建筑公司采購部流程管理制度

建筑公司采購部流程管理制度總則目的為加強建筑公司采購部的管理，規(guī)范采購流程，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司工程建設的物資需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于建筑公司采購部所有采購活動，包括工程物資、設備、辦公用品等各類物品的采購。原則1.規(guī)范化原則：采購流程嚴格按照既定規(guī)范執(zhí)行，確保采購活動的標準化、科學化。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略，降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。4.廉潔原則：采購人員應遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，嚴禁任何形式的不正當交易。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)工程進度、生產(chǎn)需求等實際情況，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.《采購申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保申請內(nèi)容真實、合理。對于金額較大或重要物資的采購申請，還需報公司主管領導審批。采購計劃制定1.采購部收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合庫存情況，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預算金額等。2.采購計劃需經(jīng)采購部負責人審核，確保計劃的合理性和可行性。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應及時報相關領導審批。供應商選擇與管理1.建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并對其進行實地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽狀況等。3.對于新供應商的開發(fā)，應進行嚴格的評估和審批。評估合格的供應商納入供應商信息庫，并建立合作關系。4.定期對供應商進行考核評價，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等。根據(jù)考核結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格的供應商及時淘汰。采購合同簽訂1.采購部與選定的供應商就采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款進行協(xié)商，并達成一致后簽訂采購合同。2.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。合同簽訂前需經(jīng)公司法務部門審核，確保合同的法律效力。3.采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部、倉庫管理部門等，以便各部門按照合同要求做好相應的工作。采購訂單下達1.采購部根據(jù)采購合同，生成采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達前，需經(jīng)采購部負責人審核。審核通過后，將采購訂單發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.采購訂單如有變更，采購部應及時與供應商溝通協(xié)商，簽訂變更協(xié)議，并確保相關部門及時了解變更情況。物資驗收1.物資到貨前，倉庫管理部門應根據(jù)采購訂單和合同要求，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。2.物資到貨后，驗收人員按照驗收標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行逐一核對。對于重要物資或關鍵設備，還需進行現(xiàn)場檢驗或試用。3.驗收合格的物資，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)，并填寫《物資入庫單》。入庫單應詳細記錄物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應商等信息。4.驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如因供應商原因造成的損失，采購部應按照合同約定追究供應商的責任。付款結(jié)算1.財務部根據(jù)采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關憑證，審核采購款項的支付申請。審核無誤后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。2.采購付款應嚴格按照合同約定的付款方式和時間執(zhí)行。對于預付款項，需在合同簽訂后按照規(guī)定辦理審批手續(xù)；對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，需在收到驗收報告和發(fā)票后及時付款。3.采購部應及時與財務部核對采購款項的支付情況，確保付款信息的準確無誤。如有異常情況，應及時查明原因并進行處理。采購預算管理預算編制1.采購部應根據(jù)公司年度工程建設計劃、生產(chǎn)經(jīng)營目標等，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預算。采購預算應涵蓋所有采購項目，包括工程物資、設備、辦公用品等。2.年度采購預算需經(jīng)公司預算管理部門審核，報公司管理層審批后執(zhí)行。預算執(zhí)行與控制1.采購部應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內(nèi)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預算，應及時報公司預算管理部門審核，經(jīng)公司管理層審批后調(diào)整。2.財務部應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行分析和比對。對于超預算的采購項目，應及時查明原因并提出處理意見。預算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、工程設計變更、生產(chǎn)經(jīng)營需要等原因，導致原采購預算無法滿足實際需求，采購部應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預算安排等內(nèi)容。經(jīng)公司預算管理部門審核，報公司管理層審批后進行調(diào)整。采購風險管理風險識別與評估1.采購部應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險等。2.風險評估應采用科學合理的方法，對風險發(fā)生的可能性和影響程度進行量化分析，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同類型的風險，采購部應制定相應的風險應對措施。例如，對于市場風險，可以通過市場調(diào)研、價格談判、套期保值等方式進行防范；對于供應商風險，可以加強供應商管理、多元化采購渠道、簽訂風險防范條款等方式進行應對；對于質(zhì)量風險，可以加強質(zhì)量檢驗、建立質(zhì)量追溯體系、要求供應商提供質(zhì)量擔保等方式進行控制；對于合同風險，可以加強合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同執(zhí)行跟蹤機制等方式進行防范。2.采購部應定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整和完善。采購檔案管理檔案收集1.采購部應負責采購檔案的收集工作，確保采購過程中形成的各類文件、資料齊全完整。采購檔案包括采購申請表、采購計劃、供應商信息、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。2.采購人員應在采購活動結(jié)束后，及時將相關文件、資料整理歸檔，并提交給檔案管理人員。檔案整理與保管1.檔案管理人員應按照檔案管理的相關規(guī)定，對采購檔案進行分類整理、編號登記，確保檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.采購檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。對于電子檔案，應做好備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.如需借閱采購檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)采購部負責人和公司分管領導審批后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應按時歸還檔案。3.查閱和借閱采購檔案時，檔案管理人員應做好登記記錄，確保檔案的安全和完整。查閱和借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。采購人員行為規(guī)范職業(yè)道德1.采購人員應遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公，嚴禁任何形式的商業(yè)賄賂和不正當交易。2.采購人員應保守公司商業(yè)秘密，不得泄露采購過程中的敏感信息和供應商信息。業(yè)務能力1.采購人員應具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力、談判能力和市場分析能力，能夠與供應商、內(nèi)部部門等進行有效的溝通和協(xié)作。2.采購人員應不斷學習業(yè)務知識，了解市場動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，提高采購業(yè)務水平。工作紀律1.采購人員應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應按照公司請假制度辦理手續(xù)。2.采購人員應認真履行工作職責，不得推諉扯皮、敷衍了事。對于工作中出現(xiàn)的問題，應及時向上級匯報并積極解決。3.采購人員應遵守公司的財務制度，不得擅自挪用采購資金或違規(guī)報銷費用。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對采購部的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部內(nèi)部應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。考核評價1.人力資源部門會同采購部制定采購人員的績效考核指標，包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應商管理、內(nèi)部協(xié)