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文檔簡介
檔案管理規(guī)定的文件保存期限與銷毀程序一、文件保存期限1.公司內(nèi)部文件公司內(nèi)部文件是指公司內(nèi)部各部門在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的文件,包括但不限于以下幾種:(1)公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作報告、工作計劃等文件,保存期限為5年。(2)合同、協(xié)議、授權(quán)書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等文件,保存期限為10年。(3)員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、離職等人事檔案,保存期限為10年。(4)財務(wù)憑證、報表、審計報告等文件,保存期限為10年。2.項目文件項目文件是指公司在實施項目過程中產(chǎn)生的文件,包括但不限于以下幾種:(1)項目可行性研究報告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等文件,保存期限為5年。(2)項目實施過程中的合同、協(xié)議、變更通知等文件,保存期限為10年。(3)項目驗收報告、竣工圖紙、驗收文件等文件,保存期限為10年。(4)項目檔案材料、電子數(shù)據(jù)等,保存期限為10年。3.專項檔案專項檔案是指公司為特定事項或項目建立的檔案,包括但不限于以下幾種:(1)環(huán)境保護(hù)檔案、安全生產(chǎn)檔案等,保存期限為15年。(2)知識產(chǎn)權(quán)檔案、科技成果檔案等,保存期限為15年。(3)對外捐贈、贊助、捐助等檔案,保存期限為15年。二、文件銷毀程序1.文件鑒定(1)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對需要銷毀的文件進(jìn)行鑒定,確保文件已達(dá)到保存期限,且不存在繼續(xù)保存的必要。(2)鑒定過程中,需對文件進(jìn)行編號、登記,并編制《文件銷毀鑒定清單》。2.報批(1)檔案管理部門將《文件銷毀鑒定清單》報送公司領(lǐng)導(dǎo)審批。(2)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后,公司檔案管理部門將審批結(jié)果通知相關(guān)部門。3.實施銷毀(1)檔案管理部門組織人員進(jìn)行文件銷毀,確保文件被徹底銷毀,無泄露風(fēng)險。(2)銷毀過程中,需對銷毀人員進(jìn)行保密教育,確保信息安全。4.報告(1)文件銷毀完畢后,檔案管理部門應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報銷毀情況。(2)匯報內(nèi)容包括:銷毀文件種類、數(shù)量、時間、地點、參與人員等。5.檔案清查(1)檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查,確保文件保存期限符合規(guī)定。(2)清查過程中,如發(fā)現(xiàn)文件保存期限不符合規(guī)定,應(yīng)及時處理。6.監(jiān)督檢查(1)公司內(nèi)部審計部門或外聘審計機構(gòu)定期對公司檔案管理工作進(jìn)行檢查。(2)監(jiān)督檢查內(nèi)容包括:文件保存期限、銷毀程序、檔案管理制度等。三、其他規(guī)定1.公司檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行文件保存期限與銷毀程序,確保檔案管理工作規(guī)范、有序。2.公司員工應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作,不得隨意處置檔案文件。3.公司檔案管理部門應(yīng)定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平。4.公司檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案管
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