電商公司電話卡管理制度VIP

電商公司電話卡管理制度總則目的為加強(qiáng)公司電話卡的管理，規(guī)范電話卡的使用行為，保障公司通信業(yè)務(wù)的正常開展，提高工作效率，降低通信成本，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電話卡由行政部門統(tǒng)一采購、發(fā)放、回收和管理。2.合理使用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作需要合理使用電話卡，確保通信費(fèi)用的合理性和必要性。3.成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低通信成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。電話卡的采購與發(fā)放采購流程1.需求調(diào)研：行政部門每年定期收集各部門對電話卡的使用需求，包括通話時(shí)長、流量需求等，并進(jìn)行分析和整理。2.供應(yīng)商選擇：根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，行政部門通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇合適的電話卡供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等因素。3.合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂電話卡采購合同，明確采購數(shù)量、價(jià)格、服務(wù)條款等內(nèi)容。4.采購執(zhí)行：行政部門按照合同約定，向供應(yīng)商采購電話卡，并確保電話卡的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。發(fā)放流程1.員工申請：員工根據(jù)工作需要，填寫電話卡申請表，注明所需電話卡的類型、數(shù)量等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批：部門負(fù)責(zé)人對員工的電話卡申請進(jìn)行審核，根據(jù)工作實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)申請。如申請獲批，部門負(fù)責(zé)人在申請表上簽字確認(rèn)。3.行政發(fā)放：行政部門根據(jù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的申請表，為員工發(fā)放電話卡，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括員工姓名、部門、電話卡類型、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等信息。電話卡的使用規(guī)范業(yè)務(wù)用途1.工作溝通：員工應(yīng)使用公司電話卡進(jìn)行與工作相關(guān)的電話溝通、短信發(fā)送等，確保工作信息的及時(shí)傳遞。2.客戶服務(wù)：涉及客戶服務(wù)的崗位，員工應(yīng)使用公司電話卡與客戶進(jìn)行溝通，解答客戶疑問，處理客戶投訴等。3.業(yè)務(wù)拓展：銷售人員應(yīng)使用公司電話卡進(jìn)行業(yè)務(wù)拓展，如電話營銷、客戶拜訪預(yù)約等。禁止行為1.私人使用：嚴(yán)禁員工將公司電話卡用于私人事務(wù)，如撥打私人電話、發(fā)送私人短信等。2.轉(zhuǎn)借他人：員工不得將公司電話卡轉(zhuǎn)借他人使用。3.違規(guī)充值：未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，員工不得擅自為公司電話卡充值。4.惡意欠費(fèi)：員工應(yīng)按時(shí)繳納電話卡費(fèi)用，避免因惡意欠費(fèi)導(dǎo)致公司通信服務(wù)中斷。使用要求1.保持暢通：員工應(yīng)確保公司電話卡處于正常使用狀態(tài)，保持手機(jī)暢通，以便及時(shí)接收工作信息和處理工作事務(wù)。2.規(guī)范用語：在使用公司電話卡與客戶或其他人員溝通時(shí)，員工應(yīng)使用文明、規(guī)范的語言，樹立公司良好形象。3.記錄保存：員工應(yīng)妥善保存與工作相關(guān)的電話記錄、短信記錄等，以備后續(xù)查詢和核對。電話卡費(fèi)用管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.套餐選擇：行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和員工工作實(shí)際情況，為員工選擇合適的電話卡套餐。套餐費(fèi)用應(yīng)在公司預(yù)算范圍內(nèi)，并確保滿足員工的工作通信需求。2.費(fèi)用上限：為控制通信成本，公司對員工每月的電話卡費(fèi)用設(shè)定上限。具體費(fèi)用上限標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工崗位性質(zhì)和工作需求確定，并在每年年初公布。費(fèi)用報(bào)銷1.報(bào)銷流程：員工每月應(yīng)及時(shí)收集電話卡費(fèi)用發(fā)票，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明電話卡號碼、費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷月份等信息，并附上發(fā)票原件。2.