Excel在統(tǒng)計工作中的應用技巧

1、Excel在統(tǒng)計工作中的應用技巧,2017年11月,崗位知識培訓,Excel是統(tǒng)計工作以及日常工作的基本工具，根據(jù)培訓要求和工作實際，我著重介紹Excel在數(shù)據(jù)搜集、錄入、整理、匯總、展示等過程中的應用技巧，同時再簡要介紹有關常用統(tǒng)計公式與函數(shù)的使用技巧。,一、用Excel搜集與整理數(shù)據(jù),用Excel搜集數(shù)據(jù) 用Excel錄入數(shù)據(jù) 用Excel整理數(shù)據(jù) 用Excel作統(tǒng)計圖,（一）用Excel搜集數(shù)據(jù),搜集數(shù)據(jù)的方法有多種，可以采用統(tǒng)計報 表、典型調查、重點調查或抽樣調查。 針對抽樣調查，Excel的數(shù)據(jù)分析工具中提 供了一個專門的“抽樣”工具，可以幫助使 用者快速完成抽樣工作。,使用Exce

2、l進行抽樣，首先要對各個總 體單位進行編號，編號可以按隨機原則， 也可以按有關標志。,例 ：假定有100名消費者，從中選取15人進行工資收入調查。 首先，將100名消費者編號為1100號，利用填充功能輸入編號。,向右填充：,第一步：單擊“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“數(shù)據(jù)分析”選項,說明：若無數(shù)據(jù)分析選項，可在“文件”菜單下選擇選項加載項轉到，在彈出的對話框中選擇分析工具庫，便可出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析選項。OFFICE20102013版本均可以。,其次，利用“抽樣”工具進行抽樣的具體操作如下：,第二步：打開“數(shù)據(jù)分析”對話框，從其對話框的“分析工具”列表中選擇“抽樣”選項,第三步：打開“抽樣”對話框，確定輸入?yún)^(qū)域、

3、抽樣方法和輸出區(qū)域,1確定輸入?yún)^(qū)域 只能對于數(shù)值型數(shù)據(jù)進行抽樣，文本形式數(shù)據(jù)無效。 2選定抽樣方法 在“抽樣方法”框中，有“周期”和“隨機”兩種抽樣模式。 （1）“周期”模式即所謂的等距抽樣。此種抽樣方法，需要確定周期間隔，周期間隔是由總體單位數(shù)除以要抽取的樣本數(shù)而求得的整數(shù)。若要在100個總體單位中抽取5個樣本，則在“間隔”框中輸入20。 （2）“隨機”模式適用于簡單隨機抽樣等。,3指定輸出方向 在“輸出選項”框中有三種輸出去向。在“輸出區(qū)域”框中輸入存放樣本單位的起始單元格編號。在本例中，輸入?yún)^(qū)域為$A$18。也可以通過選擇“新工作表”或“新工作簿”將抽樣結果放在新工作表或新工作薄中。,第

4、四步：單擊“確定”按鈕后，在指定的位置給出抽樣的結果。,（二）用Excel錄入數(shù)據(jù),1、輸入日期、時間 在單元格中插入當前日期： Ctrl + ; 在單元格中插入當前時間：Ctrl + Shift + ;,（1）輸入負數(shù) 在單元格中輸入負數(shù)時，可在負數(shù)前輸入“-”作標識，也可將數(shù)字置在（）括號內來標識。,2、輸入數(shù)字,（2）輸入分數(shù) Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，為了避免將輸入的分數(shù)與日期混淆，在單元格中輸入分數(shù)時，要在分數(shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開。 這種方式存儲的分數(shù)可以作為數(shù)值參與運算，而 1/2 作為文本存儲的分數(shù)不能參與運

5、算。,例： 輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”； 輸入“0 1/2”，按回車鍵則顯示“1/2”，編輯欄里顯示0.5； 輸入“8 1/2”，按回車鍵則單元格顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。,（3）輸入小數(shù) 當需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結尾的數(shù)字時 正數(shù)表示小數(shù)點后的位數(shù)，負數(shù)表示小數(shù)點前零的個數(shù)。,正數(shù)表示小數(shù)點后的位數(shù)，負數(shù)表示小數(shù)點前零的個數(shù)。 如果要在輸入“88”后顯示“0.088”，要在“位數(shù)”微調框中輸入“3”。 如果要在輸入“88”后顯示88000”，就在“位數(shù)”微調框中輸入“-3”。 注意：在完成輸入帶有小數(shù)位或結尾零字符

