廣西證章標志管理制度

廣西證章標志管理制度一、總則（一）目的為加強公司證章標志的管理，規(guī)范證章標志的制作、使用、保管等行為，維護公司的正常運營秩序和形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西[公司名稱]及其下屬各部門、分支機構。（三）基本原則1.合法性原則：證章標志的制作、使用必須符合國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.嚴肅性原則：證章標志代表公司形象，應嚴肅對待，不得隨意更改、損壞或濫用。3.規(guī)范性原則：證章標志的制作、使用、保管等應遵循統(tǒng)一規(guī)范的流程和標準。二、證章標志的種類及定義（一）公司公章公司公章是公司對外行使權力的重要象征，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。（二）法人章法人章代表公司法定代表人的身份，用于特定文件的簽署或銀行結算等業(yè)務。（三）財務專用章財務專用章用于公司財務核算、資金收付等相關業(yè)務，是財務工作的重要印鑒。（四）合同專用章合同專用章專門用于公司各類合同的簽訂，明確合同的法律效力。（五）部門章部門章用于各部門內部文件的流轉、業(yè)務聯(lián)系等，不得對外簽署具有法律效力的文件。（六）員工工作證員工工作證是員工在公司工作的身份證明，用于證明員工身份、出入公司辦公區(qū)域等。（七）其他標志包括公司logo、旗幟、徽章等，用于公司形象宣傳、活動標識等。三、證章標志的制作（一）制作權限1.公司公章、法人章、財務專用章、合同專用章由公司辦公室統(tǒng)一負責制作，報公司法定代表人批準。2.部門章由各部門提出申請，經部門負責人審核，報公司辦公室批準后制作。3.員工工作證由公司人力資源部門統(tǒng)一制作。4.其他標志的制作由公司相關職能部門根據(jù)實際需要提出申請，經公司領導審批后，委托專業(yè)制作機構制作。（二）制作要求1.證章標志的樣式、規(guī)格、材質等應符合公司的統(tǒng)一規(guī)定和設計要求。2.制作單位應具備相應的資質和信譽，確保證章標志的質量和安全性。3.證章標志上應清晰刻有公司名稱、標志、編號等信息，不得擅自更改或增減內容。（三）制作流程1.申請部門或個人填寫《證章標志制作申請表》，詳細說明制作的證章標志種類、數(shù)量、用途等信息。2.申請表經相關負責人審核簽字后，提交至制作審批部門。3.制作審批部門根據(jù)權限進行審批，批準后通知申請部門或個人與制作單位簽訂制作合同。4.制作單位按照合同要求進行制作，并在規(guī)定時間內交付。5.制作完成后，申請部門或個人對證章標志進行驗收，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。四、證章標志的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、授權委托書、介紹信等的簽署。2.法人章：用于公司法定代表人授權的特定文件簽署、銀行預留印鑒等。3.財務專用章：用于公司財務報表、票據(jù)、支票、匯款單等財務文件的蓋章。4.合同專用章：用于公司各類合同的簽訂。5.部門章：用于各部門內部文件的流轉、業(yè)務聯(lián)系、工作安排等，不得對外簽署合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。6.員工工作證：員工在公司辦公區(qū)域內出入、參加公司會議、辦理公司業(yè)務等場合使用。7.其他標志：根據(jù)公司宣傳、活動等實際需要，在規(guī)定的場合使用。（二）使用審批1.公司公章、法人章、財務專用章、合同專用章的使用，需填寫《證章標志使用申請表》，注明使用事項、文件名稱、份數(shù)、使用部門、申請人等信息。2.申請表經相關負責人審核簽字后，報公司法定代表人或其授權人批準。3.部門章的使用由部門負責人審批。4.員工工作證的發(fā)放和使用由公司人力資源部門負責管理，員工入職時發(fā)放，離職時收回。5.其他標志的使用由相關職能部門負責人審批，并報公司辦公室備案。（三）使用規(guī)范1.證章標志的使用應嚴格按照審批后的用途和范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或更改使用用途。2.使用證章標志時，應確保章面清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。3.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋證章標志。4.因工作需要攜帶證章標志外出使用時，必須經公司領導批準，并由專人負責保管，使用完畢后及時歸還。5.如遇特殊情況需在異地使用證章標志，應提前與公司辦公室溝通協(xié)調，按照公司規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。五、證章標志的保管（一）保管責任1.公司公章、法人章、財務專用章、合同專用章由公司辦公室指定專人負責保管。2.部門章由各部門指定專人負責保管。3.員工工作證由員工本人妥善保管，如有遺失應及時向公司人力資源部門報告。4.其他標志由相關職能部門或專人負責保管。（二）保管要求1.證章標志應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.保管人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將證章標志轉借他人或帶出公司。3.定期對證章標志進行檢查和維護，確保章面清晰、無損壞。如發(fā)現(xiàn)證章標志有損壞或遺失，應及時報告并采取相應的措施。（三）保管交接1.證章標志保管人員因工作調動、離職等原因需要交接時，應填寫《證章標志保管交接表》，詳細記錄證章標志的名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。2.交接雙方應在交接表上簽字確認，并經監(jiān)交人審核簽字。交接完成后，原保管人員應將證章標志及相關資料移交給新保管人員。六、證章標志的廢止與銷毀（一）廢止情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因導致證章標志不再適用。2.證章標志因磨損、損壞等原因無法正常使用。3.其他需要廢止證章標志的情形。（二）廢止程序1.由相關部門或人員提出證章標志廢止申請，填寫《證章標志廢止申請表》，說明廢止原因、證章標志名稱、數(shù)量等信息。2.申請表經相關負責人審核簽字后，報公司領導批準。3.批準廢止的證章標志由公司辦公室統(tǒng)一收回，并進行登記造冊。（三）銷毀方式1.對于廢止的證章標志，應采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保其不再具有使用價值和安全隱患。2.銷毀方式可包括粉碎、熔化、焚燒等，具體方式由公司辦公室根據(jù)證章標志的材質、性質等確定。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對證章標志的制作、使用、保管等情況進行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.證章標志的制作是否符合規(guī)定要求。2.證章標志的使用是否按照審批程序進行，是否在規(guī)定的范圍內使用。3.證章標志的保管是否安全可靠，保管人員是否嚴格遵守保管制度。4.證章標志的廢止與銷毀是否按照規(guī)定程序辦理。（三）檢查頻率公司辦公室定期對證章標志的管理情況進行檢查，至少每季度檢查一次。對于重點部門或關鍵崗位，可根據(jù)實際情況增加檢查頻率。（四）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定制作、使用、保管證章標志的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用證章標志給公司造成經濟損失或不良影