公司禮品庫(kù)房管理制度

公司禮品庫(kù)房管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品庫(kù)房的規(guī)范化管理，確保禮品的妥善保管、合理使用與高效流轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司禮品庫(kù)房的所有禮品管理，包括禮品的采購(gòu)、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)及處置等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：禮品庫(kù)房由公司統(tǒng)一管理，集中調(diào)配資源，確保禮品管理的規(guī)范性和一致性。2.合理儲(chǔ)備原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和過(guò)往數(shù)據(jù)，合理確定禮品儲(chǔ)備量，避免積壓或缺貨。3.安全第一原則：確保禮品庫(kù)房的安全，防止禮品丟失、損壞或變質(zhì)。4.高效使用原則：優(yōu)化禮品發(fā)放流程，提高禮品使用效率，充分發(fā)揮禮品的價(jià)值。二、禮品采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求提報(bào)1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明禮品的用途、種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.行政部門(mén)收到《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于預(yù)算超過(guò)[X]元的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，還需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇信譽(yù)良好、質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格按照合同要求，跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）驗(yàn)收入庫(kù)1.禮品到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知庫(kù)房管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.庫(kù)房管理人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)。3.驗(yàn)收合格的禮品，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品入庫(kù)單》，并在禮品上粘貼標(biāo)識(shí)；驗(yàn)收不合格的禮品，及時(shí)與供應(yīng)商溝通退換貨事宜。三、禮品庫(kù)房管理（一）庫(kù)房設(shè)置與布局1.根據(jù)禮品的種類(lèi)、數(shù)量和存儲(chǔ)要求，合理規(guī)劃禮品庫(kù)房的空間布局，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如貴重禮品區(qū)、普通禮品區(qū)、季節(jié)性禮品區(qū)等。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)、通風(fēng)等設(shè)施設(shè)備，確保禮品存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。（二）禮品存儲(chǔ)1.禮品應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同類(lèi)禮品應(yīng)按照規(guī)格、型號(hào)、批次等進(jìn)行有序排列。2.對(duì)于貴重禮品、易碎禮品、易變質(zhì)禮品等，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)措施，如專(zhuān)柜存放、防震包裝、冷藏保存等。3.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行檢查，查看禮品的存儲(chǔ)狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理禮品的損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。（三）庫(kù)房安全管理1.庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。庫(kù)房管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.加強(qiáng)庫(kù)房的安全巡查，每天至少巡查[X]次，檢查門(mén)窗是否關(guān)閉、設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行、有無(wú)異常情況等。3.配備必要的安全消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。（四）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.庫(kù)房管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少盤(pán)點(diǎn)[X]次，確保賬實(shí)相符。2.盤(pán)點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、方法、人員分工等。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，編制《禮品盤(pán)點(diǎn)表》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)差異進(jìn)行分析和處理。如發(fā)現(xiàn)禮品短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取禮品時(shí)，填寫(xiě)《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明禮品的用途、種類(lèi)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交至行政部門(mén)，行政部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。如庫(kù)存充足，予以批準(zhǔn)；如庫(kù)存不足，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》交庫(kù)房管理人員，庫(kù)房管理人員按照申請(qǐng)表內(nèi)容發(fā)放禮品，并填寫(xiě)《禮品發(fā)放登記表》，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)和客戶(hù)關(guān)系維護(hù)需要，制定禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，明確不同情況下禮品的發(fā)放種類(lèi)、數(shù)量和適用對(duì)象。2.禮品發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍發(fā)放禮品。（三）特殊情況處理1.如遇緊急業(yè)務(wù)需要，需臨時(shí)領(lǐng)用禮品，領(lǐng)用人可先口頭向行政部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)同意后先領(lǐng)取禮品，但事后需及時(shí)補(bǔ)辦書(shū)面申請(qǐng)手續(xù)。2.對(duì)于因工作失誤或其他原因?qū)е露Y品發(fā)放錯(cuò)誤的情況，應(yīng)及時(shí)追回多發(fā)的禮品，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育；如造成經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。五、禮品處置管理（一）禮品報(bào)廢1.對(duì)于因損壞、變質(zhì)、過(guò)期等原因無(wú)法使用的禮品，庫(kù)房管理人員應(yīng)填寫(xiě)《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、禮品名稱(chēng)、數(shù)量等信息。2.《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政部門(mén)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢禮品應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理銷(xiāo)毀。（二）禮品捐贈(zèng)1.對(duì)于閑置或不再使用的禮品，如符合公司捐贈(zèng)條件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行捐贈(zèng)。2.捐贈(zèng)禮品時(shí)，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，填寫(xiě)《禮品捐贈(zèng)登記表》，注明捐贈(zèng)禮品的名稱(chēng)、數(shù)量、接收單位等信息，并保留相關(guān)捐贈(zèng)證明材料。（三）禮品變賣(mài)1.對(duì)于部分具有一定價(jià)值且公司不再需要的禮品，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行變賣(mài)處理。2.變賣(mài)禮品應(yīng)選擇合法、合規(guī)的交易渠道，確保交易過(guò)程公開(kāi)、透明。變賣(mài)所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。六、人員職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)禮品庫(kù)房管理制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織禮品的采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)及處置等工作，協(xié)調(diào)解決禮品管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.定期對(duì)禮品庫(kù)房管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和管理能力。（二）庫(kù)房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)禮品庫(kù)房的日常管理工作，包括禮品的存儲(chǔ)、保管、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)等。2.嚴(yán)格執(zhí)行禮品庫(kù)房管理制度，確保禮品的安全、完整，及時(shí)處理禮品的損壞、變質(zhì)等問(wèn)題。3.定期對(duì)禮品庫(kù)房進(jìn)行清潔和整理，保持庫(kù)房環(huán)境整潔、有序。4.協(xié)助行政部門(mén)做好禮品的采購(gòu)、驗(yàn)收等工作，提供相關(guān)信息和建議。（三）領(lǐng)用人職責(zé)1.按照公司規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)領(lǐng)取禮品，如實(shí)填寫(xiě)《禮品領(lǐng)用申請(qǐng)表》。2.妥善保管領(lǐng)取的禮品，確保其用于規(guī)定的用途，不得私自挪用或轉(zhuǎn)贈(zèng)他人。3.配合行政部門(mén)和庫(kù)房管理人員做好禮品的管理工作，及時(shí)反饋禮品使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)禮品庫(kù)房管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查禮品采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、處置等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。2.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品庫(kù)房管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立禮品庫(kù)房管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)庫(kù)房管理人員、領(lǐng)用人等相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作效率、制度執(zhí)行情況等方面?？己私Y(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤。（三）責(zé)任追究1.對(duì)于違反