保潔用品管理制度VIP

保潔用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司保潔用品的管理，規(guī)范保潔用品的采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等流程，確保保潔用品的合理使用和有效管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及保潔用品使用的部門及人員。（三）管理原則1.按需配置原則：根據(jù)公司各區(qū)域的清潔任務(wù)和頻次，合理配置保潔用品，避免浪費。2.規(guī)范操作原則：明確保潔用品采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，確保流程順暢。3.成本控制原則：在滿足清潔需求的前提下，嚴格控制保潔用品的采購成本，提高使用效率。4.監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機制，確保保潔用品管理制度的嚴格執(zhí)行。二、職責分工（一）行政部門1.負責制定保潔用品采購計劃，根據(jù)各部門的需求及庫存情況，匯總編制年度、季度和月度采購計劃。2.負責保潔用品的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保所采購的保潔用品符合質(zhì)量要求。3.負責保潔用品的驗收入庫工作，對采購的保潔用品進行數(shù)量、質(zhì)量等方面的檢驗，合格后方可辦理入庫手續(xù)。4.負責建立保潔用品庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。5.負責保潔用品的發(fā)放管理，根據(jù)各部門的實際需求，及時、準確地發(fā)放保潔用品。（二）使用部門1.負責本部門保潔用品的日常使用管理，制定合理的使用計劃，提高保潔用品的使用效率。2.負責本部門保潔用品的領(lǐng)用和保管，指定專人負責領(lǐng)用和管理工作，確保保潔用品的安全存放和正確使用。3.定期對本部門保潔用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時向行政部門反饋使用過程中出現(xiàn)的問題。（三）財務(wù)部門1.負責審核保潔用品采購計劃和費用報銷，確保采購費用的合理性和合規(guī)性。2.負責對保潔用品的采購成本進行核算和分析，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門1.負責對保潔用品管理制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的清潔任務(wù)和實際需求，于每月末填寫《保潔用品需求申請表》，詳細列出所需保潔用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的需求申請表后，結(jié)合庫存情況，編制次月的保潔用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.年度采購計劃應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展規(guī)劃、人員變動情況以及清潔任務(wù)的變化等因素進行制定。行政部門應(yīng)在每年年末對下一年度的保潔用品需求進行預(yù)測，編制年度采購計劃，報公司領(lǐng)導審批后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇1.行政部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商。2.對新供應(yīng)商，行政部門應(yīng)進行實地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等情況，并索取相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。3.將考察合格的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進行評估和考核，對于不符合要求的供應(yīng)商及時淘汰，補充新的合格供應(yīng)商。（三）采購合同簽訂1.行政部門根據(jù)采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進行采購談判，確定采購價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同簽訂后，行政部門應(yīng)及時將合同副本交財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門進行付款審核和核算。（四）采購實施1.行政部門根據(jù)采購合同的約定，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求按時、按質(zhì)、按量交貨。行政部門應(yīng)安排專人負責接收貨物，并對貨物的數(shù)量、質(zhì)量等進行驗收。3.如發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量不符、質(zhì)量不合格等問題，行政部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商予以解決。如供應(yīng)商無法解決或拒絕解決，行政部門有權(quán)按照合同約定扣除相應(yīng)貨款或要求供應(yīng)商承擔違約責任。四、庫存管理（一）入庫管理1.保潔用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與采購合同和采購訂單一致。2.驗收合格的保潔用品，倉庫管理人員應(yīng)填寫《保潔用品入庫單》，詳細記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并簽字確認。3.將入庫的保潔用品按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，擺放整齊，并建立相應(yīng)的標識牌，注明物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，便于查找和管理。（二）庫存盤點1.行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對保潔用品進行盤點，每月至少進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。2.盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對庫存物品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，注明差異情況及原因。