人事檔案托管管理制度

人事檔案托管管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案托管管理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護公司和員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的托管管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準確反映員工的實際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護人事檔案的機密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行人事檔案的整理、保管和利用。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責人事檔案的建立、收集、整理、保管和查閱等日常管理工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。3.審核人事檔案材料的真實性和完整性，確保檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，及時提供人事檔案信息，為公司決策和人力資源管理提供支持。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.按照規(guī)定的程序和權限，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對檔案進行清查和核對，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）員工職責1.配合公司人力資源部門做好人事檔案材料的收集和更新工作。2.如實提供個人信息和相關材料，確保檔案內(nèi)容真實準確。3.不得擅自涂改、偽造、銷毀人事檔案材料。三、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復印件。3.學歷證書、學位證書復印件。4.專業(yè)技術資格證書、職業(yè)資格證書復印件。（二）入職材料1.入職申請表。2.勞動合同。3.入職體檢報告。4.離職證明（如有）。（三）培訓與發(fā)展材料1.培訓記錄，包括參加培訓的時間、內(nèi)容、考核成績等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。3.晉升、調(diào)崗等相關審批材料。（四）績效考核材料1.績效考核評估表。2.績效改進計劃。（五）薪酬福利材料1.工資調(diào)整記錄。2.獎金發(fā)放記錄。3.社保、公積金繳納記錄。（六）獎懲材料1.獎勵審批表、榮譽證書等。2.違紀處分決定書。（七）其他材料1.員工異動材料，如辭職報告、辭退通知等。2.員工個人總結、述職報告等。3.其他與員工相關的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門應定期收集員工的人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容及時更新。2.員工應按照公司要求，及時提交個人相關材料，如學歷證書更新、職稱評定等。3.各部門應協(xié)助人力資源部門做好檔案材料的收集工作，及時將涉及員工的各類材料移交人力資源部門。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應進行編號，并在檔案目錄中詳細登記。3.檔案材料應使用A4紙張，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管方式1.公司設立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。2.人事檔案應按照員工類別和檔案編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.員工人事檔案應長期保管，直至員工離職后按照國家規(guī)定的期限進行保存。2.對于已離職員工的檔案，應按照國家檔案管理規(guī)定，在規(guī)定期限屆滿后進行妥善處理。（三）安全保護1.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.加強檔案保管室的安全防范措施，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.嚴格限制無關人員進入檔案保管室，確因工作需要進入的，應辦理相關登記手續(xù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案保管室進行，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工人事檔案信息錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。2.檔案信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護1.檔案管理人員應定期對檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.對于員工信息的變更，應及時在檔案信息系統(tǒng)中進行修改，并更新相應的紙質(zhì)檔案材料。（三）信息安全1.加強檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設置不同的用戶權限，防止信息泄露。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防范網(wǎng)絡攻擊和病毒感染。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人力資源部門應按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應根據(jù)員工的新工作單位要求，通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋公司公章。3.與檔案接收單位辦理檔案交接手續(xù)，雙方在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認。九、檔案保密與違規(guī)處理（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對人事檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司商業(yè)秘密和員工個人隱私的檔案材料，應進行特殊保管。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案管理制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。2.因檔案管理不善，導