財務章擺放管理制度

財務章擺放管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務章的管理，規(guī)范財務章的擺放使用，確保公司資金安全和財務工作的正常秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構。（三）基本原則1.安全性原則：確保財務章存放安全，防止被盜用、丟失或損壞。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和方式擺放、使用財務章。3.責任明確原則：明確財務章擺放、使用過程中各相關人員的職責。二、財務章的種類及用途（一）種類1.財務專用章：用于公司財務結算、票據(jù)開具、款項收付等財務業(yè)務。2.發(fā)票專用章：專門用于開具發(fā)票時使用。（二）用途1.財務專用章各類銀行結算憑證，如支票、匯票、本票等的加蓋。財務報表、財務報告等文件的蓋章確認。其他經(jīng)公司財務負責人批準的財務事項蓋章。2.發(fā)票專用章對外開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等各類發(fā)票的蓋章。三、財務章的保管（一）保管人員1.財務專用章由公司財務部門負責人指定專人保管，原則上為財務主管或總賬會計。2.發(fā)票專用章由負責發(fā)票開具的人員保管，一般為稅務會計。（二）保管要求1.財務章必須存放在安全可靠的地方，如專門的保險柜或帶有鎖具的抽屜內(nèi)。2.保險柜或存放抽屜應設置單獨的密碼或鑰匙，密碼要定期更換，鑰匙要妥善保管，不得隨意交予他人。3.保管人員因特殊原因需要臨時離崗時，必須將財務章妥善存放，并告知相關人員。如離崗時間較長，應將財務章交接給指定的臨時保管人員，并辦理交接手續(xù)。4.嚴禁將財務章帶出公司辦公區(qū)域使用，如有特殊情況需要帶出，必須經(jīng)財務部門負責人和公司分管領導批準，并做好登記和跟蹤使用情況。四、財務章的擺放（一）日常擺放位置1.財務專用章平時應擺放在財務主管或總賬會計的辦公桌上，但必須處于上鎖狀態(tài)，只有保管人員本人能夠打開。2.發(fā)票專用章平時應擺放在負責發(fā)票開具人員的辦公桌上，同樣要處于上鎖狀態(tài)。（二）特殊情況下的擺放1.在財務結算業(yè)務辦理期間，如開具支票、匯票等，財務專用章應擺放在辦理業(yè)務的操作臺上，但在業(yè)務辦理間隙必須及時鎖好。2.當需要同時使用財務專用章和法人章進行銀行付款等重要財務操作時，應在確保安全的前提下，按照規(guī)定的操作流程，將兩枚印章擺放在合適的位置進行操作，操作完成后立即歸位保管。（三）定期檢查1.財務部門負責人應定期對財務章的擺放情況進行檢查，確保符合規(guī)定要求。檢查頻率至少每周一次。2.檢查內(nèi)容包括財務章是否存放在指定位置、是否處于安全保管狀態(tài)（如是否上鎖）等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題要及時記錄并督促保管人員整改，確保財務章擺放管理的規(guī)范和安全。五、財務章的使用（一）使用流程1.申請凡需要使用財務章的部門或個人，必須填寫《財務章使用申請表》，詳細說明使用財務章的事項、金額、用途等信息。申請表應由申請部門負責人簽字確認，并經(jīng)相關業(yè)務審批流程通過。2.審批《財務章使用申請表》提交給財務部門負責人進行審批，財務部門負責人應根據(jù)公司財務制度和實際情況，對申請事項進行審核。對于涉及重大資金支出或重要財務事項的財務章使用申請，還需報公司分管領導審批。3.蓋章經(jīng)審批通過的《財務章使用申請表》交予財務章保管人員。保管人員在確認申請表審批手續(xù)齊全后，按照規(guī)定的用途和要求在相關文件、票據(jù)上加蓋財務章，并在蓋章處簽字確認蓋章日期和蓋章事項。4.登記財務章保管人員應建立《財務章使用登記簿》，對每次財務章的使用情況進行詳細登記，包括使用日期、使用部門或個人、使用事項、金額、審批人等信息。登記應及時、準確、完整，以便于日后查詢和追溯。（二）使用限制1.嚴禁在空白支票、空白發(fā)票、空白收據(jù)等空白憑證上加蓋財務章。