科研技術(shù)文件管理制度

科研技術(shù)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研技術(shù)文件的管理，確?？蒲屑夹g(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和保密性，充分發(fā)揮科研技術(shù)文件在公司科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與科研技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的文件管理，包括但不限于科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件、軟件著作權(quán)文件等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設(shè)立專門的科研技術(shù)文件管理部門，對(duì)科研技術(shù)文件進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類管理原則：根據(jù)科研技術(shù)文件的性質(zhì)、用途、密級(jí)等因素進(jìn)行分類管理，便于文件的檢索、查閱和利用。3.流程規(guī)范原則：明確科研技術(shù)文件從形成、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、修訂、廢止到歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程和要求，確保文件管理工作有序進(jìn)行。4.安全保密原則：加強(qiáng)科研技術(shù)文件的安全保密管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露、丟失或被篡改，保障公司的技術(shù)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。二、管理職責(zé)（一）科研技術(shù)文件管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司科研技術(shù)文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)科研技術(shù)文件的收集、整理、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管、檢索、借閱、歸還等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)科研技術(shù)文件的形成、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、廢止等環(huán)節(jié)進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保文件的有效性和規(guī)范性。4.負(fù)責(zé)組織對(duì)科研技術(shù)文件的定期清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理文件管理中存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供科研技術(shù)文件的查閱、借閱服務(wù)，并對(duì)文件的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。6.負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位進(jìn)行科研技術(shù)文件的交流與合作，辦理文件的交換、傳遞等手續(xù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司科研技術(shù)文件管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)文件管理工作。（二）文件形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門科研技術(shù)文件的形成、編制和審核工作，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.按照公司科研技術(shù)文件管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的科研技術(shù)文件提交給科研技術(shù)文件管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門使用的科研技術(shù)文件進(jìn)行定期清理和核對(duì)，確保文件的有效性和適用性。4.在科研技術(shù)文件的使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要修訂，應(yīng)及時(shí)向科研技術(shù)文件管理部門提出申請(qǐng)，并配合做好文件的修訂工作。（三）文件使用部門職責(zé)1.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，向科研技術(shù)文件管理部門查閱、借閱科研技術(shù)文件，并在使用后及時(shí)歸還。2.負(fù)責(zé)對(duì)所借閱的科研技術(shù)文件進(jìn)行妥善保管，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露文件內(nèi)容。3.在科研技術(shù)文件的使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要修訂，應(yīng)及時(shí)反饋給科研技術(shù)文件管理部門。4.配合科研技術(shù)文件管理部門做好文件的清查和盤點(diǎn)工作。（四）審核、批準(zhǔn)人員職責(zé)1.對(duì)提交審核、批準(zhǔn)的科研技術(shù)文件進(jìn)行認(rèn)真審查，確保文件內(nèi)容符合相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和公司要求。2.對(duì)文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性和有效性負(fù)責(zé)，并簽署審核、批準(zhǔn)意見(jiàn)。三、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.科研項(xiàng)目文件：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。2.研究報(bào)告文件：包括實(shí)驗(yàn)研究報(bào)告、技術(shù)研究報(bào)告、專題研究報(bào)告等。3.實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)文件：包括實(shí)驗(yàn)原始記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)處理結(jié)果、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。4.技術(shù)圖紙文件：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝流程圖、裝配圖、電路圖等。5.工藝文件：包括工藝規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。6.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。7.專利文件：包括專利申請(qǐng)書(shū)、專利證書(shū)、專利說(shuō)明書(shū)等。8.軟件著作權(quán)文件：包括軟件著作權(quán)登記證書(shū)、軟件源代碼、軟件使用說(shuō)明書(shū)等。9.其他文件：包括與科研技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)合同等。（二）文件編號(hào)1.科研技術(shù)文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由字母和數(shù)字組成，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[文件類別代碼][年份][順序號(hào)]，其中文件類別代碼根據(jù)文件分類確定，年份為文件形成的年份，順序號(hào)為該類別文件在本年度內(nèi)的流水號(hào)。3.例如，某科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)的編號(hào)為：KY[2023][001]，表示該文件為科研項(xiàng)目文件類別，形成于2023年，是本年度第1份科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)。四、文件的形成與審核（一）文件形成1.科研技術(shù)文件應(yīng)按照公司科研項(xiàng)目管理流程和相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求進(jìn)行形成，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件形成過(guò)程中，應(yīng)明確文件的編制人員、編制時(shí)間、審核人員、審核時(shí)間等信息，并在文件上進(jìn)行標(biāo)注。3.編制人員應(yīng)認(rèn)真收集和整理相關(guān)資料，進(jìn)行分析和研究，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制文件，確保文件的質(zhì)量。（二）文件審核1.