票據與憑證管理制度

票據與憑證管理制度一、總則1.目的為加強公司票據與憑證管理，規(guī)范票據與憑證的使用、保管、傳遞及核銷流程，確保公司財務信息的真實、準確、完整，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經濟業(yè)務活動中涉及的各類票據與憑證的管理。3.基本原則合法性原則：票據與憑證的取得、使用、保管等應符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。真實性原則：票據與憑證所記錄的經濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內容完整、準確。及時性原則：及時取得、填制、傳遞和保管票據與憑證，不得積壓、延誤。安全性原則：確保票據與憑證的安全，防止丟失、損毀、被盜用等情況發(fā)生。二、票據管理1.票據種類發(fā)票：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。收據：包括公司自制收據、財政監(jiān)制收據等。支票：包括現(xiàn)金支票、轉賬支票等。匯票：包括銀行匯票、商業(yè)匯票等。其他票據：如銀行本票、信用證等。2.票據的購買財務部指定專人負責票據的購買工作。購買票據時，應根據公司業(yè)務需求，填寫票據購買申請表，經財務負責人審批后，到稅務機關或其他相關部門辦理購買手續(xù)。購買票據時，應核對票據的種類、號碼、數(shù)量等信息，確保票據的真實性和完整性。3.票據的領用各部門需要使用票據時，應填寫票據領用申請表，注明領用票據的種類、數(shù)量、用途等信息，經部門負責人審批后，到財務部領取。財務部應建立票據領用登記簿，詳細記錄票據的領用日期、領用部門、領用人、票據種類、數(shù)量、號碼等信息。領用人應在票據領用登記簿上簽字確認，確保票據的安全和完整。4.票據的使用票據使用人員應按照規(guī)定的格式和內容正確填寫票據，確保票據內容真實、準確、完整。填寫票據時，應使用藍黑墨水或碳素墨水，不得使用圓珠筆、鉛筆等填寫。票據的各項內容應填寫齊全，不得遺漏、涂改。如填寫錯誤，應按照規(guī)定的方法進行更正，并在更正處加蓋預留銀行印鑒。開具發(fā)票時，應按照稅務機關的規(guī)定，如實開具發(fā)票的各項內容，不得虛開發(fā)票。票據使用完畢后，應及時將存根聯(lián)、記賬聯(lián)等整理好，交回財務部核銷。5.票據的保管財務部應設立專門的票據保管柜，對票據進行分類存放，確保票據的安全和完整。票據保管人員應定期對票據進行盤點，核對票據的種類、數(shù)量、號碼等信息，確保賬實相符。票據保管人員應妥善保管票據的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等，按照規(guī)定的期限進行保存，不得擅自銷毀。如發(fā)現(xiàn)票據丟失、損毀、被盜用等情況，應及時報告財務部負責人，并采取相應的措施進行處理。6.票據的核銷票據使用人員應在票據使用完畢后，及時將存根聯(lián)、記賬聯(lián)等整理好，交回財務部核銷。財務部應按照規(guī)定的程序對票據進行核銷，核對票據的種類、數(shù)量、號碼、金額等信息，確保票據的真實性和完整性。核銷后的票據應加蓋“已核銷”章，并妥善保管。7.票據的作廢如因填寫錯誤、業(yè)務取消等原因需要作廢票據時，應在票據上加蓋“作廢”章，并將作廢票據的各聯(lián)次完整保存。作廢票據的存根聯(lián)、記賬聯(lián)等應與其他已使用的票據一并交回財務部核銷。不得將作廢票據撕毀或丟棄，防止造成財務信息的丟失。三、憑證管理1.憑證種類原始憑證：包括發(fā)票、收據、入庫單、出庫單、報銷單、借款單等。記賬憑證：包括收款憑證、付款憑證、轉賬憑證等。2.原始憑證的取得公司在經濟業(yè)務活動中，應按照規(guī)定取得合法、有效的原始憑證。取得的原始憑證應具備以下內容：憑證的名稱、填制日期、填制單位名稱或填制人姓名、經辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業(yè)務內容、數(shù)量、單價和金額等。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。3.原始憑證的審核財務部應指定專人對原始憑證進行審核，確保原始憑證的真實性、合法性、完整性和準確性。審核原始憑證時，應重點審核以下內容：原始憑證的內容是否完整，各項手續(xù)是否齊全。原始憑證所記錄的經濟業(yè)務是否真實發(fā)生，是否符合公司的財務制度和相關規(guī)定。原始憑證的金額計算是否正確，大小寫金額是否一致。原始憑證的填制日期是否合理，是否與經濟業(yè)務發(fā)生的時間相符。