酒店促銷活動審批流程規(guī)定

酒店促銷活動審批流程規(guī)定

酒店促銷活動審批流程規(guī)定一、目的為規(guī)范酒店促銷活動的管理，確保促銷活動策劃合理、執(zhí)行有效，同時保障酒店運營的有序性和財務的穩(wěn)定性，特制定本審批流程規(guī)定。通過明確各部門在促銷活動審批過程中的職責和操作流程，提高決策效率，降低運營風險，使促銷活動能夠更好地服務于酒店的經(jīng)營目標，提升酒店的市場競爭力和經(jīng)濟效益。二、適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門發(fā)起的所有促銷活動，包括但不限于節(jié)日促銷、會員專屬促銷、新客戶拓展促銷、淡季促銷等各類以促進酒店客房、餐飲、會議及其他服務產(chǎn)品銷售為目的的活動。三、職責分工（一）促銷活動發(fā)起部門1.活動策劃：負責根據(jù)酒店市場定位、經(jīng)營目標以及市場需求，結合各類節(jié)日、季節(jié)特點等因素，制定詳細的促銷活動策劃方案。方案應包含活動主題、目標客戶群體、活動時間、活動內(nèi)容、宣傳推廣計劃、預算明細等關鍵要素。2.初步評估：對促銷活動可能帶來的收益、成本、市場影響等進行初步評估，并在策劃方案中明確闡述評估結果。同時，分析活動可能存在的風險，并提出相應的應對措施。3.申請?zhí)峤唬簩⑼暾拇黉N活動策劃方案及相關評估材料按照規(guī)定的格式和流程提交給上級主管領導審核，并確保提交內(nèi)容的真實性、準確性和完整性。（二）上級主管領導1.初步審核：對促銷活動發(fā)起部門提交的策劃方案進行初步審核，從部門工作目標、活動合理性、與酒店整體經(jīng)營策略的契合度等方面進行評估，提出修改意見或建議。若方案基本可行，則簽署意見后轉至市場營銷部進行專業(yè)審核。2.資源協(xié)調(diào)：在策劃方案審核通過后，負責協(xié)調(diào)本部門內(nèi)部資源，確?；顒釉趫?zhí)行過程中人員、物資等方面得到有效保障。同時，與其他相關部門進行溝通協(xié)調(diào)，為活動的順利推進創(chuàng)造條件。（三）市場營銷部1.專業(yè)審核：從市場推廣、競爭策略、品牌形象等專業(yè)角度對促銷活動策劃方案進行全面審核。評估活動內(nèi)容是否具有吸引力，宣傳推廣計劃是否合理有效，是否符合酒店品牌定位，以及對酒店市場份額和品牌形象的影響等。2.市場調(diào)研反饋：結合市場調(diào)研數(shù)據(jù)和行業(yè)動態(tài)，對活動方案提出專業(yè)的修改建議和優(yōu)化方向。若發(fā)現(xiàn)活動可能存在市場風險或與競爭對手的策略沖突等問題，及時與發(fā)起部門溝通并共同商討解決方案。3.整合優(yōu)化：在充分考慮各方意見的基礎上，對促銷活動策劃方案進行整合優(yōu)化，確保方案在市場推廣方面具有較強的可行性和競爭力。將優(yōu)化后的方案反饋給發(fā)起部門，并協(xié)助發(fā)起部門完善方案內(nèi)容。（四）財務部1.預算審核：對促銷活動策劃方案中的預算明細進行詳細審核，包括活動成本（如廣告宣傳費用、贈品費用、員工加班費用等）、預期收益（如客房收入、餐飲收入、其他服務收入等）以及利潤預測等方面。確保預算編制合理、準確，費用支出符合酒店財務規(guī)定。2.財務風險評估：從財務風險角度對促銷活動進行評估，分析活動可能對酒店現(xiàn)金流、成本控制、財務指標等產(chǎn)生的影響。對于存在較大財務風險的活動，提出風險預警和應對措施建議，確?；顒釉谪攧丈系目尚行院涂沙掷m(xù)性。3.財務條款審核：審核活動方案中涉及的財務條款，如價格策略、優(yōu)惠方式、結算方式等，確保符合財務法規(guī)和酒店財務管理要求。同時，為活動執(zhí)行過程中的財務監(jiān)控和結算工作提供指導。（五）法務部（如有）1.法律合規(guī)審核：對促銷活動策劃方案進行法律合規(guī)性審核，重點審查活動內(nèi)容、宣傳推廣方式、合同條款等是否符合相關法律法規(guī)和政策要求，避免酒店因促銷活動引發(fā)法律糾紛。