組織不同部門和不同成員在未來一定時期內(nèi)行動方向、內(nèi)容和方式安排的管理文件3、計劃的概念在一個組織中，計劃工作是管理的首要職能，其他工作都只有在確定了目標(biāo)、制訂了計劃以后才能開展，并圍繞著計劃的變化而變化。計劃是指揮的依據(jù)計劃是控制的標(biāo)準(zhǔn)計劃是減少浪費(fèi)的有效方法（合理配置資源，提高效率計劃可把不確定因素的影響降到最小4、關(guān)于計劃的誤解有人說:不準(zhǔn)確的計劃是在浪費(fèi)管理者的時間

羅賓斯說:最終結(jié)果僅僅是計劃的目的之一，過程本身就很有價值，即使最終結(jié)果沒有完全達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。計劃迫使管理者認(rèn)真思考要干什么和怎么干，搞清這兩個問題本身就具有價值。凡是認(rèn)真進(jìn)行計劃的管理者將會有明確的方向和目的，將會使偏離方向的損失減至最小，這就是計劃過程本身的價值。市場營銷部/8月5日校長管理研討會議資料有人說:計劃可以消除變化

羅賓斯說:計劃不能夠消除變化，無論管理者如何計劃，變化總會發(fā)生。管理者制定計劃的目的是預(yù)測變化和制定最有效的應(yīng)變措施。有人說:計劃降低了靈活性

羅賓斯說:計劃意味著承諾。有時計劃成為一種約束是因?yàn)楣芾碚咴谥贫ǔ鲇媱澓缶筒辉僮魅魏涡拚?。計劃?yīng)當(dāng)是一種持續(xù)進(jìn)行的活動。事實(shí)上，由于正式計劃是被推敲過的并清楚的銜接在一起的，因此它比只存在于高級管理者腦子里的一套模糊的假設(shè)更容易修改。不僅如此，有些計劃是可以作得更靈活的。5、為什么要做計劃？資源稀缺：必須把有限資源配置到能產(chǎn)生最大效益的地方，只有有效地運(yùn)籌和規(guī)劃可以做到這一點(diǎn)變化和不確定性使事情變得復(fù)雜無序的行動低效功能明確方向明確目標(biāo)明確路徑明確方法明確責(zé)任明確衡量方法作用集中資源：四渡赤水行動指南：論持久戰(zhàn)減少不確定性提高效率提高積極性體會成就和人生價值為什么要做計劃計劃做好，出奇制勝戰(zhàn)國時期,齊國有位貴族叫田忌,他常與齊威王賽馬,每次比賽跑三場。以往的比賽田忌總是輸給齊威王，所以他不敢下大賭注。后來，當(dāng)時的大軍事家孫臏看了比賽后，讓田忌下次比賽只管多下注，每場下注一千兩金子，三場三千兩。到了比賽那天，齊王的車夫駕著頭等馬出來，孫臏叫田忌的車夫駕著三等馬出去比賽，田忌輸了一千兩金子。等到了第二場，田忌用自己的頭等馬與大王的二等馬比賽，第三場用二等馬與大王的三等馬比賽。最后，田忌還贏了一千兩金子。問題：從田忌賽馬的故事中，分析實(shí)現(xiàn)取勝的決策與計劃的關(guān)系。6、計劃工作的原理限定因素原理許諾原理靈活性原理改變航道原理限定因素原理所謂限定因素，是指妨礙組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的因素，也就是說，在其他因素不變的情況下，僅僅改變這些因素，就可以影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度。限定因素原理有時又被形象地稱做“木桶原理”主管人員越是能夠了解對達(dá)到目標(biāo)起主要限制作用的因素，就越能夠有針對性地、有效地擬定各種行動方案。許諾原理：男人的許諾這一原理涉及計劃期限的問題。任何一項(xiàng)計劃都是對完成各項(xiàng)工作所做出的許諾，因而許諾越大，實(shí)現(xiàn)許諾的時間就越長，實(shí)現(xiàn)許諾的可能性就越小。靈活性原理：馬其諾防線計劃必須具有靈活性，即當(dāng)出現(xiàn)意外情況時，有能力改變方向而不必花太大的代價。靈活性原理是指制定計劃時要留有余地，至于執(zhí)行計劃，一般不應(yīng)有靈活性。計劃中體現(xiàn)的靈活性越大，由于未來意外事件引起損失的危險性就越小。改變航道原理計劃制定出來后，就要促使計劃的實(shí)施，但不能被計劃所“管理”或者框住。必要時可以根據(jù)當(dāng)時的實(shí)際情況作必要的檢查和修訂。計劃的總目標(biāo)不變，但實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的進(jìn)程（即航道）可以因情況的變化隨時改變。

