中煙樣張管理制度VIP

中煙樣張管理制度一、總則（一）目的為加強公司中煙樣張的管理，規(guī)范樣張的制作、使用、保存及銷毀流程，確保樣張的準確性、完整性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及中煙樣張的所有部門和人員。（三）基本原則1.明確責任原則：樣張管理涉及的各個環(huán)節(jié)明確責任主體，確保各項工作有人負責、有人監(jiān)督。2.安全保密原則：加強樣張的安全保密措施，防止樣張信息泄露，確保公司商業(yè)機密安全。3.規(guī)范操作原則：制定標準化的樣張管理流程，確保各個環(huán)節(jié)操作規(guī)范、有序。二、樣張的定義和分類（一）定義中煙樣張是指公司在煙草產品研發(fā)、生產、質量檢測、市場推廣等過程中，為記錄產品相關信息而制作的具有代表性的樣本，包括但不限于煙支、煙盒、包裝材料、宣傳資料等實物樣本，以及相關的電子文檔、數據記錄等。（二）分類1.研發(fā)樣張：在新產品研發(fā)過程中制作的用于記錄產品設計方案、工藝參數、配方等信息的樣張。2.生產樣張：在生產過程中抽取的用于質量檢測、工藝驗證等的產品樣本。3.質量檢測樣張：按照質量標準制作或抽取的用于質量檢驗、比對分析的樣本。4.市場推廣樣張：用于市場調研、產品宣傳、展示等活動的產品樣本及相關宣傳資料。5.其他樣張：如設計稿樣張、包裝改版樣張等，根據公司實際需求進行分類管理。三、樣張制作（一）制作流程1.需求提出各部門根據工作需要，填寫《中煙樣張制作申請表》，詳細說明樣張制作的目的、內容、規(guī)格、數量等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交給樣張管理部門。2.審批樣張管理部門收到申請表后，對申請內容進行審核。審核內容包括需求的合理性、與公司業(yè)務的關聯(lián)性、制作成本等。對于涉及重要產品信息、大額費用支出或復雜制作要求的樣張申請，需報公司分管領導審批。經審批通過后，方可進入制作環(huán)節(jié)。3.制作安排樣張管理部門根據審批結果，安排具體的制作任務?？蛇x擇公司內部的制作團隊進行制作，也可委托外部專業(yè)機構進行制作。在制作過程中，制作團隊應嚴格按照申請要求和相關標準進行操作，確保樣張的質量和準確性。制作團隊應做好制作過程中的記錄工作，包括原材料使用情況、制作工藝參數、人員操作記錄等，以備后續(xù)查詢和追溯。4.質量檢驗樣張制作完成后，制作團隊應首先進行自我檢驗，確保樣張符合申請要求。隨后，將樣張?zhí)峤唤o質量檢驗部門進行專業(yè)檢驗。質量檢驗部門按照相關標準和規(guī)范，對樣張的外觀、尺寸、性能、質量等方面進行全面檢驗。對于檢驗不合格的樣張，質量檢驗部門應出具不合格報告，注明不合格原因，并及時反饋給制作團隊。制作團隊根據不合格報告進行整改，直至樣張檢驗合格。（二）制作標準1.外觀標準煙支、煙盒等實物樣張應外觀整潔、無瑕疵，顏色、圖案、文字等應清晰、準確、完整，符合產品設計要求。包裝材料樣張的材質、質地應符合規(guī)定，表面平整、光滑，無褶皺、劃痕等缺陷。2.尺寸標準各類樣張的尺寸應嚴格按照設計圖紙或相關標準執(zhí)行，誤差控制在規(guī)定范圍內。對于有特殊尺寸要求的樣張，制作團隊應采取相應的措施確保尺寸精度。3.性能標準煙支樣張應具備良好的抽吸性能，符合產品的物理和化學性能指標。包裝材料樣張應具備相應的阻隔性、防潮性、防偽性等性能，滿足產品包裝要求。4.內容標準樣張上的文字、圖案、標識等信息應與公司規(guī)定的內容一致，不得出現(xiàn)錯誤、遺漏或擅自更改。電子文檔樣張的格式應規(guī)范、統(tǒng)一，便于存儲、查閱和使用。（三）標識與編號1.標識每張樣張應在明顯位置標注產品名稱、規(guī)格、批次、制作日期、制作部門等信息。對于涉及機密信息的樣張，應按照公司保密規(guī)定進行標識，如標注“機密”字樣及保密期限等。2.編號為便于樣張的管理和追溯，應對每張樣張進行唯一編號。編號規(guī)則應簡單明了，具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號應包含產品類別代碼、年份、制作批次序號等信息，例如：YF2023001，其中“YF”表示煙盒樣張類別，“2023”表示年份，“001”表示當年制作的第1個批次煙盒樣張。四、樣張使用（一）使用范圍1.研發(fā)部門：用于新產品的設計優(yōu)化、技術研發(fā)、配方調整等工作。2.生產部門：作為生產過程中的質量控制標準樣，用于指導生產操作、工藝驗證、設備調試等。3.質量檢測部門：作為質量檢測的依據，對產品進行抽檢、比對、分析，確保產品質量符合標準。4.市場推廣部門：用于市場調研、產品宣傳、展示活動等，向客戶、合作伙伴展示公司產品形象和特點。5.其他相關部門：根據工作需要，經批準后合理使用樣張，如法務部門用于合同審核、知識產權保護等方面的參考。（二）使用流程1.申請各部門因工作需要使用樣張時，填寫《中煙樣張使用申請表》，詳細說明使用目的、樣張編號、使用數量、使用期限等內容。申請表經部門負責人審核簽字后，提交給樣張管理部門。2.審批樣張管理部門收到申請表后，對申請的合理性、必要性進行審核。對于涉及重要產品信息、大量樣張使用或長時間使用的申請，需報公司分管領導審批。審批通過后，方可發(fā)放樣張。3.領取申請人憑經審批的《中煙樣張使用申請表》到樣張管理部門領取樣張。領取時，應在樣張管理臺賬上進行登記，注明領取日期、領取人姓名、部門等信息。4.使用申請人應嚴格按照申請用途使用樣張，不得擅自更改樣張用途或轉借他人。