信息化視角下會計檔案的電子化管理探討

摘要：在新時期背景下，事業(yè)單位運行與發(fā)展情況影響著社會發(fā)展，會計檔案管理工作在事業(yè)單位運行與發(fā)展中扮演著重要的角色，如果不能做好會計檔案管理工作，將會給事業(yè)單位和社會整體健康發(fā)展帶來影響。我國財政部和國家檔案局為了保障事業(yè)單位會計檔案管理工作能夠規(guī)范化開展，對《會計檔案管理辦法》進行了創(chuàng)新與調(diào)整，并且引導并鼓勵事業(yè)單位構(gòu)建會計檔案電子化管理模式，不斷更新與創(chuàng)新會計檔案管理模式。對此，如何在信息化視角下開展會計檔案電子化管理工作成為事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展需要解決的重點問題?；诖?，文章首先概述了會計檔案電子化管理的特點，其次歸納出會計檔案電子化管理存在的不足，最后提出了相關(guān)管理方法。關(guān)鍵詞：信息化視角會計檔案電子化管理管理要點引言現(xiàn)如今，我國社會逐步進入到信息化時代，信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機等先進技術(shù)逐漸被推廣出來，為我國各個領(lǐng)域經(jīng)營與發(fā)展提供了良好的條件。正因為如此，事業(yè)單位內(nèi)部會計檔案管理工作正在面臨轉(zhuǎn)型與升級的難題，需要向電子化、智能化以及高效化方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，不斷提高會計檔案電子化管理水平與效果，更好地為事業(yè)單位運行與發(fā)展提供服務(wù)與幫助。因此，在這一環(huán)節(jié)當中，事業(yè)單位內(nèi)部全體員工需要站在信息化視角下去思考問題和開展會計檔案管理工作，擺脫傳統(tǒng)會計檔案管理理念與管理方法的限制，利用信息化技術(shù)和電子化技術(shù)開展會計檔案管理工作，推進會計檔案電子化和智能化，實現(xiàn)會計檔案管理模式創(chuàng)新升級目標，為提高事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供有利條件，提高事業(yè)單位適應(yīng)時代變化與發(fā)展的能力。一、信息化視角下會計檔案電子化管理特征（一）電子會計檔案載體環(huán)境對事業(yè)單位過去所開展的會計檔案管理工作進行細致的分析研究，會發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)會計檔案管理過于注重存儲工作，以此來保證會計檔案信息的安全性與穩(wěn)定性，為后續(xù)調(diào)閱工作的開展提供支持與幫助。在使用傳統(tǒng)會計檔案管理方法開展管理工作過程中，不難發(fā)現(xiàn)在會計檔案分類方面存在較大的困難，無法在短時間內(nèi)完成分類，難以及時準確地為事業(yè)單位提供會計信息支持。然而，會計檔案電子化管理模式的出現(xiàn)，有效降低了會計檔案管理工作開展的難度和強度，同時又不需要占用過多空間，將會計檔案信息儲存在硬盤上，在電子信息平臺上就能夠完成調(diào)閱與查詢工作。由此可見，會計檔案管理載體環(huán)境發(fā)生了較大的改變，逐漸向網(wǎng)絡(luò)化與信息化方向發(fā)展，在很大程度上提高了會計檔案管理工作的效率與質(zhì)量。（二）拓展性較強在過去很長一段時間內(nèi)，事業(yè)單位在開展會計檔案管理工作時，通常利用人工管理方法，此種管理方法具有落后性與滯后性的問題，同時在拓展性方面也存在著諸多的問題，會受到很多不確定因素的影響，難以保證檔案管理工作的整體性與有效性。然而，在信息化時代背景下，開展會計檔案電子化管理工作，以傳統(tǒng)檔案管理模式與方法為基礎(chǔ)進行創(chuàng)新，電子化管理模式不但具備傳統(tǒng)管理模式的功能，而且還具備傳統(tǒng)管理模式不具備的功能。例如自動分析與處理功能，打破時間與空間上的限制，可以隨時隨地根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況對會計檔案信息進行拓展與分析，使事業(yè)單位會計檔案信息更加科學、完整，更好地為事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展提供會計信息支持與依據(jù)。（三）具有共享性與高效性在新形勢下，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)與經(jīng)濟活動規(guī)模的逐漸擴大，產(chǎn)生的會計信息也日益增多，這在很大程度上增加了會計檔案記錄、分析、管理、計算、分類以及整合等環(huán)節(jié)的復雜性。