印章證件使用管理制度

印章證件使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司印章和證件的管理，規(guī)范印章和證件的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。3.印章和證件定義印章：包括公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章、部門章等具有法律效力的印章。證件：包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等各類公司證件。二、印章管理1.印章的刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將印章登記備案，并將印章交由專人保管。2.印章的保管公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法人章由行政部門指定專人保管，部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得將印章隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)印章保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，詳細(xì)記錄印章的使用日期、使用部門、使用事由、批準(zhǔn)人等信息。3.印章的使用使用流程用印申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱及份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。將《印章使用申請(qǐng)表》提交給部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)，并簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印申請(qǐng)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，并簽字批準(zhǔn)。印章保管人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在印章使用登記簿上進(jìn)行登記。使用要求印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。用印文件必須是已經(jīng)審核批準(zhǔn)的正式文件，不得在空白紙張、介紹信、合同等文件上加蓋印章。印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。嚴(yán)禁在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，為外單位或個(gè)人加蓋公司印章。4.印章的停用與銷毀因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，印章保管部門應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，將停用印章交回行政部門。行政部門對(duì)停用印章進(jìn)行登記備案后，應(yīng)及時(shí)組織銷毀。銷毀印章時(shí)，應(yīng)至少有兩名印章保管人員在場，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息。三、證件管理1.證件的辦理公司各類證件的辦理由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)相關(guān)部門的要求和公司實(shí)際情況，準(zhǔn)備齊全所需材料，填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表，并按照規(guī)定的流程辦理證件。在辦理證件過程中，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保證件辦理工作順利進(jìn)行。2.證件的保管公司各類證件由行政部門指定專人保管，建立證件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄證件名稱、頒發(fā)機(jī)關(guān)、有效期、領(lǐng)取時(shí)間、保管人員等信息。證件保管人員應(yīng)妥善保管證件，不得將證件隨意放置或交予他人代管。如因特殊原因需要委托他人代管，應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.證件的使用使用流程用證申請(qǐng)人填寫《證件使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用證事由、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。將《證件使用申請(qǐng)表》提交給行政部門負(fù)責(zé)人審核，行政部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)用證事項(xiàng)進(jìn)行審核，確保用證事項(xiàng)合法合規(guī)，并簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或重要場合的用證申請(qǐng)，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查用證事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性，并簽字批準(zhǔn)。證件保管人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的《證件使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后，將證件交予用證申請(qǐng)人，并在證件使用登記簿上進(jìn)行登記。使用要求證件使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法目的。用證申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管證件，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造證件。如因保管不善導(dǎo)致證件丟失、損壞，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。證件使用完畢后，用證申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將證件歸還行政部門，并在證件使用登記簿上簽字確認(rèn)。4.證件的年檢與換證行政部門應(yīng)定期關(guān)注公司各類證件的年檢和換證時(shí)間，提前準(zhǔn)備好所需材料，按照規(guī)定的流程辦理年檢和換證手續(xù)。在辦理年檢和換證手續(xù)過程中，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保年檢和換證工作順利進(jìn)行。四、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章和證件的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保印章和證件的使用符合本制度的規(guī)定。2.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用印章和證件的行為，行政部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.公司員工有權(quán)對(duì)印章和證件的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，可