船運公司禮品管理制度

船運公司禮品管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范船運公司禮品管理，確保禮品的合理使用與妥善管理，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶維護、員工激勵等方面的積極作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于船運公司總部及各分支機構(gòu)，以及全體員工在涉及公司業(yè)務(wù)往來、客戶接待、員工關(guān)懷等活動中禮品的管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保所有禮品活動合法合規(guī)。2.必要性原則：禮品的贈送應(yīng)基于業(yè)務(wù)需要、客戶關(guān)系維護、員工激勵等合理目的，避免不必要的禮品支出。3.適度性原則：禮品的價值、種類和數(shù)量應(yīng)與受贈對象、活動性質(zhì)相匹配，避免過度贈送禮品造成不良影響。4.統(tǒng)一管理原則：公司對禮品實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一登記的管理方式，確保禮品管理的規(guī)范性和透明度。二、禮品采購（一）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品采購申請表，詳細說明采購禮品的用途、受贈對象、預(yù)計數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交至行政部門。2.審核審批：行政部門對禮品采購申請表進行審核，核實需求的合理性和必要性。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施：經(jīng)審批通過的禮品采購申請，由行政部門負責(zé)組織實施采購。采購人員應(yīng)選擇信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商進行采購。4.驗收入庫：禮品采購到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等，確保與采購申請一致。驗收合格的禮品辦理入庫手續(xù)，填寫禮品入庫登記表。（二）采購預(yù)算1.公司應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計劃和禮品使用情況，制定年度禮品采購預(yù)算。年度禮品采購預(yù)算應(yīng)報公司管理層審批后執(zhí)行。2.各部門應(yīng)在年度禮品采購預(yù)算范圍內(nèi)，根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求申請禮品采購。如遇特殊情況需要超出預(yù)算采購禮品，應(yīng)提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商管理1.行政部門應(yīng)建立禮品供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品種類、價格、交貨期、售后服務(wù)等情況。2.定期對禮品供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量和產(chǎn)品質(zhì)量。3.與禮品供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款，以保障公司的合法權(quán)益。三、禮品使用（一）業(yè)務(wù)往來禮品1.在與客戶、合作伙伴等進行業(yè)務(wù)往來時，如需贈送禮品，應(yīng)遵循適度、得體的原則。禮品價值應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模、合作關(guān)系等因素綜合確定，一般不超過[具體金額]。2.業(yè)務(wù)往來禮品的贈送應(yīng)提前報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后方可實施。贈送禮品時，應(yīng)填寫禮品贈送登記表，詳細記錄禮品名稱、數(shù)量、受贈對象、贈送時間、贈送原因等信息。3.對于重要客戶或合作伙伴，可根據(jù)實際情況定期回訪，并贈送適當?shù)亩Y品，以維護良好的合作關(guān)系?；卦L禮品的選擇應(yīng)注重實用性和紀念性，體現(xiàn)公司的關(guān)懷和誠意。（二）客戶接待禮品1.在接待客戶過程中，如需贈送禮品，應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和客戶身份合理安排。禮品應(yīng)具有一定的特色和紀念意義，能夠展示公司的文化和形象。2.客戶接待禮品的贈送應(yīng)在接待活動結(jié)束后及時進行，并填寫禮品贈送登記表。登記表應(yīng)包括禮品名稱、數(shù)量、受贈對象、接待時間、接待事由等內(nèi)容。3.對于多次來訪的重要客戶，可在適當?shù)臅r候贈送具有收藏價值或個性化的禮品，以加深客戶對公司的印象和好感。（三）員工激勵禮品1.為激勵員工積極工作，提高工作績效，公司可根據(jù)員工的表現(xiàn)和貢獻，適時發(fā)放員工激勵禮品。