在信息化時代背景下，檔案管理人員可以利用先進的信息技術(shù)與智能化技術(shù)完成上述工作，提高會計信息傳遞與共享能力，及時獲取工作所需信息，大幅提高會計檔案管理工作開展的效率與質(zhì)量，在短時間內(nèi)實現(xiàn)共享，降低內(nèi)外部因素帶來的消極影響，充分體現(xiàn)出會計檔案信息化管理模式共享性與高效性的特點，使會計檔案管理工作達到現(xiàn)代化的要求與標準。二、會計檔案電子化管理工作開展的現(xiàn)狀（一）會計檔案信息數(shù)據(jù)備份工作開展不到位現(xiàn)如今，傳統(tǒng)會計檔案管理模式與管理方法已經(jīng)不再適用，會計檔案管理工作逐漸向電子化方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，因此構(gòu)建良好的會計檔案信息化管理模式刻不容緩。正因為如此，少數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員將工作重心放在會計檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級上，忽視了開展信息數(shù)據(jù)備份工作的重要性，未能做好信息數(shù)據(jù)備份工作，嚴重影響了會計檔案信息的安全性與穩(wěn)定性。無論利用哪種會計檔案管理模式與管理方法，都應(yīng)注重信息數(shù)據(jù)備份工作，為事業(yè)單位信息數(shù)據(jù)的安全性與穩(wěn)定性提供有力保障[3]。從目前情況上來看，事業(yè)單位在開展會計檔案電子化管理過程中，僅是借助電子化技術(shù)的優(yōu)勢與特點對會計信息進行分析、處理以及整合，卻沒有利用信息化技術(shù)備份會計信息數(shù)據(jù)，一旦電子化管理模式出現(xiàn)故障，財務(wù)會計相關(guān)信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損壞的情況，就會造成不可挽回的嚴重后果，無法為事業(yè)單位長遠發(fā)展提供有力支持與保障。（二）缺少專門有效的平臺支持事業(yè)單位在具體開展會計檔案電子化管理工作過程中，不僅需要先進科學技術(shù)的支持與幫助，還需要具體的電子化管理平臺作為支持，規(guī)范與控制電子化管理模式構(gòu)建的開展，利用平臺中的各種信息與標準來促進會計檔案電子化管理模式的構(gòu)建[4]。然而，從實際角度出發(fā)，我國大部分事業(yè)單位在構(gòu)建會計檔案電子化管理模式時，處在各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，呈現(xiàn)出整體水平參差不齊的情況，缺乏統(tǒng)一平臺的支持與保障。如果事業(yè)單位能夠搭建一個完整且規(guī)范的平臺，強化彼此之間的有效溝通與交流，加強學習與借鑒，那么就會極大地提高會計檔案電子化管理模式構(gòu)建工作開展的效率與效果。目前，統(tǒng)一的會計檔案電子化管理平臺缺失，平臺搭建的難度與挑戰(zhàn)較大，在很大程度上影響著事業(yè)單位會計檔案電子化管理工作的開展。（三）會計檔案管理制度缺乏完整性在新形勢下，事業(yè)單位會計檔案管理模式發(fā)生了改變，逐漸進入到電子化管理模式下。但是，會計檔案電子化管理模式仍處于前期發(fā)展階段，稍有不慎就會影響檔案管理工作開展的水平與整體質(zhì)量。在實際開展會計檔案電子化管理工作過程中，需要先進完善的檔案管理制度作為支持。當前很多單位仍然還在利用傳統(tǒng)檔案管理制度，沒能根據(jù)時代變化與發(fā)展對制度進行優(yōu)化調(diào)整，導致管理制度內(nèi)容缺乏實用性和先進性，無法發(fā)揮出管理制度應(yīng)有的作用與價值。造成上述問題出現(xiàn)的原因是，事業(yè)單位內(nèi)部管理者對電子化檔案管理工作的認識不夠具體，認為只要有相應(yīng)的管理制度就可以，不用進行更新與完善。事業(yè)單位如果不對檔案管理制度進行更新與優(yōu)化，就會使檔案管理制度形同虛設(shè)，管理停留在形式與表面上，無法對會計檔案電子化管理工作進行約束與規(guī)范，難以將電子化管理優(yōu)勢與特點展現(xiàn)出來。三、在信息化視角下開展會計檔案電子化管理工作的有效策略（一）努力做好會計信息數(shù)據(jù)電子化備份工作做好會計信息數(shù)據(jù)備份工作是事業(yè)單位會計檔案電子化管理必不可少的環(huán)節(jié)，通過做好備份工作，來保證會計信息數(shù)據(jù)的安全性、準確性以及真實性，進一步提高電子化管理模式的應(yīng)用價值與現(xiàn)實作用。事業(yè)單位在開展會計檔案電子化管理工作期間，應(yīng)至少備份一份會計信息數(shù)據(jù)，當電子化管理模式出現(xiàn)故障時，事業(yè)單位能夠準確保存好會計信息數(shù)據(jù)，為后續(xù)財務(wù)管理與事業(yè)單位整體發(fā)展提供信息參考[5]。