時(shí)間與規(guī)劃.ppt

1、時(shí)間規(guī)劃與管理,羅寶鳳,時(shí)間的規(guī)劃與管理,生涯規(guī)劃中的一項(xiàng)重要的議題，就是時(shí)間的規(guī)劃與管理。如何能在有限的時(shí)間與精力中完成眾多的目標(biāo)？以下介紹一些概念與方法，但是最重要的還是要看個(gè)人經(jīng)過(guò)嘗試的經(jīng)驗(yàn)，之後修改才會(huì)最有幫助。,前言,我們最常聽(tīng)到的一句話(huà)：沒(méi)時(shí)間！讓我們找出偷走時(shí)間的小偷：純哈拉的MSN對(duì)話(huà)無(wú)聊的電子郵件長(zhǎng)舌的電話(huà)出其不意的訪(fǎng)客遲到的朋友拖延、優(yōu)柔寡斷，甚至要求完美的個(gè)性,前言,種下一個(gè)想法，得到一個(gè)行為。種下一個(gè)行為，得到一個(gè)習(xí)慣。種下一個(gè)習(xí)慣，得到一個(gè)個(gè)性。種下一個(gè)個(gè)性，得到一個(gè)命運(yùn)。今天希望改變一些關(guān)於時(shí)間管理的想法,與時(shí)間有約,當(dāng)我們感受到時(shí)鐘與羅盤(pán)之間存有時(shí)差，問(wèn)題便產(chǎn)生了

2、，這表示我們沒(méi)有對(duì)生命中最重要的事情付出應(yīng)有的心力。人總是無(wú)時(shí)無(wú)刻面對(duì)時(shí)間運(yùn)用的問(wèn)題，無(wú)論是面對(duì)重大的人生轉(zhuǎn)折或芝麻綠豆般的生活瑣事，難免要做一番抉擇，而且更需自己承擔(dān)抉擇的後果。當(dāng)然，結(jié)局不一定都是甜美的，尤其在時(shí)間的安排無(wú)法符合內(nèi)心的羅盤(pán)時(shí)。,急迫性偏執(zhí),如果我們不能有意識(shí)地專(zhuān)注於重要的事，便等於無(wú)意識(shí)地浪費(fèi)時(shí)間在不重要的事。請(qǐng)你先花點(diǎn)時(shí)間想想：你知道在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對(duì)個(gè)人生活、專(zhuān)業(yè)或工作會(huì)有積極的意義？如果你知道做這些事具有積極的意義，現(xiàn)在為什麼還不做？,急迫性偏執(zhí),多數(shù)人都不了解迫切性對(duì)我們有多麼大的主宰力量。電話(huà)鈴響、敲門(mén)聲、截止日期，無(wú)不令人心神不寧。當(dāng)我們解決一件

3、重要而迫切的問(wèn)題後，心裡自然會(huì)升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會(huì)地位象徵，承認(rèn)自己不忙簡(jiǎn)直是種恥辱。我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口，讓人無(wú)法思索生命中最重要的是什麼。,急迫性偏執(zhí),重要的事通常不需要在今天或這個(gè)星期完成，但急事卻非得立刻行動(dòng)不可。急事的迫切性總讓人覺(jué)得非常重要而無(wú)法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。然而，如果從時(shí)間的架構(gòu)來(lái)看，這種似是而非的重要性便會(huì)逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺(jué)時(shí)自己已成為急事的奴隸。,急迫性偏執(zhí),傳統(tǒng)的時(shí)間管理法多半只會(huì)使急迫性偏執(zhí)更加嚴(yán)重。每日的行事曆只會(huì)讓人把焦點(diǎn)放在如何將事情按照緊急的

4、順序做完。生活中急事的比重愈大，相對(duì)的，完成的重要事情就愈少。當(dāng)我們脫離急迫性的驅(qū)使，開(kāi)始探討重要性的問(wèn)題時(shí)，首先面對(duì)的基本問(wèn)題就是何謂最重要的事，以及如何才能把最重要的事視為當(dāng)務(wù)之急。,與時(shí)間有約,何謂最重要的事？人生有幾個(gè)基本需求，如果無(wú)法獲得滿(mǎn)足，便會(huì)覺(jué)得空虛、不圓滿(mǎn)。這時(shí)或許會(huì)以忙碌來(lái)填補(bǔ)空虛，也可能因暫時(shí)的一點(diǎn)成就而沾沾自喜。不論我們對(duì)這些需求是否徹底了解，是否能積極實(shí)踐，都不能否定內(nèi)心深處確實(shí)有這些需求，而且不容忽視。,與時(shí)間有約,這些需求簡(jiǎn)而言之就是生活、愛(ài)、學(xué)習(xí)與發(fā)揮影響力。生活是指食衣住行等物質(zhì)需求；愛(ài)是指愛(ài)人、被愛(ài)、與人產(chǎn)生關(guān)係，有歸屬感等社會(huì)需求；學(xué)習(xí)是自我發(fā)展與成長(zhǎng)的心

