時間管理的改進(jìn)方法PPT課件

1、方法之一：要消除電話干擾，就要對電話進(jìn)行分析，盡量對時間進(jìn)行評估，不要認(rèn)為電話是浪費(fèi)時間的主要因素，所以沒有處理電話的計(jì)劃。我喜歡通過電話與下屬或公司各部門溝通。電話經(jīng)常表明我是不可缺少的和忙碌的。我總是想及時與下屬或上級溝通，我對細(xì)節(jié)或瑣事感興趣。缺乏有效的授權(quán)，下屬的依賴性太強(qiáng)，他們總是請示和報告，并不厭其煩地尋求指導(dǎo)和幫助?；卮鸷痛螂娫挍]有時間限制，事實(shí)不完整，討論的項(xiàng)目沒有列出，談話涉及的范圍很廣，而且與政策無關(guān)或回答得很詳細(xì)。缺乏自律，害怕冒犯和冒犯他人，無法有效地結(jié)束通話。首先，做一個電話記錄，記下電話的來源、內(nèi)容和接聽時間，分析電話的重要性及其對正在做的事情的影響，正確對待電話并

2、制定處理計(jì)劃?？陀^地看待電話的功能和地位，有些電話是沒有意義的。它是否重要與你的工作有關(guān)。你是經(jīng)理，不再是推銷員了。有效的溝通是必要的，你應(yīng)該放棄過于關(guān)注瑣事和細(xì)節(jié)。訓(xùn)練和訓(xùn)練下屬的能力、分配他們的責(zé)任、實(shí)施有效的授權(quán)以及提供適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助都有一定的限制，而不是無限的限制。制定電話計(jì)劃，并嚴(yán)格規(guī)定和執(zhí)行時間、要求的事實(shí)、討論的事項(xiàng)、談話內(nèi)容的范圍和回復(fù)方式。嚴(yán)格按照計(jì)劃行事，采用有效的交談技巧，電話交談簡潔明了，并使用一些結(jié)尾技巧。不能有效地管理秘書代表他回答一些無效或不重要的電話。阻止呼叫無效。沒有秘書。打錯了。職責(zé)不明。落后的電話系統(tǒng)。明確秘書或助理的職責(zé)，提醒重要注意事項(xiàng)，終止無效電話

3、，訓(xùn)練秘書接聽和過濾電話。分析電話，制定阻止電話，與同事或下屬和秘書一起阻止無用的電話。如果工作量很大，你是否需要秘書做一個研究，并立即提供？如果你不需要它，制定你自己的處理電話的計(jì)劃，并按照上述相關(guān)方法進(jìn)行改進(jìn)。配備人員名單和相關(guān)電話號碼簿，明確相關(guān)人員的電話時間、職責(zé)和接聽方式，并說明接聽電話和解決問題的范圍。明確每個人的職責(zé)，并與上級、同事和下屬進(jìn)行詳細(xì)的分工，以防止錯誤的電話和責(zé)任的糾纏。完善電話系統(tǒng)和設(shè)備，滿足高效率、高質(zhì)量工作的需要。方法二：排除不速之客，分析原因，經(jīng)常被打擾，沒有意識到嚴(yán)重的后果，所以沒有計(jì)劃處理訪問。高估自己的角色，活潑好動，善于交際，有強(qiáng)烈的接待訪客的欲望。想

4、要隨時了解情況，詢問一切會導(dǎo)致下屬請示，而不是回避計(jì)劃。缺乏授權(quán)，對權(quán)力的過度渴望，對下屬的不信任，要求他們報告更多，自己簽字更多，這些都是對下屬的愚弄。無法結(jié)束訪問，不切實(shí)際的時間估計(jì)，談話經(jīng)常離題，不能抓住要點(diǎn)。我不想說面試結(jié)束或被拒絕。改進(jìn)制定每周訪問計(jì)劃的方法，預(yù)約，區(qū)分商務(wù)和私人事務(wù)以及有計(jì)劃和無計(jì)劃的回訪，并深刻理解不速之客干擾的破壞性?？陀^地分析自己的重要性、談話的必要性、控制自己個性的缺點(diǎn)，并區(qū)分商業(yè)和個人交往。制定回避和拒絕計(jì)劃，以適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔⒔涣?，改變問問題的壞習(xí)慣。有效授權(quán)，不要擁有過多的權(quán)利，培養(yǎng)和提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬反授權(quán)。要提前提出會