第二部分：如何才能做好計劃？1、如何才能做好計劃？對資源、能力有清醒的認(rèn)知對未來有個準(zhǔn)確的預(yù)測或規(guī)劃目標(biāo)清晰而具體策略、方案切實(shí)可行2、工作計劃的兩要素目標(biāo)行動計劃德魯克認(rèn)為并不是有了工作才有目標(biāo)，而是相反，有了目標(biāo)才能確定每個人的工作。如果一個領(lǐng)域沒有目標(biāo)，這個領(lǐng)域的工作必然被忽視。管理者應(yīng)該通過目標(biāo)對下級進(jìn)行管理，當(dāng)組織最高層管理者確定了組織目標(biāo)后，必須對其進(jìn)行有效分解，轉(zhuǎn)變成各個部門以及各個人的分目標(biāo)，管理者根據(jù)分目標(biāo)的完成情況對下級進(jìn)行考核、評價和獎懲。先有目標(biāo)，才有工作目標(biāo)的4特性個人(體)的實(shí)際的明確的可衡量的行動計劃

為實(shí)現(xiàn)分目標(biāo)而制訂的具體的工作部署與安排：包括明確的工作任務(wù)、負(fù)責(zé)人、完成時間及所需資源等3、計劃工作的任務(wù)做什么（Whattodoit）？為什么做（Whytodoit）？何時做（Whentodoit）？何地做（Wheretodoit）？誰去做（Whotodoit）？怎么做（Howtodoit）？What“做什么”：要明確計劃工作的具體任務(wù)和要求，明確每一個時期的中心任務(wù)和工作重點(diǎn)。例如，企業(yè)生產(chǎn)計劃的任務(wù)主要是確定生產(chǎn)哪些產(chǎn)品生產(chǎn)多少，合理安排產(chǎn)品投入和產(chǎn)出的數(shù)量和進(jìn)度，在保證按期、按質(zhì)和量完成訂貨合同的前提下，使得生產(chǎn)能力得到盡可能充分的利用。Why“為什么做”：要明確計劃工作的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略，并論證可行性。實(shí)踐表明，計劃工作人員對組織和企業(yè)的宗旨、目標(biāo)和戰(zhàn)略了解得越清楚認(rèn)識得越深刻，就越有助于他們在計劃工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造性。正如常所說的“要我做”和“我要做”的結(jié)果是大不一樣的，其道理就在于此。When“何時做”：規(guī)定計劃中各項(xiàng)工作的開始和完成的進(jìn)度，以便進(jìn)行控制和對能力及資源進(jìn)行平衡。Where“何地做”：規(guī)定計劃的實(shí)施地點(diǎn)或場所，了解計劃實(shí)施的環(huán)境條件限制，以便合理安排計劃實(shí)施的空間組織和布局。Who“誰去做”：計劃不僅要明確規(guī)定目標(biāo)、任務(wù)、地點(diǎn)和進(jìn)度，還應(yīng)規(guī)由哪個主管部門負(fù)責(zé)。例如，開發(fā)一種新產(chǎn)品，要經(jīng)過產(chǎn)品設(shè)計、樣機(jī)試制小批試制和正式投產(chǎn)幾個階段。在計劃中要明確規(guī)定每個階段由哪個部門主要責(zé)任，哪些部門協(xié)助，各階段交接時，由哪些部門租哪些人員參加鑒和審核等。

How“怎么做”：制定實(shí)現(xiàn)計劃的措施，以及相應(yīng)的政策和規(guī)則，對資源行合理分配和集中使用，對人力、生產(chǎn)能力進(jìn)行平衡，對各種派生計劃進(jìn)綜合平衡等。實(shí)際上，一個完整的計劃還應(yīng)包括控制標(biāo)準(zhǔn)和考核指標(biāo)的制定，也就告訴實(shí)施計劃的部門或人員，做成什么樣，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)才算是完成了計劃。