5、理需求；發(fā)揮影響力是感覺(jué)人生有意義、有目的，對(duì)他人有貢獻(xiàn)等精神需求。,與時(shí)間有約,與時(shí)間有約,這些需求對(duì)我們的生活品質(zhì)與時(shí)間安排有什麼影響？這些需求都非常重要，任何一項(xiàng)無(wú)法滿(mǎn)足，便會(huì)降低生活品質(zhì)，甚至可能使你變成急迫性偏執(zhí)狂。我們愈想完成更多的急事，愈加劇急迫性偏執(zhí)的病情。也就是說(shuō)，在人生的四大需求有所缺憾時(shí)，我們總是以忙碌所產(chǎn)生的快感來(lái)取代。,要事VS.急事,所謂重要的事是指真正有助於達(dá)成人生目標(biāo)，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒(méi)有急迫性，或者說(shuō)其急迫性必須我們主動(dòng)去發(fā)掘。我們以時(shí)間管理矩陣來(lái)探討急事與要事的關(guān)係。矩陣中將日常活動(dòng)分成四個(gè)象限，裡面涵

6、蓋了所有的時(shí)間安排方式：,與時(shí)間有約,第一象限：急迫又重要的事。如上課、準(zhǔn)時(shí)完成工作第二象限：重要但不急迫的事如運(yùn)動(dòng)、陪家人第三象限：急迫但不重要的事如接電話(huà)、回email、買(mǎi)東西、做家事第四象限：屬於不急迫又不重要的事如聊天、抱怨、煩惱,與時(shí)間有約,我們觀(guān)察發(fā)現(xiàn)多數(shù)人花在第一、三象限的時(shí)間最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當(dāng)?shù)拇鷥r(jià)？當(dāng)你為急事忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)時(shí)，是否忽略了重要的事？什麼事對(duì)你而言是最重要的？我們以同樣的問(wèn)題問(wèn)過(guò)數(shù)千個(gè)人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)的答案可為下列七類(lèi)：,與時(shí)間有約,改善人際關(guān)係、改善事先準(zhǔn)備工夫、做更周詳?shù)囊?guī)劃與組織、善待自己、抓住新的機(jī)會(huì)、充實(shí)自我、增進(jìn)能力。這些都屬於第二象

7、限，全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項(xiàng)，為什麼不能身體力行？也許因?yàn)檫@些不是急事，並沒(méi)有迫在眉睫，讓你覺(jué)得非做不可。然而事實(shí)上，這些事才是你必須主動(dòng)去做的。,與時(shí)間有約,我們?cè)谏钪酗@然同時(shí)受到急迫性與重要性二項(xiàng)因素所左右，實(shí)際上在做任何決定時(shí)，如果你以急迫性為考慮重點(diǎn)，問(wèn)題便會(huì)產(chǎn)生。如果我們以重要性為主，生活便會(huì)落在第一、二象限，而遠(yuǎn)離三、四象限。當(dāng)我們投注更多時(shí)間在事先準(zhǔn)備、預(yù)防、規(guī)劃和增進(jìn)自我能力，自可減少許多耗費(fèi)在急迫性事情上的時(shí)間。,與時(shí)間有約,如何找出時(shí)間來(lái)做第二象限的事？最理想的方法是從第三象限騰出時(shí)間。第一象限的事既急迫又重要，當(dāng)然不得不做。而第四象限是根本不該做的。只

8、有第三象限會(huì)騙倒我們，因此我們應(yīng)學(xué)習(xí)從重要性來(lái)看待一切活動(dòng)，才能一一找回在急迫性煙幕下失落的時(shí)間，重新運(yùn)用於第二象限。,與時(shí)間有約,時(shí)間管理矩陣最大的功能，在於讓我們了解時(shí)間的安排如何受到急迫性與重要性的左右，讓我們看清楚自己為什麼把大部分時(shí)間花在某些地方。與時(shí)間有約：花一點(diǎn)時(shí)間檢視你的時(shí)間使用情形吧！,80/20法則,因?yàn)闀r(shí)間有限，必須先評(píng)估目標(biāo)的優(yōu)先順序。認(rèn)識(shí)80/20法則：一八九七年，義大利經(jīng)濟(jì)學(xué)者帕列托發(fā)現(xiàn)了80/20法則。他發(fā)現(xiàn)社會(huì)上很多不平衡的現(xiàn)象，例如觀(guān)察英國(guó)人的財(cái)富及收益的模式，歸納出百分之二十的人口擁有百分之八十的財(cái)富，重點(diǎn)不僅是在百分比，更在於一項(xiàng)事實(shí)：財(cái)富在人口中的分配是

