商務(wù)部崗位職責(zé)及工作流程

1、商務(wù)部的崗位責(zé)任和工作流程一、目的：明確自己的工作范圍和工作流程，建立完善的跟蹤和反饋機(jī)制，形成高效快捷的工作方式。二、適用范圍：商務(wù)部負(fù)責(zé)的所有工作。三、工作責(zé)任：3.1業(yè)務(wù)訂單處理3.2處理和管理對帳單、發(fā)票、應(yīng)收款和銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)告3.3銷售預(yù)測3.4物流審計(jì)和對帳單管理3.5設(shè)備原型申請流程管理3.6退貨的流程和管理3.7合同處理流程管理3.8催款3.9商業(yè)資料的管理3.10招標(biāo)和招標(biāo)書的工作管理3.11部門會議的流程和管理3.12 eis系統(tǒng)crm模塊管理3.13國內(nèi)業(yè)務(wù)平臺管理3.14市場信息跟蹤3.15市場營銷3.16國際商務(wù)四、工作程序：4.1業(yè)務(wù)訂單處理：4.1.1根據(jù)銷售需求起

2、草商務(wù)表，制作合同登記簿，登記系統(tǒng)，跟蹤審查情況，每天更新登記簿，發(fā)郵件給倉庫、生產(chǎn)和計(jì)劃負(fù)責(zé)人。4.1.2根據(jù)銷售要求，向倉庫通知發(fā)貨預(yù)定，發(fā)貨后回收顧客的簽名，制作后續(xù)的對帳單。當(dāng)月發(fā)票發(fā)行銷售檢查，當(dāng)月簽1封2封，財(cái)務(wù)和商務(wù)分別留1封。4.1.3每天根據(jù)發(fā)貨登記表更新手動(dòng)登記表和系統(tǒng)發(fā)貨信息，并完成整個(gè)流程。4.2處理和管理對帳單、發(fā)票、應(yīng)收款和銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)告4.2.1對帳單明細(xì)成立，月末根據(jù)手動(dòng)登記簿和商業(yè)表的信息，與倉庫的發(fā)貨登記簿和發(fā)貨清單進(jìn)行核對，將對帳單的結(jié)果發(fā)送給財(cái)務(wù)核對，根據(jù)財(cái)務(wù)要求提供每月的數(shù)據(jù)。4.2.2根據(jù)銷售開票計(jì)劃，對照發(fā)票，制作開票申請表，簽字后交給財(cái)務(wù)發(fā)票，附上

3、發(fā)票，貼上銷售膠帶或發(fā)貨，跟蹤發(fā)票的簽字情況。4.2.3月初作成銷售統(tǒng)計(jì)表，核對統(tǒng)計(jì)報(bào)告和財(cái)務(wù)，確認(rèn)無誤后發(fā)送到財(cái)務(wù)，把社長、商務(wù)經(jīng)理放進(jìn)cc。4.3銷售預(yù)測4.3.1月25日之前打印上個(gè)月的銷售預(yù)測數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)本月相關(guān)產(chǎn)品的發(fā)貨數(shù)據(jù)，確認(rèn)銷售和下個(gè)月的預(yù)測數(shù)據(jù)。4.3.2將確認(rèn)的預(yù)測數(shù)據(jù)于26日登記到系統(tǒng)中。4.4物流審計(jì)和對帳單管理4.4.1根據(jù)倉庫提交的收據(jù)，將相關(guān)信息更新為合同登記簿，包括每天發(fā)貨的物流信息和費(fèi)用。4.4.2根據(jù)總賬的物流信息，核對從倉庫帶來的物流運(yùn)費(fèi)，確認(rèn)后簽字，交給商務(wù)經(jīng)理審核簽名，核對財(cái)務(wù)費(fèi)用。 每次將監(jiān)查的物流信息更新到總賬和銷售統(tǒng)計(jì)表，之后再查。4.5設(shè)備原型申

4、請流程管理4.5.1銷售人員申請?jiān)O(shè)備，由技術(shù)、技術(shù)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)、社長簽字，掃描簽字的設(shè)備申請書，發(fā)給倉庫或該產(chǎn)品的提供者(后續(xù)申請流程提交給系統(tǒng))。4.5.2用eis和總賬更新設(shè)備申報(bào)單的數(shù)據(jù)。 必須根據(jù)返還時(shí)間提醒負(fù)責(zé)人回收回收的原型。4.6退貨流程和管理4.6.1要求客戶退貨的產(chǎn)品，確認(rèn)相關(guān)銷售并填寫退貨申請書，由技術(shù)負(fù)責(zé)人和市場部負(fù)責(zé)人簽字后，退貨給生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人，生產(chǎn)部檢查后，交付倉庫入庫。4.6.2退貨后，將自己的賬單數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對，確認(rèn)相關(guān)銷售和賬單的處理結(jié)果。4.7合同處理流程管理4.7.1根據(jù)銷售要求起草商業(yè)合同、訂單合同、退稅合同、框架合同等。4.7.2起草的合同通過合同內(nèi)

