廣告設(shè)計公司行政管理制度VIP

廣告設(shè)計公司行政管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范廣告設(shè)計公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務(wù)的順利開展，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于廣告設(shè)計公司全體員工?；驹瓌t1.合法性原則：行政管理制度的制定應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.規(guī)范性原則：各項行政工作流程應(yīng)明確、規(guī)范，確保工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。3.效率原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和延誤。4.服務(wù)原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。組織架構(gòu)與職責(zé)行政部門組織架構(gòu)行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，下轄行政專員若干，具體包括但不限于前臺接待、文件管理、辦公用品管理、車輛管理、后勤保障等崗位。行政部門職責(zé)1.行政總監(jiān)職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)行政部門與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作與公司整體運營相協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)行政費用的預(yù)算編制、控制和審核，合理安排行政資源。參與公司重要決策，提供行政支持和建議。2.行政專員職責(zé)前臺接待負(fù)責(zé)公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員的登記、引導(dǎo)和接待。接聽公司電話，及時轉(zhuǎn)接相關(guān)人員，并做好電話記錄。維護(hù)前臺區(qū)域的整潔和秩序。文件管理負(fù)責(zé)公司各類文件的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。定期對文件進(jìn)行整理和分類，確保文件的完整性和可查閱性。協(xié)助各部門做好文件的傳閱和回收工作。辦公用品管理制定辦公用品采購計劃，負(fù)責(zé)辦公用品的采購、入庫、發(fā)放和庫存管理。定期盤點辦公用品庫存，合理控制辦公用品的消耗。對辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，提出節(jié)約建議。車輛管理負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和維護(hù)管理。制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行，確保車輛使用安全和高效。定期對車輛進(jìn)行保養(yǎng)和維修，辦理車輛保險、年檢等相關(guān)手續(xù)。后勤保障負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔工作。維護(hù)公司辦公設(shè)施設(shè)備的正常運行，及時處理設(shè)施設(shè)備故障。負(fù)責(zé)公司飲用水、空調(diào)、照明等能源管理，節(jié)約能源消耗。協(xié)助組織公司各類會議、活動等，做好場地布置、物資準(zhǔn)備等后勤保障工作。行政工作流程辦公用品管理流程1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請表，注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對辦公用品需求申請表進(jìn)行審核，核實需求的合理性。對于金額較大或特殊辦公用品的需求，需報行政總監(jiān)審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的需求申請表，制定辦公用品采購計劃，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)遵循貨比三家、性價比最優(yōu)的原則。4.驗收入庫：辦公用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。5.發(fā)放領(lǐng)用：各部門憑辦公用品領(lǐng)用申請表到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門根據(jù)入庫單和領(lǐng)用申請表進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。6.庫存管理：行政部門定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。對于庫存不足的辦公用品，及時進(jìn)行補貨采購；對于積壓的辦公用品，分析原因并采取相應(yīng)的處理措施。車輛使用管理流程1.用車申請：員工因工作需要使用公司車輛，需提前填寫車輛使用申請表，注明用車時間、地點、事由等信息，提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對車輛使用申請表進(jìn)行審核，根據(jù)車輛使用情況和調(diào)度安排，確定是否批準(zhǔn)用車申請。對于長途用車或重要公務(wù)用車，需報行政總監(jiān)審批。3.車輛調(diào)度：行政部門根據(jù)審批后的車輛使用申請表，安排車輛及駕駛員。駕駛員接到調(diào)度通知后，做好出車準(zhǔn)備，并提前與用車人聯(lián)系確認(rèn)。4.出車檢查：駕駛員在出車前應(yīng)對車輛進(jìn)行全面檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、機油、水箱等，確保車輛性能良好，安全設(shè)施齊全有效。5.用車過程：駕駛員應(yīng)嚴(yán)格按照用車申請的時間、地點和事由使用車輛，不得擅自改變行駛路線或從事與工作無關(guān)的事情。在用車過程中，應(yīng)遵守交通規(guī)則，確保行車安全。6.車輛歸還：用車結(jié)束后，駕駛員應(yīng)及時將車輛歸還公司，并將車輛清洗干凈，停放在指定位置。同時，填寫車輛使用登記表，記錄車輛行駛里程、油耗等信息。7.費用報銷：駕駛員根據(jù)車輛使用登記表，整理相關(guān)費用發(fā)票，按照公司財務(wù)制度進(jìn)行費用報銷。行政部門對車輛費用報銷進(jìn)行審核，確保費用支出合理合規(guī)。文件管理流程1.文件起草：公司各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和格式要求。起草完成后，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.文件編號：行政部門對審核通過的文件進(jìn)行編號，以便于文件的管理和查詢。文件編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.文件印發(fā)：行政部門根據(jù)文件編號，將文件進(jìn)行排版、打印，并加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。