在具體做法上，事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成良好的數(shù)據(jù)備份習慣，在備份信息數(shù)據(jù)時，要做好相關(guān)記錄工作，并標明備份時間和編號，同時要在電子化文檔中進行保存，以便后續(xù)查閱工作的開展。與此同時，檔案管理人員還需要對會計信息進行檢查與拷貝，進一步規(guī)避因磁性介質(zhì)引發(fā)毀損和丟失等不良現(xiàn)象的發(fā)生。要想進一步提高會計信息數(shù)據(jù)備份工作開展的有效性與嚴謹性，還可以對會計電子檔案進行雙備份或者多備份，在備份后不要將備份數(shù)據(jù)統(tǒng)一放在同一地點，而是應(yīng)該成立兩個獨立的會計電子檔案保管室，分別放在不同的地點，從而長期保障會計電子文件的安全性與可靠性。（二）搭建標準統(tǒng)一的檔案管理平臺為了有效解決事業(yè)單位會計檔案電子化管理工作各自為戰(zhàn)的局面，強化彼此之間的有效溝通與交流，確保電子化管理模式構(gòu)建工作能夠規(guī)范化開展，可以通過建立良好檔案管理平臺來實現(xiàn)，利用統(tǒng)一且標準的平臺來解決關(guān)聯(lián)性較弱、連貫性不強以及管理不規(guī)范等問題，可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子化技術(shù)來搭建具有可視性、動態(tài)性、連貫性、規(guī)范性以及安全性的電子檔案信息管理平臺，促進會計檔案電子化管理工作健康穩(wěn)定開展與實施。在實際搭建電子化會計檔案管理平臺時，應(yīng)將信息化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中，并按照相關(guān)規(guī)定與規(guī)范來進行，并結(jié)合事業(yè)單位會計檔案電子化管理工作開展的實際需求對平臺模塊與平臺內(nèi)部功能進行科學合理的設(shè)計，確保所搭建的會計檔案管理平臺符合電子化管理工作開展的要求。在實際開展電子化管理工作時，通過這個平臺可以實現(xiàn)電子檔案管理操作簡單、單據(jù)傳遞可視連貫、信息數(shù)據(jù)安全保密等目標，從而圓滿完成電子化管理目標與任務(wù)。不僅如此，事業(yè)單位還可以搭建電子化檔案管理網(wǎng)站，并設(shè)置信息搜索入口或模塊，為日后查詢工作的開展提供便利條件，有效節(jié)省會計檔案管理成本，逐步推進電子化、智能化管理模式工作。（三）建立健全電子化會計檔案管理制度會計檔案電子化管理作為新型管理模式，在實際操作的過程中，會受到主客觀因素的影響，難以保障電子化管理工作穩(wěn)定開展，無法準確取得預期效果[6]。因此，事業(yè)單位在具體開展會計檔案電子化管理工作過程中，應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，加大內(nèi)部控制力度，形成良好的風險管理與風險防范意識，通過建立健全電子化會計檔案管理制度來提高電子化建設(shè)工作開展的規(guī)范性與系統(tǒng)性，使電子化管理模式的優(yōu)勢與特點充分展現(xiàn)出來，助力會計檔案管理工作高效開展，進一步滿足事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的需求。電子化會計檔案管理制度是在傳統(tǒng)制度基礎(chǔ)上創(chuàng)新得來的，剔除會計檔案管理制度中落后的內(nèi)容，將電子化管理要點與需要注意的事項融入其中，逐步形成完善的信息化會計檔案管理制度，更為優(yōu)質(zhì)地為電子化管理工作的開展提供制度支持與保障，有效降低電子化管理成本與不良問題的產(chǎn)生。在具體構(gòu)建電子化會計檔案管理制度的過程中，應(yīng)將新舊制度有效銜接起來，并充分考慮到我國政府相關(guān)部門出臺的法律法規(guī)，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》等，依據(jù)規(guī)章制度的內(nèi)容、結(jié)合事業(yè)單位會計檔案管理要求來構(gòu)建適合自身事業(yè)單位會計檔案電子化管理工作開展的制度。具體包括歸檔制度、保管制度以及借閱制度，利用完善且規(guī)范的制度來管控和約束會計檔案管理各個工作環(huán)節(jié)，確保每個工作流程都能夠得到切實保障，促進會計檔案電子化管理工作安全穩(wěn)定開展，增強會計檔案管理工作開展的專業(yè)性與有效性，助力事業(yè)單位做強做優(yōu)。結(jié)束語綜上所述，當我國社會進入到信息化時代的背景下，就應(yīng)該清楚地認識到傳統(tǒng)會計檔案管理方法與模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位進步與發(fā)展的需求，需要與時俱進，對會計檔案管理模式進行創(chuàng)新與優(yōu)化，使其所構(gòu)建的會計檔案管理模式有利于促進事業(yè)單位