保潔招標(biāo)管理制度VIP

保潔招標(biāo)管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司保潔服務(wù)招標(biāo)工作，確保選擇優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的保潔服務(wù)供應(yīng)商，提高公司保潔服務(wù)質(zhì)量，降低成本，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有保潔服務(wù)項(xiàng)目的招標(biāo)活動(dòng)。3.基本原則公平、公正、公開原則。招標(biāo)過程應(yīng)遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等的機(jī)會(huì)參與投標(biāo)，評(píng)標(biāo)過程應(yīng)公正透明，結(jié)果應(yīng)公開。擇優(yōu)選擇原則。綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、業(yè)績(jī)、服務(wù)方案、價(jià)格等因素，選擇最能滿足公司需求的供應(yīng)商。成本效益原則。在保證保潔服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，實(shí)現(xiàn)成本效益最大化。二、職責(zé)分工1.招標(biāo)工作小組成立由公司采購(gòu)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的招標(biāo)工作小組。負(fù)責(zé)制定招標(biāo)方案、發(fā)布招標(biāo)公告、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)等工作。2.采購(gòu)部門作為招標(biāo)工作的牽頭部門，負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的整體組織和協(xié)調(diào)。審核供應(yīng)商資質(zhì)，收集、整理、分析投標(biāo)文件。與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂保潔服務(wù)合同。3.使用部門提出保潔服務(wù)需求，明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。參與評(píng)標(biāo)工作，對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)方案和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估。4.財(cái)務(wù)部門參與招標(biāo)方案的制定，提供財(cái)務(wù)預(yù)算和成本控制方面的意見。審核投標(biāo)報(bào)價(jià)，協(xié)助評(píng)估供應(yīng)商的價(jià)格合理性。5.法務(wù)部門對(duì)招標(biāo)過程中的法律文件進(jìn)行審核，確保招標(biāo)活動(dòng)合法合規(guī)。協(xié)助處理招標(biāo)過程中的法律糾紛。三、招標(biāo)流程1.需求調(diào)研與方案制定采購(gòu)部門會(huì)同使用部門對(duì)公司保潔服務(wù)需求進(jìn)行全面調(diào)研，了解保潔區(qū)域、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)頻次、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等詳細(xì)信息。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，制定招標(biāo)方案，明確招標(biāo)方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)等）、招標(biāo)范圍、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間安排等內(nèi)容。2.招標(biāo)公告發(fā)布在公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、采購(gòu)平臺(tái)等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公告應(yīng)包括招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)范圍、供應(yīng)商資格要求、報(bào)名時(shí)間、投標(biāo)截止時(shí)間、開標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等信息。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格預(yù)審，要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、人員配置等相關(guān)資料。3.投標(biāo)文件接收與整理采購(gòu)部門接收潛在供應(yīng)商的投標(biāo)文件，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行整理和編號(hào)。檢查投標(biāo)文件的完整性，包括投標(biāo)函、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)清單、資質(zhì)證明文件等。4.開標(biāo)招標(biāo)工作小組按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會(huì)議。開標(biāo)時(shí)，由采購(gòu)部門工作人員當(dāng)眾拆封投標(biāo)文件，宣讀供應(yīng)商名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、服務(wù)期限等主要內(nèi)容，并記錄在案。5.評(píng)標(biāo)評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)可包括技術(shù)方案、服務(wù)承諾、價(jià)格、業(yè)績(jī)、信譽(yù)等方面。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員對(duì)各供應(yīng)商的投標(biāo)文件進(jìn)行打分，計(jì)算綜合得分。根據(jù)綜合得分，推薦中標(biāo)候選人，一般為得分最高的前三名。6.中標(biāo)公示與合同簽訂采購(gòu)部門將中標(biāo)候選人名單在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。如無異議，采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂保潔服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、雙方權(quán)利義務(wù)等條款。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)具有獨(dú)立法人資格，營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍包含保潔服務(wù)相關(guān)內(nèi)容。具備相應(yīng)的保潔服務(wù)資質(zhì)，如清潔服務(wù)企業(yè)資質(zhì)等級(jí)證書等。有良好的業(yè)績(jī)，近[X]年內(nèi)承擔(dān)過類似規(guī)模和要求的保潔項(xiàng)目。擁有專業(yè)的保潔隊(duì)伍，人員配備合理，具備相應(yīng)的技能和經(jīng)驗(yàn)。服務(wù)方案科學(xué)合理，能夠滿足公司提出的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。價(jià)格合理，具有成本優(yōu)勢(shì)，但不得低于市場(chǎng)合理水平。信譽(yù)良好，近[X]年內(nèi)無重大違法違規(guī)行為和不良記錄。