6、串的數(shù)字后，應清除對“自動設置小數(shù)點”符選框的選定，以免影響后續(xù)的輸入。,（4）文本類型數(shù)字輸入 組織機構代碼、電話號碼、行業(yè)代碼等需要將數(shù)字當成文本輸入。常用的錄入的方式有三種: 1）、單元格格式的設置,2）、在輸入第一個字符前，鍵入單引號“ ”； 例：鍵入027，單元格中顯示027 3）、先鍵入等號“= “ ” 。 例：鍵入=001，單元格中顯示001,編輯自定義填充序列 解決日常工作中，一些無法通過常規(guī)方法實現(xiàn)快速填充的序列。 例如生產經(jīng)營活動一、生產經(jīng)營活動二、生產經(jīng)營活動三.等。,（5）填充功能,“excel選項” “高級” “常規(guī)” “創(chuàng)建用于排序和填充序列的列表” “編輯自定義列

7、表”,輸入完成后單擊“添加”“確定”,（三）用Excel整理數(shù)據(jù),在統(tǒng)計工作中，我們從企業(yè)或個體戶取得了大量的基層調查數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是雜亂的，沒有規(guī)則的，因此，必須對搜集到的大量的原始數(shù)據(jù)加工整理。 Excel提供了多種數(shù)據(jù)整理工具：排序、篩選、分組、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表、直方圖等。,1、數(shù)據(jù)有效性 數(shù)據(jù)有效性用來定義在單元格中可以輸入或應該在單元格中輸入哪些數(shù)據(jù)。 通過配置數(shù)據(jù)有效性，可以防止用戶輸入無效數(shù)據(jù)，或者圈釋無效數(shù)據(jù)。,例：設置工業(yè)個體戶從業(yè)人員人數(shù)的有效性規(guī)則為：020人。,設置數(shù)據(jù)有效性的方法：,（1）在未輸入數(shù)據(jù)前，可以這樣做： “數(shù)據(jù)” “數(shù)據(jù)工具” “數(shù)據(jù)有效性”,（2）

8、在未輸入數(shù)據(jù)前，還可以這樣做：,在來源框中輸入“許昌市,洛陽市”，選項時間用西文 的逗號（,）隔開,（3）在輸入數(shù)據(jù)后，可以這樣做：,2、條件格式,主要用于查找符合某些條件的數(shù)據(jù)，對滿足條件的單元格，可以通過字體或者顏色上面的變化等，做出一些醒目的標記。 也常用于分段顯示某些數(shù)據(jù)，如不同工資水準、成績。,（1）突出顯示單元格,“開始” “樣式” “條件格式” “突出顯示單元格規(guī)則”,例：快速檢查是否有重復的個體戶。,（2）分段顯示數(shù)據(jù),“開始” “樣式” “條件格式” “色階”,例：使用色階，分段顯示單元格，實現(xiàn)主營業(yè)務收入的可視化效果。,（3）清除條件格式規(guī)則,（四）用Excel作統(tǒng)計圖,E

9、xcel提供了大量的統(tǒng)計圖形供用戶根據(jù)需要選擇使用。Excel提供的圖形工具有：柱形圖、折線圖、餅圖、散點圖、面積圖、環(huán)形圖、雷達圖等。 各種圖的作法大同小異，下面以兩軸線柱圖為例，介紹制作統(tǒng)計圖的工作步驟。,STEP 1 選中數(shù)據(jù)，點擊“插入”“柱形圖；,STEP 2 在需要更改的系列的圖例上點擊右鍵，選擇“設置數(shù)據(jù)系列格式”；,STEP 3 在“系統(tǒng)選項”“系列繪制在”中，選擇“次坐標軸”，然后單擊“關閉”,STEP 4在欲改為折線的系列的柱形上單擊右鍵，選擇“更改系列圖表類型”；,STEP 5 在“更改圖表類型”中，選擇“折線圖”；,STEP 6 添加“數(shù)據(jù)標簽”等進行完善和美化。,二、