員工激勵禮品的種類和標準由公司人力資源部門制定，并報公司管理層審批。2.員工激勵禮品的發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，根據(jù)員工的績效考核結(jié)果、工作表現(xiàn)、崗位貢獻等因素進行綜合評估確定受獎人員名單。3.發(fā)放員工激勵禮品時，應(yīng)填寫員工激勵禮品發(fā)放登記表，詳細記錄禮品名稱、數(shù)量、受獎人員、發(fā)放時間、發(fā)放原因等信息。（四）節(jié)日禮品1.在重要節(jié)日期間，公司可為員工發(fā)放節(jié)日禮品，以表達對員工的關(guān)懷和祝福。節(jié)日禮品的種類和標準由公司行政部門根據(jù)公司實際情況制定，并報公司管理層審批。2.節(jié)日禮品的發(fā)放應(yīng)覆蓋公司全體員工，確保公平公正。發(fā)放時，應(yīng)填寫節(jié)日禮品發(fā)放登記表，記錄禮品名稱、數(shù)量、發(fā)放人員、發(fā)放時間等信息。3.對于因工作原因不能在公司領(lǐng)取節(jié)日禮品的員工，可通過郵寄或其他方式送達。四、禮品登記與庫存管理（一）禮品登記1.行政部門應(yīng)建立禮品管理臺賬，對所有采購、使用的禮品進行詳細登記。禮品管理臺賬應(yīng)包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、采購價格、入庫日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、受贈對象、贈送原因等信息。2.每筆禮品業(yè)務(wù)發(fā)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時在禮品管理臺賬上進行登記，確保臺賬信息的準確性和完整性。3.定期對禮品管理臺賬進行核對和清理，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因并進行處理。（二）庫存管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的禮品倉庫，對庫存禮品進行妥善保管。禮品倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保禮品的質(zhì)量不受影響。2.建立禮品庫存盤點制度，定期對庫存禮品進行盤點。盤點周期為[具體周期]，盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告。如發(fā)現(xiàn)庫存禮品數(shù)量、質(zhì)量等問題，應(yīng)及時查明原因并進行處理。3.根據(jù)禮品的使用情況和庫存數(shù)量，合理安排禮品的采購計劃，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。五、禮品監(jiān)督與審計（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立禮品管理監(jiān)督小組，由行政部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負責(zé)對公司禮品管理情況進行定期檢查和不定期抽查，確保禮品管理工作符合本制度要求。2.行政部門應(yīng)定期向公司管理層匯報禮品管理情況，包括禮品采購、使用、庫存等方面的信息，接受公司管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.員工有權(quán)對禮品管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司將對舉報情況進行調(diào)查核實，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。（二）內(nèi)部審計1.公司審計部門應(yīng)定期對禮品管理情況進行內(nèi)部審計，審查禮品采購、使用、登記、庫存等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和合理性。2.內(nèi)部審計應(yīng)形成審計報告，針對審計發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反禮品管理制度的行為，審計部門應(yīng)及時向公司管理層報告，并提出處理意見。公司將根據(jù)審計結(jié)果，對相關(guān)責(zé)任人進行嚴肅問責(zé)。六、禮品回收與處理（一）禮品回收1.在某些情況下，如客戶退還禮品、業(yè)務(wù)合作終止等，公司應(yīng)及時收回已贈送的禮品。禮品回收后，應(yīng)進行妥善保管，并在禮品管理臺賬上進行記錄。2.對于回收的禮品，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行評估，根據(jù)禮品的實際情況確定處理方式。（二）禮品處理1.對于可再次使用的禮品，經(jīng)清洗、消毒、修復(fù)等處理后，可重新納入禮品庫存，用于后續(xù)業(yè)務(wù)活動。2.對于無法再次使用或已損壞的禮品，可根據(jù)禮品的材質(zhì)、價值等情況，選擇合適的處理方式，如捐贈、變賣、報廢等。3.禮品處理過程中，應(yīng)填寫禮品處理登記表，詳細記錄禮品名稱、數(shù)量、處理方式、處理時間、處理原因等信息。處理登記