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)樣張有損壞、丟失等情況，應及時向樣張管理部門報告，并采取相應的補救措施。5.歸還使用完畢后，申請人應及時將樣張歸還樣張管理部門。歸還時，樣張管理部門應對樣張進行檢查，確保樣張完好無損、數量準確。申請人在樣張歸還后，應在樣張管理臺賬上注明歸還日期。（三）使用限制1.未經公司書面批準，任何部門和個人不得擅自將樣張?zhí)峁┙o公司以外的單位或個人。2.嚴禁將樣張用于非法活動或損害公司利益的行為。3.對于涉及公司機密的樣張，使用人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露樣張中的機密信息。五、樣張保存（一）保存地點與設施1.設立專門的樣張檔案室或樣本庫，用于存放各類中煙樣張。檔案室或樣本庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保樣張保存環(huán)境安全可靠。2.檔案室或樣本庫應配備必要的存儲設備，如文件柜、貨架、保險柜等，對樣張進行分類存放，便于查找和管理。（二）保存期限1.研發(fā)樣張：根據新產品研發(fā)周期和后續(xù)改進需求，保存至產品生命周期結束后[X]年。2.生產樣張：保存至相應生產批次產品質量追溯期結束后[X]年。3.質量檢測樣張：保存至產品質量監(jiān)督抽檢有效期結束后[X]年。4.市場推廣樣張：保存至相關市場推廣活動結束后[X]年。5.其他樣張：根據實際情況確定合理的保存期限，報公司備案后執(zhí)行。（三）保存方式1.實物樣張按照樣張類別、編號順序進行排列存放，對于體積較大或數量較多的樣張，可采用分區(qū)存放的方式。定期對實物樣張進行檢查，查看是否有受潮、發(fā)霉、變形等情況，如有問題及時采取處理措施。2.電子文檔樣張建立電子文檔存儲系統(tǒng)，按照樣張類別、年份、編號等進行分類存儲。電子文檔應進行備份，備份存儲在不同的存儲介質上，并分別存放在不同的地點。定期對電子文檔進行校驗和維護，確保文檔的完整性和可讀性。同時，做好電子文檔的安全防護工作，防止數據丟失、損壞或被非法獲取。（四）盤點與清查1.樣張管理部門應定期對樣張進行盤點，盤點周期為[X]個月。盤點內容包括實物樣張的數量、狀態(tài)和電子文檔樣張的完整性、準確性等。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)樣張數量不符、損壞丟失等情況，應及時查明原因，并填寫《中煙樣張盤盈盤虧報告表》，報樣張管理部門負責人審核。3.根據審核結果，對盤盈盤虧的樣張進行相應的處理。對于盤盈的樣張，應及時登記入賬；對于盤虧的樣張，應查明責任，屬于人為原因造成的，由責任人負責賠償；屬于不可抗力等原因造成的，應及時向上級報告，并采取相應的補救措施。4.每年年末，樣張管理部門應對全年的樣張保存情況進行全面清查，編制清查報告，報公司領導審閱。清查報告應包括樣張的保存數量、分布情況、使用情況、存在問題及改進建議等內容。六、樣張銷毀（一）銷毀條件1.樣張保存期限已滿，且已無繼續(xù)保存價值。2.因產品停產、淘汰等原因，相關樣張不再具有使用意義。3.樣張在保存過程中出現(xiàn)嚴重損壞、變質等情況，無法修復且無保存必要。（二）銷毀流程1.申請樣張管理部門根據樣張銷毀條件，填寫《中煙樣張銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀樣張的類別、編號、數量、銷毀原因等信息。申請表經部門負責人審核簽字后，提交給公司分管領導審批。2.審批公司分管領導對銷毀申請進行審批，審批通過后，方可進行樣張銷毀工作。3.銷毀實施樣張管理部門組織專人負責樣張的銷毀工作。對于實物樣張，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子文檔樣張，應采用安全可靠的方式進行數據刪除或格式化處理，確保數據無法恢復。在銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、合規(guī)。4.記錄銷毀完成后，監(jiān)督人員應填寫《中煙樣張銷毀記錄單》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息?！吨袩煒訌堜N毀記錄單》由樣張管理部門妥善保存，作為樣張銷毀工作的憑證，保存期限與樣張保存期限相同。（三）保密要求1.在樣張銷毀過程中，應嚴格遵守公司保密制度，防止樣張中的機密信息泄露。2.對于涉及公司商業(yè)機密的樣張銷毀，應采取必要的保密措施，如在專門的保密場所進行銷毀、對銷毀過程進行全程監(jiān)控等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設立樣張管理監(jiān)督小組，定期對各部門的樣張管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括樣張制作、使用、保存、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及相關制度和流程的落實情況。2.監(jiān)督小組可通過查閱文件資料、實地查看、詢問相關人員等方式進行檢查，并做好檢查記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核機制1.將樣張管理工作納入公司各部門的績效考核體系，對樣張管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；