5、審查程序，由相應(yīng)部門簽字。4.7.3應(yīng)銷售要求發(fā)貨，進(jìn)行相應(yīng)登記，跟蹤合同簽字完成的情況。 催促用戶使用報(bào)告。4.7.4將自己簽訂的合同存檔，編制統(tǒng)一的文件代碼。4.8貨款催款4.8.1統(tǒng)計(jì)每月和月末需要付款的客戶，并向適當(dāng)?shù)匿N售人員催促。4.8.2平臺信息的顧客在商務(wù)上進(jìn)行跟進(jìn)。4.9商業(yè)資料的管理4.9.1及時(shí)更新和上傳招標(biāo)所需的各種公司的商業(yè)資格證書。4.9.2更新招標(biāo)后更新的公司資料和投標(biāo)書共同部分的內(nèi)容，上載文件，保存后準(zhǔn)備。4.9.3及時(shí)更新和維護(hù)業(yè)務(wù)中使用的各種模板和各種表格。4.10招標(biāo)和招標(biāo)書的工作管理4.10.1根據(jù)銷售和網(wǎng)上招標(biāo)公告，準(zhǔn)備應(yīng)征銷售的資料。4.10.2根據(jù)銷

6、售得到的招標(biāo)公告，按照招標(biāo)程序，完成招標(biāo)書的制作、審查，并與銷售一起準(zhǔn)備招標(biāo)書的密封工作。4.10.3將招標(biāo)文件上傳到eis系統(tǒng)上。4.10.4投標(biāo)后，每次將投標(biāo)文件存檔，提取內(nèi)容并保存。 必須保證投標(biāo)書的作用資料是公司的介紹、資質(zhì)證明書、測試報(bào)告書等最新資料。4.10.5投標(biāo)后，把投標(biāo)價(jià)格制作成投標(biāo)價(jià)格表，把所有投標(biāo)價(jià)格信息匯總，發(fā)給市場部的領(lǐng)導(dǎo)和商務(wù)經(jīng)理。 招標(biāo)信息一覽表、有無中標(biāo)、有無合同、中標(biāo)通知書返回，掃描上傳4.10.6申請印刷投標(biāo)書的費(fèi)用并收費(fèi)。4.11部門會議的流程和管理4.11.1部門領(lǐng)導(dǎo)舉行每周例行會議，制作議事錄并上傳到eis系統(tǒng)，跟蹤議事錄的內(nèi)容和實(shí)施情況。4.12 e

7、is系統(tǒng)crm模塊管理4.12.1商業(yè)發(fā)票管理：訂單、發(fā)貨批準(zhǔn)、確認(rèn)并維護(hù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.12.2市場信息管理：輸入客戶信息，更新機(jī)會指導(dǎo)業(yè)務(wù)4.12.3銷售預(yù)測：數(shù)據(jù)輸入和檢查。4.12.4文件管理中的商業(yè)資料的上傳和維護(hù)。4.12.5維護(hù)crm模塊：提交和修改模塊功能，提交問題列表。4.13國內(nèi)業(yè)務(wù)平臺管理4.13.1向當(dāng)?shù)刎?fù)責(zé)人發(fā)送信息并跟蹤有意向與我們合作的渠道或合作伙伴。4.13.2對查詢盤客戶進(jìn)行報(bào)價(jià)，簽訂合同，跟蹤其后的執(zhí)行。4.13.3由自己合作的代理或渠道合作伙伴、oem協(xié)議者簽訂合同，將自己簽訂的合同或合同存檔，制定統(tǒng)一文件代碼。4.13.4整理和總結(jié)國內(nèi)客戶平臺的所有客

8、戶信息資料。4.14市場信息跟蹤4.14.1各銷售市場客戶信息的完整性檢查和統(tǒng)計(jì)。4.14.2 .每隔2周按url地址檢索招標(biāo)信息。4.14.3各銷售和產(chǎn)品經(jīng)理對各市場客戶的機(jī)會更新檢查和統(tǒng)計(jì)。4.14.4檢查市場人員的周志情況。4.15市場營銷4.15.1網(wǎng)站、論壇、推特更新：網(wǎng)站維護(hù)：網(wǎng)站建設(shè)計(jì)劃、進(jìn)度跟蹤、收集整理資料、向網(wǎng)站上傳資料推進(jìn)日常網(wǎng)站新聞更新論壇：推進(jìn)論壇的選擇，每引起話題討論，進(jìn)行交互式博客的日常維護(hù)，保持平日每天的投稿，現(xiàn)場工作，簡單地宣傳公司動(dòng)向的慧聰網(wǎng)店管理：慧聰網(wǎng)店填寫所有公司信息和產(chǎn)品信息的慧聰網(wǎng)店日常維護(hù)4.15.2推進(jìn)場所、物資的準(zhǔn)備管理：展覽會企劃：展覽會場所的選擇、場所的配置計(jì)劃、宣傳資料的準(zhǔn)備(產(chǎn)品印刷物、網(wǎng)站配置資料)核對細(xì)節(jié)展覽會的宣傳企劃、宣傳事項(xiàng)、宣傳執(zhí)行展臺設(shè)計(jì)聯(lián)系、展臺設(shè)計(jì)需求整理、展臺價(jià)格協(xié)議、展臺設(shè)計(jì)方案的意見，在會議上討論、改進(jìn)。4.15.3 eis宣傳模塊管理：定期添加新文件。4.15.4非研發(fā)性圖書管理：蓋章、每季度圖書目錄更新、借閱制度制定、借閱登記管理4.15.5市場資料管理：倉庫宣傳資料管理，每月的大致數(shù)量，日常出入登記，及時(shí)補(bǔ)充公司其他地區(qū)的