10、EXCEL打印設置,在我們實際工作中，如何把收集、整理、匯總和分析所得到的EXCEL表格數(shù)據(jù)進行標準化、規(guī)范化的打?。看蠹覒撌褂玫帽容^多，下面主要介紹三個技巧： 技巧一：設置打印標題 假如打印內容較多，需要打印多頁，通過設置頂端標題行，實現(xiàn)在每一頁上打印列標簽；通過設置左端標題列，實現(xiàn)在每一頁上打印行標簽。 “頁面布局” 打印標題” “頁面設置”,技巧二：插入頁碼 “插入” “文本” “頁眉和頁腳”,返回普通視圖，可在“視圖”選項卡上的“工作簿視圖”組中單擊“普通”,技巧三：不打印錯誤值,三、統(tǒng)計公式與函數(shù),Excel作為數(shù)據(jù)處理軟件，要達到提升數(shù)據(jù)綜合分析能力、實現(xiàn)高效統(tǒng)計的目標，還必須全

11、面、熟練掌握和應用統(tǒng)計公式與函數(shù)。 1.在單元格中輸入含等號的運算式，EXCEL中稱之為公式，都是數(shù)學里面的基本運算。 2.EXCEL中提供了豐富的函數(shù)，分為財務函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)等幾大類。 說明：由于大部分函數(shù)專業(yè)性強，本次崗位知識培訓主要介紹幾個在統(tǒng)計工作中常用的函數(shù)及與使用公式函數(shù)相關的知識點，其他可根據(jù)自己的需要自行學習。,1.數(shù)據(jù)的保護 1)對文件的保護 第一步，創(chuàng)建完成一個EXCEL文檔后，點擊“文件”菜單的子菜單“另存為”，如下圖：,第二步，再點擊“工具”菜單下拉欄中的“常規(guī)選項” 這時輸入文件共享所需要的

12、打開權限密碼就可實現(xiàn)對文檔的保護。,（二）常用函數(shù)的應用,1.常用統(tǒng)計函數(shù) 求數(shù)組或單元格數(shù)字的算術平均值函數(shù)AVERAGE 求數(shù)據(jù)集最大值函數(shù)MAX與最小值函數(shù)MIN 求數(shù)據(jù)集中第K個最大值LARGE與第k個最小值SMALL 求數(shù)據(jù)集中的中位數(shù)函數(shù)MEDIAN 求數(shù)據(jù)集中出現(xiàn)頻率最多的數(shù)（眾數(shù)）函數(shù)MODE,3.VLOOKUP函數(shù)（字段匹配函數(shù)） 強大的vlookup函數(shù)是做統(tǒng)計分析中最常用的函數(shù)之一，因為很多字段信息都是分布在各個不同的表里面，原數(shù)據(jù)表可能沒有我們需要的字段，而需要從其他數(shù)據(jù)表中獲取相關的字段信息，這時候就是發(fā)揮vlookup函數(shù)作用的時候了。,特別說明： 一是括號里有四個

13、參數(shù)，是必需的。最后一個參數(shù)range_lookup是個邏輯值，我們常常輸入一個0字，或者False;其實也可以輸入一個1字，或者true。 二是Lookup_value是一個很重要的參數(shù)，它可以是數(shù)值、文字字符串、或參照地址。參照地址的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別要一致。 三是在使用該函數(shù)時，lookup_value的值必須在table_array中處于第一列。 四是存在無數(shù)多列數(shù)據(jù)時，則第三個參數(shù)可使用函數(shù)COLUMN函數(shù)，即COLUMN(目標值所在列)，注意判斷是否需+1或-1。列數(shù)較小時，也可直接輸入數(shù)值。 五是VLOOKUP中的V參數(shù)表示垂直方向。還有一個橫向查找函數(shù)HL

14、OOKUP，和VLOOKUP函數(shù)屬于一類函數(shù)，HLOOKUP是按行查找的，VLOOKUP是按列查找的，使用方法基本一致。,COUNT函數(shù)只是最基本的統(tǒng)計分析函數(shù)，是其他計數(shù)類函數(shù)的基礎。下面給大家介紹幾個CONUT函數(shù)家族的其他幾個成員。 COUNTA函數(shù)。 COUNTA函數(shù)計算區(qū)域中不為空的單元格的個數(shù)。 COUNTBLANK函數(shù)。計算指定單元格區(qū)域中空白單元格的個數(shù)。 COUNTIF函數(shù)。用法一：利用COUNTIF函數(shù)識別重復數(shù)據(jù)。用法二：按照條件格式計數(shù)。,6.字段分列與合并函數(shù) 在數(shù)據(jù)分析的過程中，很多時候我們都需要進行數(shù)據(jù)抽取，即保留原數(shù)據(jù)表中某些字段的部分信息，組成一個新的字段?？梢允墙厝∧骋粋€字段的部分信息字段分列；也可以是將某幾個字段合并成為一個