江蘇檔案室管理制度

江蘇檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)江蘇檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于江蘇公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。（二）各部門檔案管理員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案室的要求，定期向檔案室移交檔案，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、報(bào)表、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。3.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。5.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.公司的工程檔案，如項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料等。7.公司的設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購合同、說明書、維修記錄等。8.公司的榮譽(yù)檔案，如獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證書等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，定期向檔案室移交。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案室，確保檔案的完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，如可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、工程管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放有序。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限是否合理。3.征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由兩人以上監(jiān)銷。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室指定地點(diǎn)查閱。3.外單位人員查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案室工作人員的陪同下查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用登記檔案室應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及內(nèi)容、利用目的等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的清晰、完整。2.建立檔案數(shù)字化副本的存儲(chǔ)體系，采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，確保數(shù)字化檔案的安全。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等。2.檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案借閱的有效管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在