中淮公司印章管理制度

中淮公司印章管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)中淮公司（以下簡稱“公司”）印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）。3.印章種類公司印章主要包括：公司公章：用于公司對外正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)等重要事項(xiàng)的簽署。法定代表人章：用于特定財(cái)務(wù)票據(jù)、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。合同專用章：專門用于公司各類合同的簽訂。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。部門章：各職能部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的簽署。分支機(jī)構(gòu)章：公司下屬分支機(jī)構(gòu)刻制的印章，用于分支機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)文件的簽署。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制申請各單位因工作需要刻制印章，需填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核行政管理部門對印章刻制申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請理由是否充分、印章用途是否明確、與公司現(xiàn)有印章是否存在沖突等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.印章刻制經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。印章必須在具有公安機(jī)關(guān)指定資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位刻制，確保印章質(zhì)量和安全性。4.印章啟用新印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)及時辦理印章啟用手續(xù)。填寫《印章啟用登記表》，注明印章名稱、啟用日期、發(fā)放單位、保管人等信息，并將印章正式啟用的通知發(fā)送至公司各相關(guān)部門。三、印章的保管1.保管原則實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。嚴(yán)格按照印章使用審批程序用印，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕。做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄用印時間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。定期對印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損等情況，應(yīng)及時報(bào)告行政管理部門，并按規(guī)定申請更換印章。3.不同印章的保管地點(diǎn)公司公章、法定代表人章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管，存放于公司保險柜或?qū)ｉT的印章保管室。財(cái)務(wù)專用章由公司財(cái)務(wù)部指定專人保管，存放于財(cái)務(wù)部保險柜。部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于部門內(nèi)部保險柜或?qū)ｉT的保管地點(diǎn)。分支機(jī)構(gòu)章由分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人保管，存放于分支機(jī)構(gòu)保險柜或?qū)ｉT的保管地點(diǎn)。四、印章的使用1.使用流程用印申請：用印人填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。審核審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，依次提交相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核審批。具體審批流程如下：一般性文件用印，由本單位負(fù)責(zé)人審批。涉及合同協(xié)議、重大事項(xiàng)、財(cái)務(wù)支出等重要文件用印，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司重大決策、對外投資、融資等特別重大事項(xiàng)用印，需經(jīng)公司法定代表人審批。印章保管人員用印：印章保管人員在收到經(jīng)審核審批后的《印章使用申請表》后，仔細(xì)核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋相應(yīng)印章，并在《印章使用登記表》上登記用印情況。用印文件存檔：用印完成后，用印人應(yīng)將用印文件的原件或復(fù)印件按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以備查閱。2.特殊情況處理如遇緊急情況，無法按照正常審批流程用印時，用印人應(yīng)電話請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。對于異地用印的情況，原則上應(yīng)通過郵寄、傳真等方式將用印文件及審批表送達(dá)印章保管人員處，經(jīng)審核無誤后用印。如因特殊原因確需現(xiàn)場用印的，應(yīng)提前與印章保管人員溝通協(xié)調(diào)，并按照當(dāng)?shù)氐挠糜」芾硪?guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.禁止使用印章的情況未經(jīng)審核審批的文件、合同、協(xié)議等不得用印。內(nèi)容不完整、字跡模糊、涂改或有其他疑問的文件不得用印。涉及違法違規(guī)、損害公司利益或未經(jīng)公司授權(quán)的事項(xiàng)不得用印。五、印章的停用與銷毀1.印章停用因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，通知各相關(guān)部門停止使用該印章。印章保管人員在收到印章停用通知后，應(yīng)立即將停用印章收回，并妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。2.印章銷毀對于需要銷毀的印章，行政管理部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，并附上擬銷毀印章的印模。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，安排專人負(fù)責(zé)印章銷毀工作。印章銷毀應(yīng)采用粉碎、熔毀等方式進(jìn)行，確保印章無法復(fù)原。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由參與銷毀的人員在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。銷毀后的《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，保存期限為[X]年。六、印章使用的監(jiān)督與檢查1.定期檢查公司行政管理部門定期對各單位印章使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、用印登記是否完整等。檢查結(jié)果將作為各單位績效考核的重要依據(jù)之一。2.不定期抽查公司行政管理部門不定期對各單位印章使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查是否存在違規(guī)用印行為。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時責(zé)令相關(guān)單位進(jìn)行整改，并視情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定使用印章的單位和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任單位和個人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、附則1.本制度由公司行政管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施。如有未盡事宜，可參照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司其他有關(guān)