局檔案安全管理制度

局檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，維護檔案的真實性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失、泄密等安全事故發(fā)生。2.預(yù)防為主原則：強化檔案安全意識，建立健全安全防范機制，加強日常管理和監(jiān)督檢查，做到防患于未然。3.責(zé)任到人原則：明確各部門及工作人員在檔案安全管理中的職責(zé)，確保檔案安全管理工作落到實處。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本局檔案安全管理工作，研究解決檔案安全管理中的重大問題，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案安全管理制度的貫徹執(zhí)行。（二）檔案管理部門本局設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責(zé)本局檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案安全管理制度并組織實施。2.負責(zé)本局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體工作人員的檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平。5.負責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系，做好檔案的移交、接收等工作。（三）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)人為本部門檔案安全管理工作的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門人員做好檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案的安全。2.各部門指定專人負責(zé)本部門檔案的日常管理工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門集中保管。3.各部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，妥善保管和使用本部門的檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍本局在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄，均應(yīng)納入檔案收集范圍。具體包括：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.本局召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的文件、合同、協(xié)議、項目資料、技術(shù)資料等。5.本局工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲材料等。6.本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。7.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到齊全、完整、真實，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。對于重要文件和資料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)認真核對檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時補充或更正。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體原則如下：1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，使檔案具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.保持文件有機聯(lián)系：將同一問題、同一項目、同一事件等相關(guān)的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.區(qū)分不同價值：根據(jù)檔案的重要性、保存期限等，將檔案分為不同類別，分別進行整理和保管。4.便于保管和利用：檔案整理應(yīng)便于檔案的存放、檢索和借閱，提高檔案利用效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、聲像檔案類等若干類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。四、檔案保管（一）保管場所1.本局設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進行存放，裝具應(yīng)牢固、耐用，便于檔案的存放和查找。2.檔案裝具應(yīng)按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，并在裝具上標(biāo)明檔案類別、編號、起止年度等信息，便于檔案的管理和檢索。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，不得混放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列，便于查找和利用。3.檔案存放應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，避免頻繁移動檔案，減少檔案的損壞風(fēng)險。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對本局工作具有長遠查考利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本局實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同研究確定。3.檔案保管期限應(yīng)在檔案整理時明確標(biāo)注，并在檔案目錄中注明。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、裝具的完好情況、溫濕度記錄等。2.定期檢查應(yīng)每月至少進行一次，檢查結(jié)果應(yīng)詳細記錄，并及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或補充，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實性、完整性和保密性。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足本局工作需要，為本局各項工作提供有力支持。3.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行辦理。2.外單位因工作需要查閱本局檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)本局檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行審批和管理。（三）利用程序1.查閱程序本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案利用規(guī)定。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱程序本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)借閱申請表，將檔案借給借閱人員，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對本局保管期滿的檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，是否仍具有查考利用價值。2.檔案的保管期限是否已滿，是否符合國家有關(guān)規(guī)定。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在涂改、偽造等情況。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單，并通知檔案鑒定小組進行鑒定。2.檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定小組將鑒定意見提交檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，對確定銷毀的檔案進行銷毀處理。（五）銷毀程序1.對確定銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組長簽字確認后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立本局檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對本局現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的信息化管理。3.安全防護體系建設(shè)：建立檔案信息化安全防護體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案信息化管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確專人負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的運行維護和管理。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。3.應(yīng)定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)的安全。4.應(yīng)加強對檔案電子數(shù)據(jù)的備份管理，定期將檔案電子數(shù)據(jù)備份到移動存儲設(shè)備或其他存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案安全監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構(gòu)本局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)對本局檔案安全管理工作進行監(jiān)督檢查，檔案管理部門負責(zé)具體的監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案安全管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案保管場所的安全狀況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施是否完好有效。3.檔案裝具的使用情況，是否符合要求，是否存在損壞、變形等情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，是否存在安全漏洞，數(shù)據(jù)備份是否及時、有效。5.檔案利用情況，是否按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行查閱、借閱，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每月至少進行一次檔案安全檢查，對檔案安全管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對檔案安全管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項檢查：針對檔案安全管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案安全管理工作落到實處。（四）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改責(zé)任部門或人員應(yīng)認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并按時完成整改任務(wù)。3.檔案管理部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整