4、計劃的內(nèi)容（5w1H準(zhǔn)則)要素

所要回答的問題

內(nèi)容前提

計劃在何種情況下有效

預(yù)測、假設(shè)、實(shí)施條件目標(biāo)

做什么(what)

最終結(jié)果、工作要求目的

為什么要做(why)

理由、意義、重要性戰(zhàn)略

如何做(How)

基本方法、主要戰(zhàn)術(shù)責(zé)任

誰做(who)、做得好壞的結(jié)果

人選、獎罰措施時間表

何時做(When)

起止時間、進(jìn)度安排范圍

涉及哪些部門或何地

組織層次或地理范圍

(where)預(yù)算

需投入多少資源

費(fèi)用、代價應(yīng)變措施

萬一。。。怎么辦

最壞情況計劃

5、哪些事要做計劃針對上級所交給的事項(xiàng)做計劃——理解方針，把握職責(zé)，培養(yǎng)提出計劃的習(xí)慣；針對自己所發(fā)現(xiàn)的事項(xiàng)做計劃；針對開發(fā)自己能力的事項(xiàng)做計劃；針對自己的人生目標(biāo)作計劃。

第三部分：計劃的編制方法如何做計劃目標(biāo)如何確定；步驟如何明確：計劃期限如何確定；如何分配資源；責(zé)任如何明確；如何增強(qiáng)計劃的靈活性；⑷預(yù)測并有效地確定計劃重要前提條件過去研究過去現(xiàn)在

⑵認(rèn)清現(xiàn)在未來⑴確定目標(biāo)研究過去，從過去找出一些規(guī)律⑸擬訂和選擇可行性行動方案⑹制定主要計劃⑺制定派生計劃⑻制定主要計劃計劃編制過程

確定目標(biāo)?我們要向哪里發(fā)展?打算實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo)?什么時候?qū)崿F(xiàn)步驟1步驟2研究過去?過去決策可能帶來的影響并發(fā)現(xiàn)其規(guī)律,歸納和演繹步驟3認(rèn)清現(xiàn)在

?環(huán)境研究（外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境）預(yù)測并確定前提條件?對重要前提條件預(yù)測的方法德爾菲法擬定和選擇方案?擬訂盡可能多的方案?頭腦風(fēng)暴法評估各種備選方案?成本最低?收益最大實(shí)現(xiàn)目標(biāo)步驟4步驟5制定主要計劃?將所選計劃用文字表述出來,確定5W1H的內(nèi)容擬定派生計劃?投資計劃?培訓(xùn)計劃?生產(chǎn)計劃?銷售計劃?采購計劃?成本計劃等等編制預(yù)算?項(xiàng)目預(yù)算?工資預(yù)算?采購預(yù)算?銷售預(yù)算等等步驟7步驟6步驟8姓名：

月計劃時間：2007年1月1日-31日

本月重點(diǎn)工作時間任務(wù)名稱本周關(guān)鍵行動本月預(yù)期結(jié)果未完成責(zé)任檢查人實(shí)際結(jié)果改進(jìn)措施本月行動安排一二三四五1月8日至12日山東貝萊特空調(diào)成交３月份課程回傳，回款

1月15日至19日兆龍軟件成交３月份課程回傳，回款

1月22日至26日乳業(yè)協(xié)會收費(fèi)巡講２家

1月29日至2月2日新客戶北京課程１０人回款

用周計劃管理“預(yù)期結(jié)果”周計劃、周結(jié)果工作內(nèi)容周預(yù)期工作結(jié)果階段性工作結(jié)果周預(yù)期工作結(jié)果未完成的懲罰措施周預(yù)期工作結(jié)果完成情況原因及改進(jìn)措施周一周二周三周四周五周六周日

周感想

用日結(jié)果匯報體系管理日結(jié)果日結(jié)果匯報責(zé)任人：

所屬部門：

日期工作內(nèi)容客戶預(yù)期工作結(jié)果執(zhí)行人/配合人結(jié)果完成情況懲罰情況

日結(jié)果

日計劃

日工作感想

執(zhí)行的道理一定是簡單的！是一個好的工作計劃嗎？自問問題是否目標(biāo)是否是總目標(biāo)的重要組成？目標(biāo)是否實(shí)際？目標(biāo)是否能夠衡量？目標(biāo)是否明確？分目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)是否能夠使總目標(biāo)實(shí)現(xiàn)？每個行動計劃是