erp部門管理制度

erp部門管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范ERP部門的運(yùn)作，提高工作效率，確保ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和有效應(yīng)用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司ERP部門全體員工。（三）職責(zé)1.ERP部門經(jīng)理全面負(fù)責(zé)ERP部門的管理工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，確保ERP系統(tǒng)的順利實(shí)施和應(yīng)用。負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃和架構(gòu)設(shè)計，推動系統(tǒng)的優(yōu)化和升級。對部門員工進(jìn)行績效考核和培訓(xùn)發(fā)展，提高團(tuán)隊整體素質(zhì)。2.ERP系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括服務(wù)器配置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等。及時處理系統(tǒng)故障和問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。協(xié)助其他部門進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)和技術(shù)支持。3.ERP業(yè)務(wù)分析師深入了解公司業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行業(yè)務(wù)需求調(diào)研和分析，提出ERP系統(tǒng)的優(yōu)化建議。協(xié)助制定系統(tǒng)實(shí)施方案，參與系統(tǒng)測試和上線工作。負(fù)責(zé)編寫業(yè)務(wù)文檔和培訓(xùn)資料，為用戶提供業(yè)務(wù)支持。4.ERP數(shù)據(jù)專員負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量。協(xié)助進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和報表生成，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。二、ERP系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)安裝與配置1.ERP系統(tǒng)的安裝應(yīng)按照供應(yīng)商提供的安裝指南進(jìn)行，確保安裝過程順利完成。2.系統(tǒng)安裝完成后，由系統(tǒng)管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求進(jìn)行配置，包括但不限于系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶權(quán)限分配、業(yè)務(wù)流程定義等。3.在系統(tǒng)配置過程中，應(yīng)充分考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性，進(jìn)行必要的測試和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。（二）系統(tǒng)日常維護(hù)1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，包括服務(wù)器性能監(jiān)測、數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)、系統(tǒng)日志查看等，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題。2.每日檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保系統(tǒng)無故障、無異常報錯。如有問題，應(yīng)立即進(jìn)行排查和處理，并記錄問題發(fā)生的時間、現(xiàn)象和處理過程。3.每周對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行異地存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)使用情況，定期對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，如清理過期數(shù)據(jù)、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫查詢語句等，以提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。（三）系統(tǒng)升級與更新1.關(guān)注ERP系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的軟件升級信息，及時評估升級對公司業(yè)務(wù)的影響。2.在進(jìn)行系統(tǒng)升級前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級計劃，包括升級時間、升級內(nèi)容、備份策略、測試方案等，并提交相關(guān)部門審批。3.升級過程中，應(yīng)全程監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，確保升級順利進(jìn)行。升級完成后，進(jìn)行全面的測試，驗(yàn)證系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。4.對升級過程中出現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄和反饋，與供應(yīng)商溝通解決，確保系統(tǒng)升級后的穩(wěn)定性和可靠性。三、用戶管理（一）用戶賬號創(chuàng)建與刪除1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求向ERP部門提出用戶賬號創(chuàng)建申請，申請內(nèi)容包括用戶名、所屬部門、崗位、權(quán)限等。2.ERP部門收到申請后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行賬號創(chuàng)建，并根據(jù)用戶的崗位和職責(zé)分配相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限。3.