商業(yè)公司采購管理制度

商業(yè)公司采購管理制度總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、規(guī)范性、高效性，保障公司物資供應，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。公平公正原則：采購過程應遵循公平競爭、公正透明的原則，確保所有供應商享有平等的參與機會。效益原則：在保證物資質量和滿足業(yè)務需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。采購組織與職責1.采購部門設置公司設立專門的采購部門，負責公司各類物資的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務需要，可設置采購經理、采購專員等崗位。2.采購部門職責制定采購計劃：根據(jù)公司業(yè)務需求和預算安排，制定年度、季度和月度采購計劃。供應商管理：開發(fā)、評估、選擇和管理供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。采購執(zhí)行：按照采購計劃和相關規(guī)定，組織實施采購活動，確保采購任務按時完成。合同管理：起草、審核、簽訂和執(zhí)行采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，處理合同變更和糾紛。成本控制：通過市場調研、談判等方式，降低采購成本，提高采購性價比。信息管理：收集、整理和分析采購相關信息，為公司決策提供支持。3.其他部門職責需求部門：提出物資采購需求，提供詳細的技術規(guī)格和質量要求，參與采購過程中的技術評審和驗收工作。財務部門：負責采購資金的預算安排、支付審核和成本核算，監(jiān)督采購活動的財務合規(guī)性。質量部門：參與采購物資的質量檢驗和驗收工作，確保采購物資符合質量要求。采購流程1.需求申請需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認后提交采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行初步審核，包括采購金額、采購方式、供應商選擇等方面。根據(jù)公司采購審批權限規(guī)定，采購金額較小的采購申請由采購經理審批；采購金額較大的采購申請需提交公司領導審批。3.采購實施制定采購方案：采購部門根據(jù)采購審批結果，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購預算等內容。選擇供應商：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對供應商進行評估和篩選，選擇符合要求的供應商，并向其發(fā)送《采購詢價單》或《采購招標邀請書》。采購談判：與選定的供應商進行采購談判，就物資價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致后簽訂采購合同。合同執(zhí)行：采購人員按照采購合同的約定，跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保物資按時、按質、按量供應。4.驗收付款到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知需求部門和質量部門做好驗收準備。物資到貨后，由需求部門和質量部門按照合同要求和相關標準進行驗收，填寫《物資驗收單》。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門負責與供應商協(xié)商退換貨等事宜。付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發(fā)票、驗收單等相關憑證，提交財務部門審核。付款審批：財務部門對付款申請進行審核，確保付款金額準確、手續(xù)齊全。根據(jù)公司付款審批權限規(guī)定，由相應領導審批后辦理付款手續(xù)。采購方式1.集中采購對于公司通用的、需求量較大的物資，實行集中采購。由采購部門統(tǒng)一組織采購活動，以獲得規(guī)模采購優(yōu)勢，降低采購成本。2.分散采購對于一些專業(yè)性較強、需求較為分散的物資，由需求部門自行采購或委托采購部門采購。3.招標采購對于采購金額較大、技術復雜、競爭較為充分的物資采購項目，采用招標采購方式。通過發(fā)布招標公告，邀請多家供應商參與投標，按照評標標準選擇最優(yōu)供應商。4.詢價采購對于采購金額較小、市場價格較為透明的物資采購項目，采用詢價采購方式。向多家供應商發(fā)出詢價單，比較各供應商的報價，選擇價格合理、信譽良好的供應商進行采購。5.單一來源采購符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。供應商管理1.供應商開發(fā)采購部門根據(jù)公司業(yè)務需求和供應商信息庫，制定供應商開發(fā)計劃。通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦等。對潛在供應商進行初步篩選，評估其生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面的情況，確定入圍供應商名單。2.供應商評估建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估。評估內容包括供應商的業(yè)績表現(xiàn)、產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。采購部門根據(jù)評估結果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.供應商選擇在采購項目實施前，采購人員應從合格供應商名單中選擇合適的供應商參與采購活動。根據(jù)采購項目的特點和要求，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優(yōu)供應商。4.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等。對違反合同約定或出現(xiàn)質量問題的供應商，采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。采購合同管理1.合同起草與審核采購人員根據(jù)采購談判結果，起草采購合同。合同內容應包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務、付款方式等條款。采購合同起草完成后，提交公司法務部門或相關專業(yè)人員進行審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。2.合同簽訂采購合同經審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同文本，確保合同格式規(guī)范、內容完整。3.合同執(zhí)行與跟蹤采購人員負責合同的執(zhí)行和跟蹤，確保供應商按照合同約定履行義務。定期檢查合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如遇合同變更或糾紛，應按照合同約定和相關法律法規(guī)進行處理。4.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件及相關附件進行歸檔保存。合同檔案應包括合同文本、采購申請、采購審批文件、驗收單、發(fā)票等資料。合同檔案應妥善保管，以便查閱和追溯。采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律糾紛等。根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估和排序，確定重點風險領域。2.風險應對措施針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。如對于市場價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對；對于供應商違約風險，應加強供應商管理，建立供應商信用檔案，增加備用供應商等。定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對策略。3.內部監(jiān)督與審計公司內部審計部門應定期對采購活動進行監(jiān)督和審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促采購部門進行整改，確保采購活動的規(guī)范運行。采購績效評估1.評估指標設定建立采購績效評估指標體系，包括采購成本、采購質量、采購效率、供應商滿意度等方面的指標。采購成本指標可包括采購價格降幅、采購成本節(jié)約率等；采購質量指標可包括物資驗收合格率、退貨率等；采購效率指標可包括采購周期、訂單處理及時率等；供應商滿意度指標可通過供應商問卷調查等方式獲取。2.評估方法采購績效評估采用定性與定量相結合的方法。定期收集采購相關數(shù)據(jù)，對各項評估指標進行計算和分析。同時，通過與供應商溝通、內部客戶反饋等方式，獲取定性評價信息，綜合評估采購績效。3.評估周期采購績效評估每季度進行一次，年度進