建筑裝飾檔案館管理制度

建筑裝飾檔案館管理制度總則一、目的為加強建筑裝飾檔案館的管理，規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本公司建筑裝飾項目相關檔案的管理，包括但不限于設計圖紙、施工資料、驗收文件等。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：建筑裝飾檔案館實行統(tǒng)一管理，由專人負責檔案的日常管理工作。2.完整準確原則：檔案的收集、整理、保管和利用應確保檔案的完整性和準確性，不得遺漏或篡改。3.安全保密原則：檔案的保管應采取必要的安全措施，確保檔案的安全保密，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.便于利用原則：檔案的管理應注重方便利用，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供及時、準確的檔案信息服務。四、管理機構(gòu)及職責1.管理機構(gòu)公司設立建筑裝飾檔案館，負責檔案的管理工作。檔案館設館長一名，副館長一名，檔案管理員若干名。2.職責分工（1）館長①全面負責建筑裝飾檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度。②組織開展檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用。③協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，定期向上級領導匯報檔案管理工作情況。（2）副館長①協(xié)助館長開展檔案管理工作，具體負責檔案管理工作計劃的制定和實施。②組織開展檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，指導檔案管理員的業(yè)務工作。③負責檔案的鑒定、銷毀和統(tǒng)計等工作，定期對檔案管理工作進行總結(jié)和評估。（3）檔案管理員①具體負責檔案的收集、整理、保管、利用和移交等工作，確保檔案的安全、完整和有效利用。②按照檔案管理的要求，對檔案進行分類、編號、立卷和歸檔等工作，建立檔案目錄和索引。③負責檔案的借閱、復制和歸還等工作，嚴格遵守檔案借閱制度，確保檔案的安全保密。④定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案的損壞、丟失等問題，確保檔案的安全保管。檔案的收集一、收集范圍1.建筑裝飾項目的設計圖紙、施工圖紙、變更圖紙等設計文件。2.建筑裝飾項目的施工合同、施工組織設計、施工方案、施工日志等施工資料。3.建筑裝飾項目的驗收報告、質(zhì)量檢驗報告、竣工驗收報告等驗收文件。4.建筑裝飾項目的材料、設備采購合同、質(zhì)量證明文件、驗收報告等材料設備文件。5.建筑裝飾項目的其他相關文件，如會議紀要、往來函件、備忘錄等。二、收集時間1.設計文件：在設計單位完成設計工作后，及時收集設計圖紙、設計說明等設計文件。2.施工資料：在施工過程中，按照施工進度及時收集施工日志、施工記錄、檢驗批驗收記錄等施工資料。3.驗收文件：在項目竣工驗收后，及時收集驗收報告、質(zhì)量檢驗報告等驗收文件。4.材料設備文件：在材料設備采購合同簽訂后，及時收集質(zhì)量證明文件、驗收報告等材料設備文件。5.其他相關文件：在文件形成后，及時收集并歸檔。三、收集要求1.齊全完整：檔案的收集應確保齊全完整，不得遺漏或缺失任何重要文件。2.真實準確：檔案的收集應確保真實準確，不得篡改或偽造任何文件。3.規(guī)范有序：檔案的收集應按照規(guī)定的格式和要求進行，確保檔案的規(guī)范有序。4.及時有效：檔案的收集應及時有效，不得拖延或積壓任何文件。四、收集方式1.主動收集：檔案管理員應主動與設計單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關單位聯(lián)系，及時收集檔案資料。2.被動接收：相關單位應按照規(guī)定的時間和要求，將檔案資料移交至建筑裝飾檔案館。3.網(wǎng)絡傳輸：對于一些電子檔案，可以通過網(wǎng)絡傳輸?shù)姆绞竭M行收集。檔案的整理一、整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案的內(nèi)容和形式，進行分類、編號、立卷和歸檔。3.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、分類方法1.按照檔案的內(nèi)容和形式，將檔案分為設計檔案、施工檔案、驗收檔案、材料設備檔案等。2.按照檔案的年度、項目、類別等進行分類編號，確保檔案的唯一性和可檢索性。三、立卷要求1.立卷應根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式，將相關的文件材料組合在一起，形成一個案卷。2.案卷的封面應注明案卷的名稱、編號、年度、項目等信息，案卷的脊背應注明案卷的編號和名稱。3.案卷內(nèi)的文件材料應按照一定的順序排列，如按照時間順序、重要程度順序等。4.案卷內(nèi)的文件材料應裝訂整齊，不得有破損、缺頁等現(xiàn)象。四、歸檔程序1.檔案管理員對收集到的檔案資料進行初步整理，按照分類方法和立卷要求進行分類、編號、立卷和歸檔。2.檔案管理員對歸檔的檔案進行審核，確保檔案的齊全完整、真實準確、規(guī)范有序。3.檔案管理員將審核通過的檔案移交至檔案館的檔案室進行保管。檔案的保管一、保管條件1.建筑裝飾檔案館應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等保管條件，確保檔案的安全保管。2.檔案館的檔案室應設置專門的檔案柜、檔案架等保管設施，按照檔案的分類和編號進行存放。3.檔案館應配備必要的檔案管理軟件和設備，如計算機、掃描儀、復印機等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。二、保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管的責任人和保管要求，定期對檔案進行檢查和維護。2.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如備份、異地存放等，確保檔案的安全可靠。3.加強對檔案庫房的管理，嚴禁無關人員進入檔案庫房，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.定期對檔案進行清理和鑒定，對已過保管期限的檔案進行銷毀或移交，確保檔案的價值和利用效率。三、借閱利用1.檔案的借閱應遵循“誰借閱、誰負責”的原則，借閱人應填寫借閱登記表，注明借閱的檔案名稱、借閱時間、借閱用途等信息。2.借閱檔案的期限一般為10個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案的人員應愛護檔案，不得損壞、涂改或丟失檔案，如有損壞、涂改或丟失，應承擔相應的賠償責任。4.檔案的利用應遵循“服務生產(chǎn)、服務管理、服務決策”的原則，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等提供及時、準確的檔案信息服務。檔案的移交一、移交范圍1.建筑裝飾項目完成后，將該項目的全部檔案資料移交至公司檔案管理部門。2.公司內(nèi)部部門之間的檔案移交，按照規(guī)定的程序和要求進行移交。二、移交時間1.建筑裝飾項目完成后，應在30個工作日內(nèi)將該項目的全部檔案資料移交至公司檔案管理部門。2.公司內(nèi)部部門之間的檔案移交，應在規(guī)定的時間內(nèi)完成移交手續(xù)。三、移交要求1.齊全完整：移交的檔案應確保齊全完整，不得遺漏或缺失任何重要文件。2.真實準確：移交的檔案應確保真實準確，不得篡改