用戶離職或崗位變動時，所在部門應(yīng)及時通知ERP部門，由系統(tǒng)管理員刪除或調(diào)整其賬號權(quán)限。（二）用戶權(quán)限管理1.根據(jù)公司內(nèi)部控制要求和業(yè)務(wù)流程，對不同用戶角色設(shè)置不同的系統(tǒng)權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其工作職責(zé)范圍內(nèi)的功能和數(shù)據(jù)。2.定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審查和清理，確保權(quán)限分配合理，并及時調(diào)整因崗位變動或業(yè)務(wù)調(diào)整而需要變更的權(quán)限。3.嚴(yán)格控制超級用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的特定人員才能擁有超級用戶權(quán)限，且超級用戶的操作應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）用戶培訓(xùn)與支持1.為新用戶提供ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)概述、基本操作流程、常用功能使用等，確保用戶能夠熟練使用系統(tǒng)。2.定期組織系統(tǒng)操作培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)分享會，幫助用戶不斷提升操作技能和業(yè)務(wù)水平。3.設(shè)立ERP系統(tǒng)支持熱線或在線客服渠道，及時解答用戶在使用過程中遇到的問題。對于復(fù)雜問題，應(yīng)及時安排技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場支持。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)按照系統(tǒng)設(shè)定的規(guī)范和格式進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，錄入完成后進(jìn)行自查，確保數(shù)據(jù)無誤。3.對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)或涉及財務(wù)等重要信息的數(shù)據(jù)錄入，必須經(jīng)過二級審核，審核通過后方可正式提交。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控1.ERP部門定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，通過數(shù)據(jù)比對、邏輯校驗(yàn)、數(shù)據(jù)抽樣等方式，發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯誤和不規(guī)范之處。2.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量問題跟蹤機(jī)制，對發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，跟蹤問題解決進(jìn)度，確保問題得到徹底解決。3.將數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)納入部門績效考核體系，激勵各部門提高數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)的質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作敏感數(shù)據(jù)。對涉及公司機(jī)密的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取特殊的安全措施，如加密存儲、專人管理等。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)安全評估和應(yīng)急演練，制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件時能夠快速響應(yīng)，降低損失。五、項目管理（一）項目立項1.當(dāng)公司有ERP相關(guān)項目需求時，由提出部門填寫《ERP項目立項申請表》，詳細(xì)說明項目背景、目標(biāo)、范圍、預(yù)期收益等內(nèi)容。2.ERP部門對項目申請進(jìn)行初步評估，審核項目的必要性、可行性和資源需求，提出評估意見。3.評估通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過的項目正式立項，并成立項目組，明確項目負(fù)責(zé)人和成員職責(zé)。（二）項目計劃制定1.項目負(fù)責(zé)人組織項目組成員制定項目詳細(xì)計劃，包括項目進(jìn)度安排、任務(wù)分解、里程碑設(shè)定、資源需求計劃等。2.項目計劃應(yīng)明確各階段的工作內(nèi)容、責(zé)任人、時間節(jié)點(diǎn)和交付成果，確保項目按計劃有序推進(jìn)。3.項目計劃制定完成后，提交ERP部門經(jīng)理審核，審核通過后報相關(guān)部門備案，并作為項目執(zhí)行和監(jiān)控的依據(jù)。（三）項目實(shí)施與監(jiān)控1.項目組按照項目計劃開展項目實(shí)施工作，定期召開項目進(jìn)度會議，匯報項目進(jìn)展情況，及時解決項目實(shí)施過程中遇到的問題。2.ERP部門經(jīng)理和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)定期對項目進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，監(jiān)控項目進(jìn)度、質(zhì)量和成本，確保項目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。3.建立項目風(fēng)險管理機(jī)制，對項目實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和應(yīng)對，及時調(diào)整項目計劃，降低風(fēng)險對項目的影響。（四）項目驗(yàn)收1.項目完成后，項目負(fù)責(zé)人提交項目驗(yàn)收申請，附上項目成果報告、測試報告、用戶反饋等相關(guān)資料。2.ERP部門組織相關(guān)部門對項目進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括項目是否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)、功能是否滿足業(yè)務(wù)需求、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整、系統(tǒng)是否穩(wěn)定運(yùn)行等。