2.風險防范建議：針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的法律風險點，提出具體的防范措施和修改建議，確保活動在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行。協(xié)助起草或審核與促銷活動相關的合同、協(xié)議等法律文件，保障酒店的合法權益。（六）總經(jīng)理辦公室1.綜合審核：對經(jīng)過各部門審核和修改后的促銷活動策劃方案進行綜合審核，從酒店整體戰(zhàn)略、經(jīng)營目標、資源配置、品牌形象等宏觀層面進行全面評估。確?；顒优c酒店的長期發(fā)展規(guī)劃相一致，能夠為酒店帶來積極的經(jīng)濟效益和社會效益。2.最終審批：總經(jīng)理或其授權代表根據(jù)綜合審核結果，對促銷活動作出最終審批決定。對于重大促銷活動，可能需要提交酒店管理層會議或董事會進行審議和決策。審批通過的方案將下達至各相關部門組織實施。四、審批流程（一）方案提交1.促銷活動發(fā)起部門在完成促銷活動策劃方案的制定和初步評估后，填寫《酒店促銷活動審批申請表》，并將策劃方案及相關附件（如市場調(diào)研報告、預算明細、風險評估報告等）一并提交給上級主管領導。申請表應包含活動名稱、發(fā)起部門、活動時間、活動目的、主要內(nèi)容、預算金額等關鍵信息。2.提交的策劃方案應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進行編制，確保內(nèi)容完整、條理清晰、數(shù)據(jù)準確。方案應采用書面形式，并以電子文檔和紙質文檔兩種方式同時提交，以便于各部門審核和存檔。（二）部門初審1.上級主管領導收到促銷活動發(fā)起部門提交的申請材料后，在[X]個工作日內(nèi)對策劃方案進行初步審核。審核過程中，如發(fā)現(xiàn)方案存在問題或需要進一步完善的地方，應及時與發(fā)起部門溝通，提出明確的修改意見和建議，并要求發(fā)起部門在規(guī)定時間內(nèi)完成修改后重新提交。2.若初步審核通過，上級主管領導在《酒店促銷活動審批申請表》上簽署審核意見，將申請材料轉至市場營銷部進行專業(yè)審核。（三）市場營銷部審核1.市場營銷部在收到上級主管領導轉來的申請材料后，在[X]個工作日內(nèi)組織專業(yè)人員對促銷活動策劃方案進行全面審核。審核過程中，市場營銷部可根據(jù)需要與發(fā)起部門進行溝通，了解活動的具體思路和目標，對方案提出專業(yè)的修改建議和優(yōu)化方向。2.市場營銷部審核完成后，在《酒店促銷活動審批申請表》上填寫審核意見，并將修改后的策劃方案及相關材料反饋給發(fā)起部門。發(fā)起部門應根據(jù)市場營銷部的意見對方案進行進一步完善，并在規(guī)定時間內(nèi)將修改后的方案重新提交給市場營銷部確認。（四）財務部審核1.發(fā)起部門將經(jīng)市場營銷部確認后的策劃方案提交給財務部進行預算審核和財務風險評估。財務部在收到申請材料后，在[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。審核過程中，財務部可要求發(fā)起部門提供更詳細的財務數(shù)據(jù)或解釋相關預算項目，以確保審核的準確性。2.財務部審核完成后，在《酒店促銷活動審批申請表》上填寫審核意見，明確活動預算的合理性、財務風險評估結果以及相關建議。若預算存在問題或財務風險較大，發(fā)起部門需根據(jù)財務部的意見對方案進行調(diào)整，調(diào)整后再次提交財務部審核，直至通過為止。（五）法務部審核（如有）1.若促銷活動涉及法律風險較高或較為復雜的法律問題，發(fā)起部門應在完成財務部審核后，將策劃方案及相關法律文件提交給法務部進行法律合規(guī)審核。法務部在收到申請材料后，在[X]個工作日內(nèi)完成審核工作。2.法務部審核完成后，在《酒店促銷活動審批申請表》上填寫審核意見，對活動的法律合規(guī)性作出明確判斷，并提出法律風險防范建議。