文件印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需要確定，避免浪費。4.文件發(fā)放：行政部門按照文件發(fā)放范圍，將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放時間、發(fā)放對象等信息。5.文件傳閱：對于需要傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞。傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，確保文件能夠及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。6.文件歸檔：文件處理完畢后，行政部門應(yīng)及時將文件進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間等進(jìn)行分類整理，并存放在指定的檔案柜中。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。7.文件查閱：公司員工因工作需要查閱檔案文件，需填寫文件查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案文件。會議與活動管理會議管理1.會議分類：公司會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括周會、月會、季度會等；不定期會議根據(jù)工作需要臨時召開。2.會議組織：行政部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的安排、會議資料的準(zhǔn)備等。會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，明確會議時間、地點、主題、議程等信息。3.會議記錄：行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄會議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項等。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并在會后及時整理成會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。4.會議跟進(jìn)：會議結(jié)束后，行政部門應(yīng)根據(jù)會議決議事項，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，對決議事項的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時協(xié)調(diào)解決，并向會議主持人匯報?；顒庸芾?.活動策劃：公司組織的各類活動，由相關(guān)部門提前制定活動策劃方案，明確活動主題、目的、時間、地點、內(nèi)容、參與人員等信息?；顒硬邉澐桨笐?yīng)報行政總監(jiān)審批。2.活動組織：行政部門根據(jù)審批后的活動策劃方案，負(fù)責(zé)活動的組織實施工作，包括場地布置、物資采購、人員安排、宣傳推廣等?；顒咏M織過程中，應(yīng)注重細(xì)節(jié)，確?；顒拥捻樌M(jìn)行。3.活動預(yù)算：活動策劃方案中應(yīng)包含活動預(yù)算，明確活動所需的各項費用支出。行政部門根據(jù)活動預(yù)算進(jìn)行費用控制，確保活動費用在預(yù)算范圍內(nèi)。4.活動總結(jié)：活動結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對活動進(jìn)行總結(jié)，收集活動反饋意見，分析活動效果和存在的問題?；顒涌偨Y(jié)報告應(yīng)報行政總監(jiān)審閱，并作為今后活動策劃和組織的參考依據(jù)。員工行為規(guī)范考勤管理1.工作時間：公司實行[具體工作時間]工作制，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守工作時間，不得遲到、早退。2.考勤記錄：行政部門負(fù)責(zé)員工考勤記錄的統(tǒng)計和管理。員工應(yīng)每天按時打卡上下班，如有特殊情況需要請假或外出，應(yīng)按照公司請假制度辦理相關(guān)手續(xù)。3.遲到早退處理：遲到或早退[X]分鐘以內(nèi)的，每次扣除[X]元；遲到或早退超過[X]分鐘的，按曠工半天處理，扣除半天工資。一個月內(nèi)累計遲到或早退[X]次以上的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。4.曠工處理：曠工半天的，扣除一天工資；曠工一天的，扣除三天工資；連續(xù)曠工超過[X]天或一個月內(nèi)累計曠工超過[X]天的，公司將予以辭退。著裝規(guī)范1.日常著裝：員工在工作時間應(yīng)穿著整潔、得體的職業(yè)裝，不得穿著奇裝異服、拖鞋等不符合職業(yè)形象的服裝。2.重要場合著裝：在參加公司重要會議、活動或接待客戶時，員工應(yīng)穿著正裝，保持良好的精神面貌。行為舉止規(guī)范1.語言文明：員工在工作中應(yīng)使用文明禮貌用語，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性語言。2.行為得體：員工應(yīng)遵守公司規(guī)章制度，不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、追逐打鬧、吸煙等。在與同事、客戶交往過程中，應(yīng)保持禮貌、熱情、專業(yè)的態(tài)度。3.團(tuán)隊協(xié)作：員工應(yīng)樹立團(tuán)隊意識，積極與同事協(xié)作配合，共同完成工作任務(wù)。不得推諉責(zé)任、互相指責(zé)，影響團(tuán)隊工作氛圍。安全與衛(wèi)生管理安全管理1.安全制度：公司制定安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全操作規(guī)程，確保公司辦公區(qū)域及員工生命財產(chǎn)安全。2.安全培訓(xùn)：行政部門定期組織員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括消防安全、用電安全、信息安全等方面。3.安全檢查：行政部門定期對公司辦公區(qū)域進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并跟蹤整改情況。4.應(yīng)急處理：公司制定應(yīng)急預(yù)案，針對可能發(fā)生的火災(zāi)、地震、盜竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。行政部門應(yīng)定期組織應(yīng)急演練，確保員工熟悉應(yīng)急處理流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對。衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生：公司辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，行政部門應(yīng)定期組織清潔人員進(jìn)行打掃和消毒。各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)，不得隨意丟棄垃圾，保持辦公桌面整潔。2.個人衛(wèi)生：員工應(yīng)