3.驗(yàn)收合格后，出具項目驗(yàn)收報告，對項目進(jìn)行總結(jié)和評價。對于驗(yàn)收不合格的項目，項目組應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收意見進(jìn)行整改，直至通過驗(yàn)收。六、溝通與協(xié)作（一）部門內(nèi)部溝通1.建立定期的部門會議制度，每周召開部門例會，總結(jié)上周工作進(jìn)展，安排本周工作計劃，溝通解決工作中存在的問題。2.鼓勵員工之間進(jìn)行日常溝通與交流，通過即時通訊工具、電子郵件等方式及時分享工作經(jīng)驗(yàn)和信息，遇到問題共同探討解決方案。3.對于重要事項和關(guān)鍵問題，應(yīng)通過正式的文件或會議進(jìn)行溝通和決策，確保信息傳達(dá)準(zhǔn)確、及時，避免誤解和延誤。（二）與其他部門溝通協(xié)作1.ERP部門與其他部門建立良好的溝通協(xié)作機(jī)制，定期召開跨部門會議，了解業(yè)務(wù)需求和系統(tǒng)使用情況，共同推進(jìn)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和優(yōu)化。2.積極主動地與其他部門溝通協(xié)調(diào)，及時響應(yīng)和解決其他部門在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題，為業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)的技術(shù)支持和服務(wù)。3.在項目實(shí)施過程中，與相關(guān)部門密切配合，共同完成項目任務(wù)。項目組應(yīng)充分聽取其他部門的意見和建議，確保項目成果符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。七、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以實(shí)際工作表現(xiàn)和業(yè)績?yōu)橐罁?jù)，進(jìn)行客觀、公正的評價。2.注重實(shí)效原則：考核指標(biāo)應(yīng)緊密圍繞工作目標(biāo)和崗位職責(zé)，突出工作成果和實(shí)際貢獻(xiàn)。3.激勵發(fā)展原則：通過績效考核，激勵員工積極進(jìn)取，促進(jìn)員工個人發(fā)展與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相結(jié)合。（二）考核周期績效考核分為月度考核和年度考核。月度考核于每月末進(jìn)行，年度考核在每年年末進(jìn)行，年度考核結(jié)果以月度考核結(jié)果為基礎(chǔ)。（三）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：包括系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)情況、項目完成情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量、用戶滿意度等方面的指標(biāo)完成情況。2.工作能力：考核員工的專業(yè)技能、問題解決能力、溝通協(xié)作能力等。3.工作態(tài)度：考察員工的工作積極性、責(zé)任心、團(tuán)隊合作精神等。（四）考核方法1.自評：員工根據(jù)本人當(dāng)月工作表現(xiàn)進(jìn)行自我評價。2.上級評價：由員工上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的工作實(shí)際情況進(jìn)行評價。3.部門互評：相關(guān)部門對ERP部門員工的工作配合情況進(jìn)行評價。4.綜合評價：將自評、上級評價和部門互評結(jié)果進(jìn)行綜合分析，得出最終考核結(jié)果。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.月度考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，根據(jù)考核得分發(fā)放相應(yīng)的績效獎金。2.年度考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪、獎勵、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的員工，給予表彰和獎勵；對于考核不稱職的員工，進(jìn)行誡勉談話或采取其他相應(yīng)措施。八、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計劃制定1.ERP部門根據(jù)員工的崗位需求和個人發(fā)展規(guī)劃，制定年度培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)對象等。2.培訓(xùn)計劃應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)知識、技術(shù)技能、管理能力等方面，以提升員工的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。3.培訓(xùn)計劃制定過程中，應(yīng)充分征求員工意見，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展各類培訓(xùn)活動，培訓(xùn)方式可以包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等。2.每次培訓(xùn)結(jié)束后，要求員工填寫培訓(xùn)反饋表，對培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果等方面進(jìn)行評價，以便不斷改進(jìn)培訓(xùn)工作。3.鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和參加行業(yè)培訓(xùn)交流活動，對取得相關(guān)專業(yè)證書或在培訓(xùn)學(xué)習(xí)中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予一定的獎勵和支持。（三）員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為員工提供職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)和咨詢服務(wù)，幫助員工了解公司的職業(yè)發(fā)展通道和晉升機(jī)制。2.根據(jù)員工的個人能力、興趣和職業(yè)目標(biāo)，協(xié)助員工制定個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，明確職業(yè)發(fā)展方向和路徑。3.為員工