公司會(huì)議資料管理制度

公司會(huì)議資料管理制度總則一、目的為規(guī)范公司會(huì)議資料的管理，確保會(huì)議資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高會(huì)議效率和決策質(zhì)量，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有會(huì)議資料的管理，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門會(huì)議等各類會(huì)議。三、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司所有會(huì)議資料由人事行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，確保資料的集中存儲(chǔ)和有效利用。2.保密原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的會(huì)議資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員。3.及時(shí)更新原則：會(huì)議資料應(yīng)及時(shí)更新，確保其反映最新的會(huì)議內(nèi)容和決策。4.便捷使用原則：會(huì)議資料應(yīng)便于查閱和使用，為公司員工提供高效的信息支持。四、管理職責(zé)1.人事行政部負(fù)責(zé)會(huì)議資料的收集、整理、歸檔和保管工作。制定會(huì)議資料的管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。提供會(huì)議資料的查閱和借閱服務(wù)，確保資料的安全和完整。負(fù)責(zé)會(huì)議資料的備份和存檔工作，防止資料丟失或損壞。2.會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議程、會(huì)議文件、會(huì)議材料等。確保會(huì)議資料的準(zhǔn)確性和完整性，提前將資料發(fā)送給參會(huì)人員。協(xié)助人事行政部進(jìn)行會(huì)議資料的歸檔和保管工作。3.參會(huì)人員負(fù)責(zé)按時(shí)領(lǐng)取和閱讀會(huì)議資料，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。遵守會(huì)議資料的保密規(guī)定，不得私自復(fù)制、傳播或泄露會(huì)議資料。會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料歸還人事行政部或按照規(guī)定進(jìn)行處理。會(huì)議資料的收集與整理一、收集范圍1.會(huì)議議程：包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議議程等。2.會(huì)議文件：包括會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議文件、提案文件等。3.會(huì)議材料：包括會(huì)議相關(guān)的報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表、圖片等。二、收集方式1.會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議召開前，將會(huì)議資料收集齊全，并發(fā)送給人事行政部進(jìn)行整理。2.人事行政部應(yīng)及時(shí)接收會(huì)議資料，并進(jìn)行登記和編號(hào)，確保資料的唯一性和可追溯性。3.對(duì)于臨時(shí)召開的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)議資料收集整理，并提交給人事行政部進(jìn)行歸檔。三、整理要求1.會(huì)議資料應(yīng)按照會(huì)議類型、會(huì)議時(shí)間等進(jìn)行分類整理，便于查閱和使用。2.會(huì)議資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案，同時(shí)保留紙質(zhì)檔案。3.會(huì)議資料的整理應(yīng)做到準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏或篡改任何信息。4.對(duì)于重要的會(huì)議資料，應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止資料被非法訪問或篡改。會(huì)議資料的歸檔與保管一、歸檔范圍1.已完成的會(huì)議資料，包括會(huì)議議程、會(huì)議文件、會(huì)議材料等。2.正在進(jìn)行的會(huì)議資料，包括會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議文件等。3.歷史會(huì)議資料，包括公司歷年的會(huì)議資料、重要會(huì)議的資料等。二、歸檔時(shí)間1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織部門應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議資料提交給人事行政部進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于重要的會(huì)議資料，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行歸檔，不得拖延。3.人事行政部應(yīng)在收到會(huì)議資料后的5個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。三、歸檔要求1.會(huì)議資料應(yīng)按照歸檔范圍進(jìn)行分類歸檔，建立檔案目錄，便于查閱和使用。2.會(huì)議資料的歸檔應(yīng)做到規(guī)范、整齊、有序，不得隨意堆放或丟失。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.人事行政部應(yīng)建立檔案管理制度，明確檔案的保管期限、借閱權(quán)限等，確保檔案的安全和完整。會(huì)議資料的借閱與使用一、借閱范圍1.公司內(nèi)部員工，包括管理層、部門負(fù)責(zé)人、普通員工等。2.外部合作伙伴，如供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。二、借閱流程1.借閱人應(yīng)填寫《會(huì)議資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱人將《會(huì)議資料借閱申請(qǐng)表》提交給人事行政部，人事行政部審核通過(guò)后，將會(huì)議資料借給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還會(huì)議資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.人事行政部應(yīng)建立會(huì)議資料借閱登記制度，記錄借閱人的姓名、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，便于管理和查詢。三、使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管會(huì)議資料，不得損壞、丟失或私自復(fù)制。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的使用范圍內(nèi)使用會(huì)議資料，不得將資料用于未經(jīng)授權(quán)的用途。3.人事行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議資料的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。會(huì)議資料的更新與銷毀一、更新要求1.對(duì)于已發(fā)生變更的會(huì)議資料，會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)通知人事行政部進(jìn)行更新。2.人事行政部應(yīng)定期對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)資料過(guò)期或內(nèi)容變更的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。3.會(huì)議資料的更新應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保資料的有效性。二、銷毀要求1.對(duì)于已過(guò)期或無(wú)保存價(jià)值的會(huì)議資料，人事行政部應(yīng)提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀會(huì)議資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取安全可靠的銷毀方式，防