科研技術(shù)文件編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，確保文件符合相關(guān)要求。2.審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、可行性、安全性等方面。審核人員應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)，對(duì)不符合要求的地方提出修改建議。3.文件審核通過(guò)后，審核人員應(yīng)在文件上簽署審核意見(jiàn)和姓名，并注明審核日期。五、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）文件批準(zhǔn)1.經(jīng)過(guò)審核的科研技術(shù)文件，應(yīng)提交給具有相應(yīng)批準(zhǔn)權(quán)限的人員進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人員應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和涉及范圍等因素，對(duì)文件進(jìn)行全面審查，確保文件符合公司整體利益和相關(guān)要求。2.批準(zhǔn)人員應(yīng)在文件上簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)和姓名，并注明批準(zhǔn)日期。批準(zhǔn)通過(guò)的文件方可發(fā)布實(shí)施。（二）文件發(fā)布1.科研技術(shù)文件經(jīng)批準(zhǔn)后，由科研技術(shù)文件管理部門按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布方式包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、紙質(zhì)文件發(fā)放、電子郵件發(fā)送等。2.文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)明確文件的發(fā)布范圍、發(fā)布時(shí)間等信息，并確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。3.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)建立文件發(fā)布記錄，記錄文件的名稱、編號(hào)、發(fā)布時(shí)間、發(fā)布范圍、發(fā)布方式等信息，以便于查詢和追溯。六、文件的使用與保管（一）文件使用1.公司內(nèi)部各部門和人員需要查閱、借閱科研技術(shù)文件時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序和權(quán)限向科研技術(shù)文件管理部門提出申請(qǐng)。2.查閱、借閱申請(qǐng)應(yīng)注明文件的名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱時(shí)間等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。3.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的文件。4.文件使用人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還所查閱或借閱的文件，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向科研技術(shù)文件管理部門提出申請(qǐng)，并說(shuō)明原因。5.文件使用人員在使用文件過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守文件的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要修訂，應(yīng)及時(shí)反饋給科研技術(shù)文件管理部門。（二）文件保管1.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保文件的安全存儲(chǔ)。2.文件保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等良好環(huán)境條件，防止文件受損或丟失。3.科研技術(shù)文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。對(duì)于重要的文件和保密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專柜存放等特殊保管措施。4.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)文件的數(shù)量、完整性和存儲(chǔ)狀況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理文件管理中存在的問(wèn)題。5.對(duì)于超過(guò)保管期限或已失去使用價(jià)值的科研技術(shù)文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保文件信息的安全。七、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司科研技術(shù)活動(dòng)的開(kāi)展和內(nèi)外部環(huán)境的變化，科研技術(shù)文件可能需要進(jìn)行修訂。文件修訂的原因包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的更新，公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，技術(shù)進(jìn)步的要求，文件內(nèi)容存在錯(cuò)誤或缺陷等。2.文件修訂申請(qǐng)應(yīng)由文件使用部門或相關(guān)人員提出，說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和要求等?？蒲屑夹g(shù)文件管理部門應(yīng)組織對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合修訂條件的申請(qǐng)，應(yīng)安排專人進(jìn)行修訂。3.文件修訂過(guò)程中，應(yīng)按照文件形成與審核的要求進(jìn)行編制、審核和批準(zhǔn)，確保修訂后的文件質(zhì)量。修訂后的文件應(yīng)重新編號(hào)，并注明修訂版本號(hào)和修訂日期。4.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)及時(shí)將修訂后的文件發(fā)布給相關(guān)部門和人員，并對(duì)原文件進(jìn)行收回和替換，確保文件的一致性和有效性。（二）文件廢止1.當(dāng)科研技術(shù)文件不再適用或已被新的文件替代時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行廢止。文件廢止申請(qǐng)應(yīng)由文件形成部門或相關(guān)人員提出，說(shuō)明廢止的原因和依據(jù)等。2.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)組織對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合廢止條件的申請(qǐng)，應(yīng)在文件上加蓋“廢止”章，并注明廢止日期。3.廢止后的文件應(yīng)妥善保管，以備查閱和追溯。對(duì)于涉及公司技術(shù)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的廢止文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行處理，防止文件信息泄露。八、文件的保密管理（一）保密措施1.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科研技術(shù)文件的保密管理，采取必要的保密措施，防止文件泄露、丟失或被篡改。保密措施包括但不限于物理隔離、訪問(wèn)控制、加密存儲(chǔ)、密碼保護(hù)、人員培訓(xùn)等。2.科研技術(shù)文件管理部門應(yīng)建立健全文件保密制度，明確文件保密的責(zé)任和要求，對(duì)文件管理人員和使用人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。3.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科研技術(shù)文件，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，實(shí)行專人專管，并采取加密存儲(chǔ)、專柜存放等特殊保密措施。4.在文件的查閱、借閱、傳遞、使用、存儲(chǔ)等過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止文件信息泄露。對(duì)于涉及保密的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注保密標(biāo)識(shí)，并按照保密級(jí)別進(jìn)行管理。（二）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)科研技術(shù)文件的保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理保密管理中存在的問(wèn)題。保密監(jiān)督與檢查的內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、文件保