下發(fā)合同管理制度VIP

下發(fā)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實(shí)守信、防范風(fēng)險的原則。二、合同管理部門及職責(zé)1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同文本的合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研、談判、起草工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。配合法務(wù)部門處理合同糾紛。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的財務(wù)條款，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。參與合同的付款審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的支付情況。提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同成本核算和效益分析。4.行政部門負(fù)責(zé)合同的歸檔管理，建立合同檔案，確保合同資料的完整和安全。協(xié)助業(yè)務(wù)部門辦理合同的審批手續(xù)，提供行政支持。三、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《合同立項(xiàng)申請表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、預(yù)計金額、履行期限等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同立項(xiàng)申請表的內(nèi)容，負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整。3.合同審核合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審查，并出具審查意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的審查意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交法務(wù)部門審核，直至審核通過。合同文本審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)條款審核。財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交財務(wù)部門審核，直至審核通過。合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交行政部門進(jìn)行編號登記，并按照公司的審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同簽訂合同經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司公章或合同專用章。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同副本及時提交法務(wù)部門、財務(wù)部門和行政部門備案。四、合同履行管理1.合同執(zhí)行計劃業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并將合同執(zhí)行計劃提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同對方當(dāng)事人，并采取相應(yīng)的措施減少損失。3.合同變更管理合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請表》，詳細(xì)說明合同變更的原因、內(nèi)容、金額等情況，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同變更申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議，并將合同變更協(xié)議副本及時提交法務(wù)部門、財務(wù)部門和行政部門備案。4.合同解除管理合同履行過程中，如需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除申請表》，詳細(xì)說明合同解除的原因、時間、方式等情況，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。合同解除申請經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方當(dāng)事人協(xié)商簽訂合同解除協(xié)議，并將合同解除協(xié)議副本及時提交法務(wù)部門、財務(wù)部門和行政部門備案。五、合同付款管理1.付款申請業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，在合同履行達(dá)到付款條件時，填寫《合同付款申請表》，詳細(xì)說明付款的原因、金額、付款方式、收款賬戶等內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.付款審核財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提交的《合同付款申請表》，對付款申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、收款賬戶是否正確等。財務(wù)部門審核通過后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款審批分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對付款申請進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照公司的財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)警業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能引發(fā)合同糾紛的情況，應(yīng)及時向法務(wù)部門報告，并采取相應(yīng)的措施防范糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并與法務(wù)部門共同研究制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應(yīng)包括糾紛的事實(shí)、法律依據(jù)、處理方式、預(yù)期目標(biāo)等內(nèi)容。糾紛處理方式包括協(xié)商、仲裁、訴訟等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的處理方式，并按照相關(guān)程序進(jìn)行處理。3.糾紛總結(jié)合同糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時對糾紛處理情況進(jìn)行總結(jié)分析，查找糾紛發(fā)生的原因，提出改進(jìn)措施和建議，并將糾紛總結(jié)報告提交法務(wù)部門、財務(wù)部門和行政部門備案。七、合同檔案管理1.檔案收集行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本提交行政部門進(jìn)行編號登記，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理歸檔。2.檔案整理行政部門應(yīng)按照合同的類別、年度、編號等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案保管行政部門應(yīng)設(shè)置專門的合同檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全和完整。合同檔案應(yīng)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限為[X]年。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查閱。查閱合同檔案應(yīng)在行政部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將合同檔案帶出保管場所。公司外部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到行政部門查閱。查閱合同檔案應(yīng)在行政部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播合同檔案內(nèi)容。八、合同監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容公司定期對合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查方式監(jiān)督檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。定期檢查每年至少進(jìn)行一次，不定期抽查和專項(xiàng)檢查根據(jù)工作需要適時進(jìn)行。