5、談時間，有效控制會談內(nèi)容，把握主要和關(guān)鍵內(nèi)容。學(xué)習(xí)拒絕和結(jié)束談話的技巧，勇往直前開放式辦公室?guī)砹烁嗟脑L客，公司或部門也養(yǎng)成了隨時面試的習(xí)慣。助理或秘書阻止訪問是無效的。沒有稱職的助手或秘書。面試官走錯了門或者面試官錯了。各部門或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，造成相互影響和干擾。打開工作的大門并不是真正為不速之客隨意來訪敞開大門，重新頒布公司或部門的勞動紀(jì)律，不允許隨意采訪。培訓(xùn)助理和秘書，有效地執(zhí)行阻塞計(jì)劃，或直接由他們處理一些事情。根據(jù)需要配備培訓(xùn)助理和秘書，充分發(fā)揮下屬的職責(zé)和職能。室外有明顯的標(biāo)志和指示，防止劣質(zhì)現(xiàn)象的發(fā)生。明確下屬和部門之間的職責(zé)和權(quán)限，合理設(shè)置辦公室，分清

6、責(zé)任，減少人為干擾面試的障礙。第三種方法：為了消除無效會議，原因分析會議已經(jīng)成為一種常見的做法。在會議之前，沒有制定計(jì)劃、預(yù)期效果、實(shí)施和實(shí)施，也就是說，會議經(jīng)常是毫無目的地舉行。沒有會議議程，也沒有組織或控制會議的計(jì)劃或決定。會議時間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)，與會者與會議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或沒有關(guān)聯(lián)，會議通知不完整。召開的會議太多或太多，或者會議缺乏有效溝通，只有三兩個參與者進(jìn)入會場。改進(jìn)方法重新審視每次確定會議的必要性，并提前預(yù)定會議計(jì)劃、會議主題、會議目的、預(yù)期效果等相關(guān)內(nèi)容。沒有這些，請不要開會。沒有事先的會議控制和充分的組織，不要召開會議，制定計(jì)劃、預(yù)期結(jié)果和決定，并確定會議的職能。選擇合適的地點(diǎn)和

7、時間，相應(yīng)的會議設(shè)備等。根據(jù)會議內(nèi)容、與會者情況等。會議通知應(yīng)全面，包括與會者準(zhǔn)備的材料、會議主題、預(yù)期建議、時間、地點(diǎn)、具體要求等。適當(dāng)減少會議次數(shù)，精簡會議內(nèi)容；有效的會議不僅起到?jīng)Q策的作用，也是一種有效的正式溝通方式。它還重申會議紀(jì)律，懲罰遲到者。偏離會議的主題和題目，經(jīng)常偏離會議內(nèi)容和主題，對會議沒有有效的控制和組織。干擾、混亂和缺乏會議紀(jì)律。每個話題的會議時間和時間分配都沒有規(guī)定，屬于自由論壇，時間拖得很久，沒有實(shí)際內(nèi)容。請無關(guān)的人陪你。會議期間沒有收集到足夠的數(shù)據(jù)和信息，這個決定是不恰當(dāng)?shù)?。未能按時完成會議，允許有強(qiáng)烈愿望的人作長篇發(fā)言，未能總結(jié)和記錄會議，未能核實(shí)會議的任務(wù)和期限

8、。會議中，嚴(yán)格遵循會議主題，偏離后及時返回，組織和控制會議，不允許閑談或其他與會議無關(guān)的活動。會議期間不允許任何內(nèi)外干擾，重申會議紀(jì)律和嚴(yán)格的會議管理，提高那些與骨灰沖突的人的積極性。提前確定會議時間和各種議題的分布，應(yīng)與會議和議題的重要性緊密聯(lián)系，突出會議主題，防止空泛、夸大、虛假和夸張。及時清理無關(guān)人員。會議是收集信息和作出決策的好機(jī)會，并充分利用它，使信息提供者能夠提供準(zhǔn)確可靠的信息，供決策者盡可能多地使用。在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議，控制表達(dá)者，對會議進(jìn)行總結(jié)和記錄，以便隨時發(fā)現(xiàn)和比較、檢查執(zhí)行情況和其他效果，并重申會議任務(wù)、期限和人員。會議記錄沒有備份，會議記錄也不會分發(fā)給與會者。會后，

9、會議內(nèi)容沒有得到有效落實(shí)，缺乏監(jiān)督工具，執(zhí)行不力及時總結(jié)會議設(shè)定的項(xiàng)目、內(nèi)容和任務(wù)。工作結(jié)束后，相關(guān)人員的職責(zé)將相應(yīng)解除，已成立的董事長會議及其他機(jī)構(gòu)的職能將被取消。不要浪費(fèi)人力物力。第四種方法：有效規(guī)劃，原因分析不了解規(guī)劃的重要性。沒有系統(tǒng)來制定和形成一套計(jì)劃。我總是覺得我沒有時間做計(jì)劃。缺乏自制力，讓自己懶惰。我害怕對自己做出承諾，我不能保證。一個全面的計(jì)劃不僅能節(jié)省時間，而且能令人滿意地高質(zhì)量地完成工作。好的計(jì)劃是成功的一半。建立一套規(guī)劃系統(tǒng)，包括規(guī)劃目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、期限和優(yōu)先事項(xiàng)。一開始就花一定的時間做計(jì)劃是必要的，這樣才能更好地了解工作，事半功倍。對自己嚴(yán)格要求，自己得到獎勵和懲罰，