3.根據(jù)盤點結(jié)果，編制《保潔用品庫存盤點報告》，詳細說明盤點情況、差異原因及處理建議。盤點報告經(jīng)倉庫管理人員簽字確認后，報行政部門負責人審核。4.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈或盤虧情況，行政部門應(yīng)及時進行調(diào)查處理。屬于正常損耗或誤差的，應(yīng)調(diào)整庫存賬目；屬于人為原因造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責任。（三）庫存安全管理1.保潔用品倉庫應(yīng)保持通風良好、干燥、整潔，避免陽光直射和潮濕環(huán)境對保潔用品造成損壞。2.倉庫內(nèi)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.嚴格限制無關(guān)人員進入保潔用品倉庫，倉庫管理人員應(yīng)妥善保管倉庫鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.對易燃易爆、有毒有害等危險化學品類的保潔用品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應(yīng)的安全防護措施，確保儲存安全。五、發(fā)放管理（一）領(lǐng)用流程1.各部門如需領(lǐng)用保潔用品，應(yīng)指定專人填寫《保潔用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息，并簽字確認。2.將《保潔用品領(lǐng)用申請表》提交至行政部門倉庫管理人員處。倉庫管理人員根據(jù)庫存情況和申請數(shù)量進行審核，如庫存充足，予以發(fā)放；如庫存不足，應(yīng)及時通知行政部門采購人員補貨，并告知領(lǐng)用部門預(yù)計到貨時間。3.經(jīng)審核同意后，倉庫管理人員按照申請表上的信息發(fā)放保潔用品，并在《保潔用品領(lǐng)用記錄表》上記錄領(lǐng)用日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，雙方簽字確認。（二）發(fā)放標準1.行政部門應(yīng)根據(jù)各部門的清潔任務(wù)和實際需求，制定合理的保潔用品發(fā)放標準。發(fā)放標準應(yīng)明確不同區(qū)域、不同崗位保潔用品的種類、規(guī)格、數(shù)量及發(fā)放周期等。2.在發(fā)放保潔用品時，倉庫管理人員應(yīng)嚴格按照發(fā)放標準進行發(fā)放，不得超標準發(fā)放或隨意發(fā)放。如因特殊情況需要調(diào)整發(fā)放標準，應(yīng)經(jīng)行政部門負責人批準。（三）退庫管理1.已領(lǐng)用但未使用完的保潔用品，如因部門人員變動、清潔任務(wù)調(diào)整等原因不再需要使用的，應(yīng)及時辦理退庫手續(xù)。2.退庫時，領(lǐng)用部門應(yīng)填寫《保潔用品退庫申請表》，注明退庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退庫原因等信息，并簽字確認。3.將《保潔用品退庫申請表》和退庫物品一并提交至行政部門倉庫管理人員處。倉庫管理人員對退庫物品進行驗收，如物品完好無損、數(shù)量無誤，予以辦理退庫手續(xù)，并在《保潔用品領(lǐng)用記錄表》上記錄退庫日期、物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、退庫部門、退庫人等信息，雙方簽字確認。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.保潔人員應(yīng)按照規(guī)定的使用方法和操作流程使用保潔用品，確保保潔用品的正確使用，避免浪費和損壞。2.在使用保潔用品過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或使用效果不佳，應(yīng)及時向行政部門反饋，以便及時處理。3.嚴禁將保潔用品挪作他用或私自外借，如有違反，將追究相關(guān)人員的責任。（二）使用培訓1.行政部門應(yīng)定期組織保潔人員進行保潔用品使用培訓，培訓內(nèi)容包括保潔用品的種類、性能、使用方法、注意事項等。2.通過培訓，使保潔人員熟悉各種保潔用品的特點和使用規(guī)范，提高保潔人員的操作技能和服務(wù)水平。3.培訓結(jié)束后，應(yīng)對保潔人員進行考核，考核合格后方可上崗作業(yè)。七、核銷管理（一）定期核銷1.行政部門倉庫管理人員應(yīng)每月對保潔用品的發(fā)放和使用情況進行統(tǒng)計和核銷。根據(jù)《保潔用品領(lǐng)用記錄表》和《保潔用品使用登記表》，核對各部門領(lǐng)用和使用保潔用品的數(shù)量是否一致。2.編制《保潔用品月度核銷報表》，詳細列出各部門領(lǐng)用、使用、庫存數(shù)量及差異情況等信息。報表經(jīng)倉庫管理人員簽字確認后，報行政部門負責人審核。3.行政部門負責人對《保潔用品月度核銷報表》進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，并督促相關(guān)部門進行整改。審核通過后，將報表提交至財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。（二）年度總核銷1.每年年末，行政部門應(yīng)對全年的保潔用品采購、發(fā)放、使用及庫存情況進行全面盤點和總核銷。2.根據(jù)全年的《保潔用品月度核銷報表》、采購發(fā)票、入庫單、領(lǐng)用申請表等資料，編制《保潔用品年度核銷報告》，總結(jié)全年保潔用品的管理情況，分析成本支出和使用效率等指標。3.《保潔用品年度核銷報告》經(jīng)行政部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后，作為公司下一年度保潔用品管理工作的參考依據(jù)。八、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對保潔用品的采購、儲存、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項管理制度的嚴格執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、庫存管理情況、發(fā)放管理情況、使用管理情況及核銷管理情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，行政部門應(yīng)進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核