9、不平衡的。80/20法則PPT,80/20法則,80/20法則主張：一小部份的原因、產(chǎn)入或努力，通?？梢援a(chǎn)生大部份的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞。也就是說(shuō)，你所完成的工作裡，百分之八十的成果，來(lái)自於你所花的百分之二十時(shí)間。反過(guò)來(lái)說(shuō)則是你所花的百分之八十的時(shí)間裡，只得到百分之二十的成果。,80/20法則,在教學(xué)上的80/20法則：1.老師上課問(wèn)學(xué)生任何問(wèn)題，百分之八十的反應(yīng)來(lái)自於百分之二十的學(xué)生。2.老師們百分八十的努力教學(xué)過(guò)程中，學(xué)生卻只吸收了課程內(nèi)容的百分二十呢？3.一堂課中，老師百分之八十的時(shí)間，在管理及教訓(xùn)班上百分之二十的學(xué)生。4.為何學(xué)生花了百分八十的時(shí)間努力用功，卻只得到百分之二十的成績(jī)呢？,8

10、0/20法則,重點(diǎn)在哪裡？就是花最少的力氣，得到最大的效果在用80/20法則分析時(shí)，好像有些關(guān)係的比例不是80與20，有可能是80與30或80與28等等，此80與20的比例關(guān)係不是重點(diǎn)，重點(diǎn)是要去分析可以讓你產(chǎn)出百分八十的價(jià)值之關(guān)鍵少數(shù)是什麼，也就是說(shuō)練習(xí)集中時(shí)間完成最重要的事情，那才是重點(diǎn)。,A、B、C分類(lèi)法,規(guī)劃事情的優(yōu)先順序：Lakein(1973)提出ABC分類(lèi)法，先在紙上列下所有的工作，逐一評(píng)估各項(xiàng)工作的重藥性，最重要的標(biāo)A，次要為B，最不重要為C。先完成A類(lèi)工作，以此類(lèi)推。運(yùn)用ABC分類(lèi)法的標(biāo)準(zhǔn)是在重要而非緊要。今天是夏季大減價(jià)的最後一天，但是後天要交一份報(bào)告，是該出去瘋狂大採(cǎi)購(gòu)，

11、還是留在家裡寫(xiě)報(bào)告？,時(shí)間的規(guī)劃與管理,除去拖延的習(xí)慣拖延的可能原因有許多種，例如擔(dān)心失敗、不想去做或力求完美。可是，無(wú)論是哪一種理由會(huì)讓您損失許多的時(shí)間。此時(shí)不妨列出拖延的原因，訂出實(shí)行時(shí)程與完成的好處。如此一來(lái)，一但事情能解決，才是壓力真正放鬆的時(shí)候。,時(shí)間的規(guī)劃與管理,規(guī)律的作息許多人會(huì)熬夜做事，以求事情快一點(diǎn)解決。殊不知熬夜之後，隔天精神變差、挫折容忍度變差，如此一來(lái)工作效率也相對(duì)下降。當(dāng)然事情會(huì)越積越多。,時(shí)間的規(guī)劃與管理,學(xué)習(xí)適當(dāng)?shù)木芙^許多安排好的計(jì)畫(huà)，會(huì)因?yàn)闊o(wú)法拒絕的邀請(qǐng)而被迫改變。事後更有可能後悔當(dāng)初為何不敢加以拒絕。學(xué)習(xí)評(píng)估自己的時(shí)間與能力，不僅可以避免體力透支，更是學(xué)習(xí)疼愛(ài)自己的先決條件。,時(shí)間的規(guī)劃與管理,學(xué)習(xí)良好的做事方式有許多人其實(shí)十分勤勞，一刻鐘也沒(méi)有休息，但是事情卻好像永遠(yuǎn)無(wú)法做完似的?；蛟S這是因?yàn)樽鍪路绞讲徽_。例如，有些人喜歡同一時(shí)間做許多事情，到頭來(lái)卻是一事無(wú)成；或是計(jì)畫(huà)一天連續(xù)閱讀十二個(gè)小時(shí)。不良的做事方式與計(jì)畫(huà)，會(huì)造成事倍功半的後果。記得隨時(shí)鼓勵(lì)一下自己,結(jié)語(yǔ),送大家四句話(huà)：一個(gè)中心、二個(gè)基本點(diǎn)、三大作風(fēng)、八項(xiàng)注意一個(gè)中心：是以健康為中心。因?yàn)榻】凳チ?，那什麼也沒(méi)有，二十一世紀(jì)就是以健康為中心,結(jié)語(yǔ),二個(gè)基本點(diǎn)：糊