如發(fā)現(xiàn)活動存在法律問題，發(fā)起部門需根據(jù)法務部的意見對方案進行修改，修改后重新提交法務部審核，直至符合法律要求。（六）總經(jīng)理辦公室綜合審核與最終審批1.經(jīng)過市場營銷部、財務部、法務部（如有）等部門審核通過的促銷活動策劃方案，由發(fā)起部門提交至總經(jīng)理辦公室進行綜合審核。總經(jīng)理辦公室在收到申請材料后，在[X]個工作日內(nèi)組織相關人員對方案進行全面評估，從酒店整體戰(zhàn)略、經(jīng)營目標、資源配置等方面進行綜合考量。2.總經(jīng)理或其授權代表根據(jù)綜合審核結果，在《酒店促銷活動審批申請表》上作出最終審批決定。對于同意實施的促銷活動，總經(jīng)理辦公室將審批結果下達至各相關部門，并明確活動的實施時間、責任人等事項；對于不同意實施的活動，應在申請表上說明理由，并反饋給發(fā)起部門。（七）特殊情況處理1.對于緊急促銷活動，由于時間緊迫無法按照正常審批流程進行操作的，發(fā)起部門應在活動啟動前向上級主管領導和總經(jīng)理辦公室進行緊急匯報，說明活動的緊急情況、必要性和大致方案。經(jīng)上級主管領導和總經(jīng)理辦公室口頭同意后，可先行啟動活動，但需在活動啟動后的[X]個工作日內(nèi)補齊相關審批手續(xù)。2.對于涉及重大決策或對酒店經(jīng)營有重大影響的促銷活動，總經(jīng)理辦公室可組織召開專門的會議，邀請相關部門負責人、專家等共同參與討論和決策。會議應形成詳細的會議紀要，記錄各方意見和最終決策結果，作為活動審批的重要依據(jù)。五、審批文檔管理1.文檔存檔：各部門在促銷活動審批過程中形成的所有文檔，包括策劃方案、審批申請表、審核意見、修改記錄等，均應按照酒店檔案管理規(guī)定進行分類存檔。檔案保存期限為活動結束后的[X]年，以備后續(xù)查閱和審計。2.文檔檢索與使用：建立完善的文檔檢索系統(tǒng)，方便各部門在需要時快速查閱相關審批文檔。對于涉及商業(yè)機密或敏感信息的文檔，應嚴格按照酒店保密制度進行管理，限制查閱權限，確保信息安全。3.文檔更新與維護：如促銷活動在執(zhí)行過程中發(fā)生重大變更，需要對原策劃方案進行修改的，發(fā)起部門應按照本規(guī)定的審批流程重新提交修改后的方案進行審核和審批，并及時更新相關文檔，確保檔案記錄的準確性和完整性。六、監(jiān)督與反饋1.活動執(zhí)行監(jiān)督：促銷活動啟動后，各相關部門應按照職責分工對活動執(zhí)行情況進行監(jiān)督。市場營銷部負責監(jiān)控活動的市場推廣效果，財務部負責監(jiān)控活動的成本支出和收益情況，其他部門根據(jù)自身職責關注活動執(zhí)行過程中的相關環(huán)節(jié)，確?；顒影凑詹邉澐桨负蛯徟箜樌M行。2.定期反饋與評估：活動執(zhí)行過程中，發(fā)起部門應定期（至少每周一次）向總經(jīng)理辦公室和其他相關部門匯報活動進展情況，包括活動效果、客戶反饋、存在的問題等?；顒咏Y束后，發(fā)起部門應在[X]個工作日內(nèi)提交活動總結報告，對活動的目標達成情況、經(jīng)濟效益、市場影響、存在的問題及改進措施等進行全面總結和評估。3.意見收集與改進：各相關部門應根據(jù)活動執(zhí)行情況和總結報告，收集員工和客戶的意見和建議，分析活動策劃和審批過程中存在的不足之處，提出改進措施和建議?？偨?jīng)理辦公室應定期組織召開促銷活動總結會議，對活動進行全面復盤，不斷優(yōu)化促銷活動的策劃和審批流程，提高酒店促銷活動的管理水平和效果。七、違規(guī)處理1.若促銷活動發(fā)起部門在策劃方案編制、申請?zhí)峤贿^程中存在故意隱瞞重要信息、提供虛假數(shù)據(jù)等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，并要求其重新提交真實準確的申請材料。由此導致的活動失敗或經(jīng)濟損失，由發(fā)起部門承擔相應責任。2.各審核部門在審批過程中應嚴格履行職責，認真審核相關材料。若因審核部門敷衍塞責、審核不嚴導致促銷活動出現(xiàn)重大問題或