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、工作效率、人員管理、客戶滿意度等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估方式可包括現(xiàn)場(chǎng)檢查、客戶反饋、數(shù)據(jù)分析等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核打分，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可終止合作合同。3.供應(yīng)商激勵(lì)措施對(duì)于服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀、客戶滿意度高的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，如增加服務(wù)項(xiàng)目、延長(zhǎng)服務(wù)期限、給予經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)等。在公司內(nèi)部宣傳優(yōu)秀供應(yīng)商的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，提高其知名度和美譽(yù)度。五、服務(wù)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門在中標(biāo)公示結(jié)束后，應(yīng)盡快與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂保潔服務(wù)合同。合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)。2.合同執(zhí)行與監(jiān)督采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，定期檢查供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和工作進(jìn)度。使用部門應(yīng)積極配合，及時(shí)反饋供應(yīng)商在服務(wù)過程中存在的問題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未按照合同約定提供服務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其整改。如供應(yīng)商拒不整改或整改后仍不符合要求，可按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與終止在合同履行過程中，如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、服務(wù)需求變化等原因需要變更合同內(nèi)容，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。如出現(xiàn)以下情形之一，可提前終止合同：供應(yīng)商嚴(yán)重違反合同約定，經(jīng)多次溝通仍不改正。供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)狀況惡化，無法繼續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行。合同終止時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行清算，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，辦理相關(guān)手續(xù)。六、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制建立公司內(nèi)部保潔服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督小組，由采購(gòu)部門、使用部門、行政部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括保潔區(qū)域的清潔衛(wèi)生狀況、服務(wù)人員的工作態(tài)度和操作規(guī)范等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)記錄并反饋給供應(yīng)商，要求其限期整改。2.客戶反饋處理設(shè)立客戶反饋渠道，如意見箱、投訴電話、電子郵箱等，方便公司員工及來訪客戶對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行反饋。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集客戶反饋信息，及時(shí)進(jìn)行整理和分析。對(duì)于客戶提出的問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.定期評(píng)估與改進(jìn)采購(gòu)部門定期對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)內(nèi)部監(jiān)督檢查結(jié)果、客戶反饋情況等，對(duì)保潔服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。針對(duì)評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問題，組織相關(guān)部門和供應(yīng)商進(jìn)行分析討論，制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。七、費(fèi)用管理1.預(yù)算編制采購(gòu)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司保潔服務(wù)需求和市場(chǎng)價(jià)格水平，編制保潔服務(wù)費(fèi)用預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括人員工資、保潔用品費(fèi)用、設(shè)備維護(hù)費(fèi)用、管理費(fèi)用等各項(xiàng)支出。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮服務(wù)質(zhì)量提升、物價(jià)上漲等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。2.費(fèi)用支付采購(gòu)部門根據(jù)保潔服務(wù)合同約定的付款方式和時(shí)間，審核供應(yīng)商提交的付款申請(qǐng)。審核通過后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和合同約定進(jìn)行付款操作。3.費(fèi)用控制建立保潔服務(wù)費(fèi)用控制機(jī)制，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和比較。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支，應(yīng)及時(shí)查找原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理降低服務(wù)成本。八、保密規(guī)定1.保密信息范圍在保潔服務(wù)招標(biāo)及合同履行過程中，涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等均屬于保密信息范圍。保密信息包括但不限于公司的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、運(yùn)營(yíng)模式、供應(yīng)商名單、客戶名單等。2.保密責(zé)任參與保潔服務(wù)招標(biāo)工作的所有人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。供應(yīng)商及其工作人員在服務(wù)過程中接觸到公司保密信息的，應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)。未經(jīng)公司書面同意，不得泄露、使用或允許他人使用公司保密信息。3.保密措施公司應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)保密信