合作辦會流程及注意事項

1、對外合作辦會運作機制再次確定參會領(lǐng)導嘉賓提前匯總主持詞、發(fā)言稿等材料撰寫新聞通稿并聯(lián)系媒體記者召開會務(wù)培訓會明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職責擬定會議流程安排擬定物料清單擬定崗位職責確定參會人員確定會議規(guī)模確定會議時間、地點協(xié)商擬定會議主題一、流程圖示舉行會議會議當天人員物料提前進場準備安排會議食宿、交通等會場布置及設(shè)備調(diào)試工作總結(jié) 資料歸檔媒體宣傳跟進及效果評估二、步驟解析（一）會議議題會議議題由主辦方與協(xié)辦方于會議正式舉行前共同商定，一經(jīng)確認且相關(guān)資料交付印制后，如無必要不得隨意更改。（二）確定參會人員、會議規(guī)模、會議時間、地點參會人員包括主辦、協(xié)辦方，支持單位可能邀請的領(lǐng)導、嘉賓，如為

2、培訓會還包括參訓人員的來源、數(shù)量，參與宣傳報道的媒體，會務(wù)工作人員等，并根據(jù)出席領(lǐng)導、嘉賓級別和參會人員總?cè)藬?shù)，確定會議的檔次、規(guī)模，作為會議時間、地點的選擇依據(jù)。一般情況下，會議時間、地點由主辦方根據(jù)參會人員實際情況來安排，如有必要，由主辦方設(shè)計多套備選方案，再與協(xié)辦方商議后共同決定。（三）擬定會議流程安排、物料清單、會務(wù)工作崗位職責一般情況下，由主辦方依據(jù)上述（一）（二）條內(nèi)容，擬定會議流程，并根據(jù)流程需要擬定物料清單，及會務(wù)工作涉及崗位數(shù)量和每個崗位的人員需求、具體職責。流程擬定后，可視協(xié)辦方要求共同商議，作出適當調(diào)整。如遇雙方在出席領(lǐng)導、嘉賓名單，發(fā)言順序，主持人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)上有變化，必

3、須及時溝通反饋，務(wù)必確保各方所知流程保持一致。會議正式舉行前一天最終確認流程，并交付印制會議議程單，如在此后出現(xiàn)變動，原則上不再在議程單上做出修改。（四）明確主辦方、協(xié)辦方、承辦方等各方職責物料清單和會務(wù)工作崗位職責確定后，主辦、協(xié)辦、承辦各方根據(jù)自身實際情況認領(lǐng)物料籌備和人員安排任務(wù)。一般情況下，物料及人員由主辦方統(tǒng)一安排，如需額外支援，則由協(xié)辦、承辦等單位明確聯(lián)絡(luò)責任人，與主辦方聯(lián)絡(luò)責任人對接，由主辦方統(tǒng)一驗收物料籌備情況和人員崗位分配，協(xié)調(diào)配合完成任務(wù)。（五）召開會務(wù)培訓會在會議召開前三到五天，至少組織一次會務(wù)工作人員集中培訓會，由主辦方負責向參與會務(wù)工作的各方全體人員系統(tǒng)講解會務(wù)工作各

4、崗位職責和工作要求。原則上工作人員均要到場，特殊情況下，每一崗位的負責人必須到場，會后再組織小組成員進行轉(zhuǎn)培訓，務(wù)必確保全體會務(wù)工作人員明確自身職責和工作要求。條件允許情況下，各方可就物料籌備和人員安排進行多次溝通，靈活方式和時間，確保至少在會前一天所有物料和人員安排到位。（六）再次確定參會領(lǐng)導嘉賓；提前匯總主持詞、發(fā)言稿等材料；撰寫新聞通稿并聯(lián)系媒體記者至少在會議正式舉行前兩天，由主辦方再次向參會各方確認出席領(lǐng)導、嘉賓名單，明確發(fā)言順序。主辦方負責宣傳的人員提前匯總主持詞、發(fā)言稿等相關(guān)文字材料，并依據(jù)上述材料和會議流程撰寫新聞通稿。新聞通稿完成后，由主辦方宣傳負責人審核，通過后若協(xié)辦、承辦方

5、提出要求，也可參閱并提出適當?shù)男薷囊庖?，由主辦方視情況做出修改。主辦方至少在會議前兩天聯(lián)系合作媒體，確定會議 到場采訪的編輯記者人數(shù)、名稱、聯(lián)系方式。如協(xié)辦、承辦等各方也有合作媒體可進行宣傳，則參考主辦方已邀請媒體名單再適當邀請其他媒體，并在確定到場媒體編輯記者人數(shù)、名稱、聯(lián)系方式后，至少提前一天報主辦方知曉，統(tǒng)一安排。會議正式舉行以前，原則上參會各方不得以任何形式、渠道向任何媒體、自媒體平臺發(fā)送新聞通稿。須在會議結(jié)束當天，主辦方宣傳人員根據(jù)會議實際情況對新聞通稿進行完善修改后，再配會議現(xiàn)場圖片發(fā)送給媒體。如會后新聞宣傳中出現(xiàn)文圖不合實際情況，并造成負面影響的，由相關(guān)方面和具體負責人承擔相應(yīng)后

6、果。（七）安排會議食宿、交通等；會場布置及設(shè)備調(diào)試主辦方至少在會議正式舉行前一天，根據(jù)參會領(lǐng)導、嘉賓、參訓人員的用餐、住宿、交通等需求，安排相應(yīng)的餐飲、住宿地點，視情況配備相應(yīng)交通工具，明確線路指引圖示和引導人員。主辦方及參與會務(wù)工作的各方人員至少提前一天到會場踩點，做好相關(guān)設(shè)施、設(shè)備的安裝調(diào)試工作，明確各崗位人員站位、走位，依據(jù)流程進行預(yù)演排練，確保各個環(huán)節(jié)順暢銜接，各處設(shè)施準確安放，各項設(shè)備運行正常。（八）會議當天人員物料提前進場準備會議正式舉行前一天，由主辦方統(tǒng)一匯集各方籌備的物料，并在會議當天至少于會前兩小時運抵會場。全體會務(wù)工作人員至少在會議簽到前一小時抵達現(xiàn)場，做好相應(yīng)準備。（九）舉行會議會議正式舉行的過程中，各崗位人員必須履職盡責，按照事先培訓的要求，完成好各自工作，自覺維護主辦、協(xié)辦、承辦各方公眾形象。如遇特殊情況，服從主辦方統(tǒng)一安排調(diào)配，靈活調(diào)整，確保會程順利完成。（十）媒體宣傳跟進及效果評估會議舉行完畢當天，主辦方宣傳工作人員將新聞通稿修改完善后報領(lǐng)導審核，通過后以圖文形式發(fā)送給各媒體記者，并且跟蹤各個平臺的報道情況，搜集整理后發(fā)送至參會各方。同時，須同步完成自媒體推廣，確保會議