圓通公司采購管理制度

圓通公司采購管理制度總則目的為規(guī)范圓通公司采購工作，加強采購管理，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于圓通公司及下屬各部門的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保公正選擇。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的質(zhì)量要求。5.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，共同促進公司發(fā)展。采購組織與職責采購部門設(shè)置公司設(shè)立采購部，負責公司各類物資和服務(wù)的采購工作。采購部根據(jù)業(yè)務(wù)需要，可下設(shè)不同的采購小組，分別負責不同類別的采購任務(wù)。采購部職責1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.負責供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、管理和考核。3.編制采購計劃，組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。4.負責采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行和跟蹤。5.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，處理采購糾紛和問題。6.收集、分析市場信息，為公司采購決策提供依據(jù)。7.負責采購成本的控制和管理，降低采購費用。8.配合公司其他部門做好相關(guān)工作，提供采購支持和服務(wù)。其他部門職責1.需求部門：提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求，并對需求的合理性和準確性負責。2.財務(wù)部門：負責采購資金的預(yù)算安排、支付審核和成本核算等工作，對采購資金的使用進行監(jiān)督和管理。3.質(zhì)量部門：參與采購物資的驗收工作，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和評估，確保符合公司質(zhì)量要求。4.法務(wù)部門：負責審核采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律支持和風險防范建議。采購流程采購需求提出1.各需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需要或?qū)嶋H工作需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字后提交給采購部。2.采購申請表應(yīng)明確采購的必要性和合理性，對于金額較大或重要的采購項目，需求部門應(yīng)提供詳細的需求分析報告和預(yù)算說明。采購計劃編制1.采購部收到采購申請表后，進行匯總和整理，并結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，編制采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)采購部負責人審核簽字后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對于緊急采購項目，采購部可在獲得公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，先行組織采購，但事后應(yīng)及時補辦相關(guān)審批手續(xù)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部根據(jù)采購計劃和需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對于新的采購項目，采購部應(yīng)積極開發(fā)潛在供應(yīng)商，通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式，獲取供應(yīng)商名單，并對其進行初步篩選和評估。2.供應(yīng)商評估：采購部對初步篩選后的供應(yīng)商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估可采用問卷調(diào)查、實地考察、樣品檢驗、業(yè)績評價等方式進行，并填寫《供應(yīng)商評估表》。3.供應(yīng)商選擇：采購部根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的綜合實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格優(yōu)勢、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂《采購合同》。對于重要物資或服務(wù)的采購，應(yīng)選擇至少兩家以上的供應(yīng)商進行比價采購，以確保采購的合理性和公正性。4.供應(yīng)商管理：采購部建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作記錄等進行詳細記錄和管理。定期對供應(yīng)商進行考核和評價，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰。采購實施1.采購訂單下達：采購部根據(jù)采購合同和采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等要求。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部負責人審核簽字后加蓋公司公章或合同專用章，并及時發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購合同執(zhí)行跟蹤：采購部負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。對于采購過程中出現(xiàn)的問題或變更，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。3.到貨驗收：采購物資或服務(wù)到貨前，采購部應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準備工作。到貨后，由需求部門和質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標準進行驗收，填寫《驗收報告》。驗收合格的物資或服務(wù)辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資或服務(wù)應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。采購付款1.采購物資或服務(wù)驗收合格后，采購部應(yīng)及時整理相關(guān)發(fā)票、合同、驗收報告等資料，填寫《付款申請表》，并經(jīng)采購部負責人、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。2.財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定，對采購付款進行審核和支付，確保采購資金的安全和合理使用。對于不符合付款條件的采購申請，財務(wù)部門應(yīng)及時反饋給采購部，并說明原因。采購風險管理風險識別與評估1.采購部定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應(yīng)商風險、質(zhì)量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，采購部應(yīng)分析其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。風險應(yīng)對措施1.市場風險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)變化等信息，合理安排采購計劃，采用適當?shù)牟少彿绞胶筒呗?，降低市場風險對采購成本和供應(yīng)的影響。2.供應(yīng)商風險應(yīng)對：加強對供應(yīng)商的管理和評估，選擇資質(zhì)信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作，并與其簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商預(yù)警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應(yīng)商出現(xiàn)的問題，降低供應(yīng)商風險。3.質(zhì)量風險應(yīng)對：嚴格按照采購合同和質(zhì)量標準進行驗收，加強對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。對于質(zhì)量不合格的物資或服務(wù)，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。4.合同風險應(yīng)對：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、權(quán)利義務(wù)對等。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方的責任和義務(wù)，及時處理合同糾紛和變更事項，降低合同風險。5.付款風險應(yīng)對：建立健全采購付款審批制度，加強對采購付款的審核和監(jiān)督。嚴格按照合同約定和公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)，確保采購資金的安全和合理使用。對于逾期付款的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同約定追究其違約責任。采購監(jiān)督與考核采購監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.公司紀檢監(jiān)察部門對采購過程中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查，嚴肅查處采購活動中的腐敗行為，維護公司利益和形象。采購考核1.采購部建立采購工作考核制度，對采購人員的工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作效率、廉潔自律等方面進行考核評價。2.考核指標包括采購任務(wù)完成率、采購成本降低率、采購物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度、合同執(zhí)行率、付款準確率等。3.采購部根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