2.財務章的使用必須嚴格按照審批后的用途進行，不得擅自更改使用事項。3.未經(jīng)公司財務部門負責人和公司分管領導批準，任何人不得擅自使用財務章對外提供擔保、抵押等涉及公司重大財務風險的行為。（三）多人使用財務章的情況1.在某些業(yè)務場景下，可能需要多人共同使用財務章完成一項財務操作。例如，在開具金額較大的支票時，可能需要財務主管審核、出納蓋章等環(huán)節(jié)。2.對于多人使用財務章的情況，必須明確各環(huán)節(jié)的操作流程和責任人員，嚴格按照順序進行蓋章操作，并做好相應的記錄。3.在蓋章過程中，各責任人員應相互監(jiān)督，確保財務章的使用符合規(guī)定和業(yè)務要求。六、財務章的交接（一）交接原因1.財務章保管人員因工作調(diào)動、離職、休假等原因需要辦理交接手續(xù)。2.因公司內(nèi)部崗位調(diào)整，財務章保管職責發(fā)生變更。（二）交接流程1.交接準備原保管人員應在交接前對財務章進行全面檢查，確保財務章無損壞、無遺失，并清理好相關的使用記錄和文件。準備好《財務章交接清單》，清單應詳細列出財務章的名稱、數(shù)量、交接時間、交接雙方等信息。2.交接過程交接雙方應在公司財務部門負責人或其指定人員的監(jiān)督下進行交接。原保管人員應向新保管人員當面移交財務章實物，并逐一核對《財務章交接清單》上的內(nèi)容，確保交接物品與清單一致。新保管人員應認真檢查財務章的外觀、完整性等情況，如有疑問應及時提出并核實。交接雙方在《財務章交接清單》上簽字確認，監(jiān)督人也應簽字見證交接過程。3.交接后的事項交接完成后，新保管人員應按照本制度的要求重新設置財務章的保管方式和擺放位置等。財務部門負責人應及時更新財務章保管人員信息，并對交接情況進行跟蹤檢查，確保交接后的財務章管理工作正常開展。七、財務章的掛失與補辦（一）掛失情形1.發(fā)現(xiàn)財務章遺失、被盜或損壞時，保管人員應立即向財務部門負責人報告，并申請掛失。2.在掛失前，如因財務章遺失等原因可能導致公司財務風險或損失的，應及時采取相應的應急措施，如通知相關銀行、客戶等，防止風險擴大。（二）掛失流程1.保管人員填寫《財務章掛失申請表》，詳細說明財務章掛失的原因、時間、可能造成的影響等情況。2.《財務章掛失申請表》經(jīng)財務部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，財務部門應及時向公司內(nèi)部各相關部門發(fā)布財務章掛失通知，告知財務章掛失的情況及相關注意事項。（三）補辦流程1.在財務章掛失后，如需補辦財務章，保管人員應根據(jù)公司印章管理規(guī)定，向公司印章管理部門提交《財務章補辦申請表》，并附上相關證明材料。2.印章管理部門對補辦申請進行審核，審核通過后按照規(guī)定的程序重新刻制財務章。3.新刻制的財務章經(jīng)公司印章管理部門和財務部門共同驗收合格后，方可正式啟用。4.財務部門應及時更新財務章相關信息，包括在財務系統(tǒng)、銀行賬戶信息等中進行備案，并對新財務章的使用和保管按照本制度進行規(guī)范管理。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對財務章的擺放、使用、保管等情況進行審計監(jiān)督，檢查是否符合本制度的規(guī)定。2.審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題時，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保財務章管理工作規(guī)范有序。（二）日常檢查1.財務部門負責人應加強對財務章管理工作的日常檢查，除定期檢查財務章擺放情況外，還應不定期抽查財務章的使用記錄、審批手續(xù)等是否齊全合規(guī)。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時糾正，并對相關責任人進行批評教育或按照公司規(guī)定進行相應處罰。（三）責任追究1.對于因財務章管理不善導致公司資金損失、財務風險或其他不良后果的，將追究相關責任