原始憑證的印章是否齊全，是否與填制單位名稱一致。如發(fā)現(xiàn)原始憑證存在問題，應及時與相關部門或人員聯(lián)系，要求其更正或補充。如原始憑證不符合規(guī)定，不得作為記賬憑證的依據。4.記賬憑證的填制財務部應根據審核無誤的原始憑證填制記賬憑證。記賬憑證應具備以下內容：憑證編號、填制日期、經濟業(yè)務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或蓋章。填制記賬憑證時，應按照會計制度的規(guī)定，正確使用會計科目，確保會計分錄的準確性。記賬憑證的摘要應簡明扼要，能夠準確反映經濟業(yè)務的內容。記賬憑證應連續(xù)編號，不得跳號、重號。記賬憑證應根據原始憑證的內容進行填制，不得將不同內容和類別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。5.記賬憑證的審核財務部應指定專人對記賬憑證進行審核，確保記賬憑證的準確性、完整性和合規(guī)性。審核記賬憑證時，應重點審核以下內容：記賬憑證的內容是否完整，各項手續(xù)是否齊全。記賬憑證的會計分錄是否正確，是否符合會計制度的規(guī)定。記賬憑證的金額計算是否正確，與所附原始憑證的金額是否一致。記賬憑證的摘要是否簡明扼要，能夠準確反映經濟業(yè)務的內容。記賬憑證的編號是否連續(xù)，有無重號、漏號現(xiàn)象。記賬憑證所附原始憑證的張數(shù)是否與記賬憑證上注明的張數(shù)一致，原始憑證是否齊全、合法、有效。如發(fā)現(xiàn)記賬憑證存在問題，應及時與填制人員聯(lián)系，要求其更正或補充。如記賬憑證不符合規(guī)定，不得登記入賬。6.憑證的裝訂每月終了，財務部應將審核無誤的記賬憑證及所附原始憑證進行裝訂。裝訂憑證時，應按照憑證的編號順序排列，確保憑證的連續(xù)性和完整性。憑證裝訂應牢固、整齊，不得有缺頁、掉頁現(xiàn)象。憑證裝訂后，應在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在封面上簽名或蓋章。7.憑證的保管財務部應設立專門的憑證保管柜，對裝訂成冊的憑證進行分類存放，確保憑證的安全和完整。憑證保管人員應定期對憑證進行盤點，核對憑證的種類、數(shù)量、起止日期等信息，確保賬實相符。憑證保管人員應妥善保管憑證，按照規(guī)定的期限進行保存，不得擅自銷毀。如因工作需要查閱憑證時，應辦理查閱手續(xù)，經財務負責人批準后，方可查閱。查閱完畢后，應及時歸還憑證保管人員。8.憑證的銷毀憑證保管期滿后，需要銷毀時，應按照規(guī)定的程序進行審批。由財務部提出銷毀申請，填寫憑證銷毀申請表，注明憑證的種類、數(shù)量、起止日期等信息，經財務負責人審核后，報公司主管領導審批。經批準后，由財務部指定專人負責銷毀憑證。銷毀憑證時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保憑證的內容無法恢復。銷毀憑證時，應指定專人進行監(jiān)督，并在憑證銷毀清單上簽字確認。憑證銷毀清單應妥善保存，以備查考。四、票據與憑證的傳遞1.傳遞原則票據與憑證的傳遞應遵循及時、準確、安全的原則，確保財務信息的順暢流通。各部門應按照規(guī)定的流程和時間要求，及時將票據與憑證傳遞給相關部門或人員。2.傳遞流程業(yè)務部門在經濟業(yè)務發(fā)生后，應及時取得相關票據與憑證，并按照規(guī)定進行整理、粘貼。業(yè)務部門將整理好的票據與憑證交至本部門負責人審核簽字后，傳遞給財務部。財務部收到業(yè)務部門傳遞的票據與憑證后，應按照規(guī)定進行審核。如審核無誤，在票據與憑證上加蓋“已審核”章，并進行相應的賬務處理；如審核發(fā)現(xiàn)問題，應及時與業(yè)務部門聯(lián)系，要求其更正或補充。財務部在完成賬務處理后，將記賬憑證及所附原始憑證進行裝訂，并按照規(guī)定進行保管。如因工作需要，票據與憑證需要在公司內部其他部門之間傳遞時，應填寫票據與憑證傳遞單，注明傳遞的部門、時間、內容等信息，經相關部門負責人簽字確認后，進行傳遞。3.傳遞時間要求業(yè)務部門應在經濟業(yè)務發(fā)生后的[X]個工作日內，將票據與憑證傳遞給財務部。財務部應在收到業(yè)務部門傳遞的票據與憑證后的[X]個工作日內，完成審核及賬務處理工作。如遇特殊情況需要延長傳遞時間的，應提前向相關部門說明原因，并取得同意。五、監(jiān)督與檢查1.內部監(jiān)督財務部應定期對公司票據與憑證的管理情況進行內部檢查，確保制度的執(zhí)行情況符合要求。內部檢查的內容包括票據與憑證的購買、領用、使用、保管、核銷等環(huán)節(jié)的管理情況，以及記賬憑證的填制、審核、裝訂、保管等情況。