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文檔簡介
1、如何運用金字塔原理寫年終工作總結(jié)又到一年一度的年終總結(jié)時。雖然這是一項年年寫、人人做的工作,但顯然大部分HR并不擅長此工作。有的HR苦惱到底從何下筆,有的HR苦惱寫了幾萬字老板還是不滿意。所以一份好的年終總結(jié)一定有些內(nèi)在的可以借鑒的規(guī)律,在此不妨做些了解。首先,我們需要明白年終總結(jié)不是抒情散文,也不是工作事項列表,它應(yīng)當(dāng)是一份嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲌蟾妗T趧庸P之前,需要關(guān)注這樣三個問題:年終總結(jié)寫給誰看?寫年終總結(jié)的目的是什么?怎樣達(dá)到目的? 一、年終總結(jié)的視角 年終總結(jié)的讀者并非是員工本人,而是老板。大多HR只是從自身角度去寫,回顧自己做了哪些工作,達(dá)到什么效果,在展現(xiàn)形式上多花心思,而不關(guān)心老板到底要
2、什么。因此撰寫年終總結(jié),第一步是站在老板的角度思考,他想通過年終總結(jié)了解什么?顯然,對于老板而言,他更加希望從年終總結(jié)中看到的是員工今年的工作是否為公司創(chuàng)造了價值。價值創(chuàng)造可以從三方面來思考: (一)業(yè)務(wù)價值 包括本年度的業(yè)績成果、重點工作完成情況。對于直接參與業(yè)務(wù)的部門,特別要體現(xiàn)增利或降本上的成果。 (二)服務(wù)價值 對于后臺職能部門來說,其本身不創(chuàng)造業(yè)務(wù)價值,它的價值來源于為公司業(yè)務(wù)開展提供有效的支持。對于集團總部來說,是否為下屬子公司提供必要的支持服務(wù)。 (三)改進(jìn)價值 本年度重點解決了哪些核心問題?是否通過管理的改善帶來公司運作上的提升? 二、年終總結(jié)的目的 另外,對于年終總結(jié)而言,雖
3、然名為對過去一年的回顧,但更重要的是如何與未來對接。這不是展望美好明天的空話,而是需要立足于今年到這個階段的工作現(xiàn)狀,規(guī)劃如何對接上明年的工作。老板更希望能夠從你的年終總結(jié)中看到,你的工作是在不斷推進(jìn)的,而不是每年徘徊在一個沒有結(jié)果的議題上。 年終工作總結(jié)應(yīng)當(dāng)是以價值為導(dǎo)向的結(jié)構(gòu)化表達(dá),是本年度的價值衡量和來年價值創(chuàng)造的預(yù)估,是以未來規(guī)劃的視角審視現(xiàn)在的工作。 所謂未來規(guī)劃視角可以用一句話概括:以發(fā)展為導(dǎo)向,系統(tǒng)化思考,專題性推進(jìn)。 以發(fā)展為導(dǎo)向就是明確未來的發(fā)展目的,習(xí)以為常的職能工作未必符合未來發(fā)展的要求,需要審視目前工作和未來戰(zhàn)略的匹配。 系統(tǒng)化思考就是通過體系的角度和系統(tǒng)關(guān)聯(lián)角度尋找公
4、司核心的問題,特別是落到本部門的核心問題。 專題性推進(jìn)就是把本年的工作完成和未來的藍(lán)圖構(gòu)建建立關(guān)聯(lián)。做的好下一年會做什么可以形成整體的構(gòu)架,做不好缺哪兒,怎么彌補。有依據(jù)的分析更能獲得老板的認(rèn)可。 三、年終總結(jié)的金字塔特征 有了方向和目標(biāo),然后就可以組織內(nèi)容了,素材怎么形成報告也有些講究。很多人至今在用三段論,洋洋灑灑一大篇,這可能是一篇優(yōu)秀的散文,然而老板卻無心閱讀這密密麻麻的大段文字。也有人將做過的工作條條框框全部羅列了一遍,看似有條理,實則缺乏歸納,老板讀完后只記得你做了很多零碎的工作,但這些工作的成效在哪里?與公司業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度如何?也是一頭霧水。 結(jié)構(gòu)清晰、一目了然的總結(jié)才能第一時間抓
5、住老板眼球。因而這里要介紹的,是如何將金字塔原理的結(jié)構(gòu)化思維運用到年終總結(jié)的寫作中。 金字塔原理是由麥肯錫的第一位女性咨詢顧問巴巴拉明托于1973年提出,是一種結(jié)構(gòu)化思維的方法。因其展現(xiàn)的框架結(jié)構(gòu)酷似埃及金字塔而得名。其思維結(jié)構(gòu)不僅成為咨詢行業(yè)的準(zhǔn)則,并廣泛地運用到各類場合,成為幫助人們清晰思考、寫作、表達(dá)的重要工具。 在寫作中,金字塔原理要求文章嚴(yán)格遵守四個特征的標(biāo)準(zhǔn): 特征一:一篇文章的結(jié)構(gòu)必定只支持一個思想,這個思想將概括所有各級各組的思想。 對于年終總結(jié)來說,也就是要求整篇總結(jié)由一個中心思想概括,所有的內(nèi)容都圍繞這個主題。 特征二:任何一個層次上的思想都必須是其下一層次思想的概括。 中
6、心思想又可分解成幾個分論點,每個分論點分解成多個論據(jù)素材。要求論據(jù)必須支持分論點,分論點必須能夠支持中心思想。 特征三:每組中的思想必須屬于同一個范疇。 每個分論點下的論據(jù)必須屬于同一邏輯范疇內(nèi),各論點之間、各論據(jù)之間必須相互獨立、且完全窮盡,這就是專業(yè)的術(shù)語MECE(Mutually exclusiveCollectively exhaustive)。 特征四:每組中的思想都必須按照邏輯順序組織。 邏輯順序可以是時間順序、重要性順序等。按照邏輯順序排序,同時也方便檢查分類是否已經(jīng)窮盡所有的可能性。 四、自上而下的年終總結(jié)撰寫方法 構(gòu)建金字塔的方法中,自上而下的方法是在對問題和成果都很有把握,
7、只差把清晰的結(jié)構(gòu)表達(dá)出來時,才能使用這種方法。每個人在寫年終總結(jié)前,一定都收集了一些碎片化的信息,包括:業(yè)績、采取的行動、個人主要問題、下年展望等等。同時經(jīng)過思考后,也確定了年終總結(jié)的主題思想。此時就可以采用自上而下的撰寫方法。 第一步,列出中心思想。 根據(jù)價值創(chuàng)造維度的分析,列出全文的中心思想。從這個中心開始層層分解下去。 第二步,列出問題的分解框架。 圍繞年終總結(jié)的主題,可以一般分解為三個模塊:完成的成績、遇到的問題、未來的計劃。這三者之間一個層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。每個模塊可以繼續(xù)往下分解。成績可以分解為完成的業(yè)績和已經(jīng)采取的行動。遇到的問題可以分解為不足和其中的啟示。未來的計劃可以分解為主要目標(biāo)、具體措施、下年的展望。其中業(yè)績可以繼續(xù)下分為分管工作部分與重點工作部分。不足可以繼續(xù)分解為
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