小件物品采購(gòu)管理制度

小件物品采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司小件物品采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保采購(gòu)物品符合公司需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)因工作需要進(jìn)行的小件物品采購(gòu)活動(dòng)。小件物品是指價(jià)值相對(duì)較低、單次采購(gòu)數(shù)量較少的各類(lèi)辦公用品、辦公設(shè)備配件、勞保用品、日常維修材料等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：各部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理編制采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：所采購(gòu)的小件物品應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的質(zhì)量要求，確保使用安全和性能良好。3.價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)渠道和談判方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。4.歸口管理原則：采購(gòu)工作實(shí)行歸口管理，由公司指定的采購(gòu)部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實(shí)施。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《小件物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。2.《小件物品采購(gòu)申請(qǐng)表》由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門(mén)收到各部門(mén)提交的《小件物品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人直接審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)方可組織實(shí)施采購(gòu)。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)物品的特點(diǎn)和需求，通過(guò)多種渠道選擇合格的供應(yīng)商。供應(yīng)商的選擇應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。2.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款，并簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單。3.采購(gòu)人員按照采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單的要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。（四）驗(yàn)收與入庫(kù)1.采購(gòu)物品到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)進(jìn)行驗(yàn)收。2.使用部門(mén)和質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對(duì)采購(gòu)物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的，填寫(xiě)《小件物品驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。3.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《小件物品入庫(kù)單》，并將采購(gòu)物品妥善保管。（五）報(bào)銷(xiāo)與付款1.采購(gòu)人員憑《小件物品采購(gòu)申請(qǐng)表》、采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單、《小件物品驗(yàn)收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度的規(guī)定，辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門(mén)的需求預(yù)測(cè)，編制年度小件物品采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額等內(nèi)容。2.年度小件物品采購(gòu)預(yù)算經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為年度采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購(gòu)預(yù)算組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)按照公司預(yù)算管理的相關(guān)規(guī)定辦理預(yù)算調(diào)整手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，確保采購(gòu)預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。四、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)將合同草案提交公司法律事務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。法律事務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審查，并提出修改意見(jiàn)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)法律事務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善后，與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)跟蹤合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.如供應(yīng)商在合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)違約行為，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，為后續(xù)采購(gòu)工作提供參考。（三）合同變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的權(quán)利義務(wù)等條款。2.如因不可抗力或其他原因需要解除采購(gòu)合同的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、解除后的權(quán)利義務(wù)等條款。3.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同變更協(xié)議和合同解除協(xié)議及時(shí)報(bào)公司法律事務(wù)部門(mén)或法律顧問(wèn)備案。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)估和管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，確保供應(yīng)商的信譽(yù)和能力。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物品質(zhì)量的檢驗(yàn)和監(jiān)督。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，如出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理確定采購(gòu)價(jià)格。與供應(yīng)商進(jìn)行談判時(shí)，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格波動(dòng)情況，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購(gòu)合同中明確交貨期條款，并要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃和進(jìn)度安排。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商生產(chǎn)進(jìn)度的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)掌握交貨情況。如出現(xiàn)交貨期延誤的情況，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)資金使用是否合理等。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府有關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，配合相關(guān)部門(mén)做好采購(gòu)領(lǐng)域的專(zhuān)項(xiàng)整治工作。2.公司應(yīng)建立健全投訴舉報(bào)機(jī)制，接受供應(yīng)商和員工的監(jiān)督舉