審核報(bào)銷：財(cái)務(wù)部門對員工的電話卡費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審核，核實(shí)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)報(bào)銷費(fèi)用超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)或存在其他問題，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。3.報(bào)銷支付：經(jīng)審核通過的電話卡費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行支付。費(fèi)用監(jiān)控1.定期統(tǒng)計(jì)：行政部門每月定期對公司電話卡的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括通話時(shí)長、流量使用量、費(fèi)用支出等，并生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.異常預(yù)警：行政部門對電話卡使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)某員工的電話卡費(fèi)用超出費(fèi)用上限或出現(xiàn)異常使用情況，應(yīng)及時(shí)向該員工發(fā)出預(yù)警通知，并要求其做出解釋。3.分析改進(jìn)：行政部門根據(jù)電話卡使用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表和異常預(yù)警信息，定期對公司電話卡使用情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化電話卡管理工作。電話卡的掛失與補(bǔ)辦掛失流程1.發(fā)現(xiàn)掛失：員工發(fā)現(xiàn)公司電話卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并提供電話卡號碼、丟失時(shí)間、丟失地點(diǎn)等相關(guān)信息。2.掛失登記：行政部門接到員工掛失報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行掛失登記，記錄掛失電話卡的相關(guān)信息，并通知電話卡供應(yīng)商對該電話卡進(jìn)行掛失處理。3.掛失通知：行政部門應(yīng)及時(shí)將電話卡掛失情況通知相關(guān)部門和人員，提醒他們注意防范因電話卡丟失可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)。補(bǔ)辦流程1.補(bǔ)辦申請：掛失電話卡的員工應(yīng)填寫電話卡補(bǔ)辦申請表，注明掛失電話卡號碼、補(bǔ)辦原因等信息，并提交行政部門。2.審批流程：行政部門對員工的電話卡補(bǔ)辦申請進(jìn)行審核，核實(shí)掛失情況的真實(shí)性。如申請獲批，行政部門在申請表上簽字確認(rèn)，并通知電話卡供應(yīng)商為員工補(bǔ)辦電話卡。3.領(lǐng)取新卡：員工憑行政部門批準(zhǔn)的補(bǔ)辦申請表到行政部門領(lǐng)取新的電話卡，并做好新卡的激活和使用工作。電話卡的回收與注銷回收情形1.員工離職：員工離職時(shí)，應(yīng)將公司發(fā)放的電話卡交回行政部門。行政部門在收到員工交回的電話卡后，應(yīng)進(jìn)行核實(shí)和登記，并辦理回收手續(xù)。2.崗位變動：員工崗位變動不再需要使用公司電話卡時(shí)，應(yīng)及時(shí)將電話卡交回行政部門。行政部門按照規(guī)定辦理回收手續(xù)。3.電話卡損壞或丟失無法使用：如員工的電話卡因損壞或丟失無法正常使用，且已辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)，原電話卡應(yīng)在補(bǔ)辦新卡后交回行政部門進(jìn)行回收。注銷流程1.回收確認(rèn)：行政部門對回收的電話卡進(jìn)行確認(rèn)，核實(shí)電話卡的完整性和可用性。如電話卡存在欠費(fèi)等問題，行政部門應(yīng)通知員工在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)清費(fèi)用。2.注銷申請：行政部門根據(jù)回收電話卡的情況，填寫電話卡注銷申請表，注明電話卡號碼、回收原因、注銷時(shí)間等信息，并提交電話卡供應(yīng)商。3.注銷執(zhí)行：電話卡供應(yīng)商根據(jù)行政部門提交的注銷申請表，對回收的電話卡進(jìn)行注銷處理，并將注銷結(jié)果反饋給行政部門。4.記錄存檔：行政部門將電話卡回收和注銷情況進(jìn)行記錄存檔，以備后續(xù)查詢和核對。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：行政部門負(fù)責(zé)對公司電話卡的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促員工整改。2.審計(jì)監(jiān)督：公司審計(jì)部門定期對電話卡管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查電話卡采購、發(fā)放、使用、費(fèi)用報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求?？己舜胧?.納入績效：將員工電話卡使用情況納入績效考核體系，對違反電話卡管理制度的員工進(jìn)行相應(yīng)的績效扣分。2.