10、并且總是鼓勵和要求別人監(jiān)督和檢查你。只有嚴(yán)格要求自己，你才能成就大事，自由放任和懶惰只會毀了你的事業(yè)。只有當(dāng)你對自己的職業(yè)和能力有信心，敢于承諾和保證時，你才能知道你的職業(yè)能有多大。制定計(jì)劃沒有相應(yīng)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。不要指定工作的優(yōu)先順序，把所有的工作都列在清單上，并努力完成所有的工作。計(jì)劃跟不上變化。制定一個計(jì)劃是沒有用的，或者沒有必要為一個幾天就能完成的任務(wù)制定一個計(jì)劃。不要計(jì)劃，秘書負(fù)責(zé)安排我的工作。有目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃是真正的計(jì)劃，是切實(shí)可行的計(jì)劃。所有計(jì)劃都必須根據(jù)緊急程度和重要性進(jìn)行劃分，并且必須建立自己的優(yōu)先工作順序，這與要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)密切相關(guān)。每天的計(jì)劃都有一定的時間來應(yīng)對變化或危機(jī)、

11、事故等。也有必要為短期行為做計(jì)劃，這將減少經(jīng)濟(jì)損失和時間損失。我最了解我的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。秘書只是提醒你并幫助你。最終的計(jì)劃還是要由自己決定。只有你能把你的時間表和工作的重要性與你的目標(biāo)聯(lián)系起來。方法5:克服混亂，原因分析從不整理和思考自己的想法，也沒有意識到組織的重要性。缺乏形成清晰而有組織的思路。由于工作內(nèi)容和時間沒有組織，我不知道如何安排時間，而且我每天都很忙，沒有一個規(guī)范的時間計(jì)劃。認(rèn)為沒有一個有計(jì)劃的安排，目標(biāo)仍然可以實(shí)現(xiàn)。喜歡漫不經(jīng)心和無拘無束，總是以危機(jī)為理由。善于行動，不愿思考和整理工作，決定國家導(dǎo)致盲目行動。由于害怕承擔(dān)義務(wù)和責(zé)任，不愿意對工作進(jìn)行細(xì)分和組織，導(dǎo)致工作缺乏具體的描

12、述和優(yōu)先級。要改進(jìn)這種方法，我們應(yīng)該經(jīng)常反思自己的工作和任務(wù)，整理并形成一種有效的、有組織的思維方式。重新組織并思考目標(biāo)、優(yōu)先事項(xiàng)、日常計(jì)劃等。為了工作和時間。首先，要忙于最重要的事情。一定要花時間來安排你的工作時間。留出一定的時間來預(yù)測危機(jī)的出現(xiàn)，并改變這種隨意而無節(jié)制的行為模式。有計(jì)劃的工作安排一定會使目標(biāo)順利有效地完成。改變數(shù)字動作、定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容各有利弊。生活中的巨大變化可能來自卑微的地方。工作將被細(xì)分和組織，責(zé)任，權(quán)利和利益將被明確界定，詳細(xì)的工作描述將被制定，優(yōu)先事項(xiàng)將被制定。我認(rèn)為每件事都很重要，都應(yīng)該做，所以我不能決定優(yōu)先順序。外部干擾太大，無法理清思路，包括電話、

13、客人和下屬的不斷中斷。外部環(huán)境差，如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書工作安排不當(dāng)。整個公司處于混亂之中，已經(jīng)形成了一種無組織的局面，所以我無法自拔。工作和任務(wù)之間必須有輕重緩急，這應(yīng)該和你的目標(biāo)聯(lián)系起來，以決定重要工作和日常工作的輕重緩急。找出外部干擾的來源，消除干擾，制定消除方案，控制管理技巧。努力改善外部環(huán)境，建立文件和秘書工作。始終與總經(jīng)理討論變更計(jì)劃，并獲得各部門和下屬的理解和支持。方法6:克服頻繁滅火，原因分析不要理解滅火和防火的區(qū)別，但要理解頻繁滅火的危害和嚴(yán)重性。缺乏滅火計(jì)劃和策略，一旦滅火只是應(yīng)急處理，永遠(yuǎn)不要預(yù)測和估計(jì)未來可能發(fā)生的火災(zāi)，盲目應(yīng)對，很容易留下后患。每天的工作日程

14、排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果，沒有時間和精力去處理危機(jī)和變化。注意所有的問題，把它們歸因于你，把自己當(dāng)成救世主。頻繁的工作延誤導(dǎo)致沒有時間做重要的工作，導(dǎo)致緊急事件和消防目標(biāo)。改進(jìn)方法，找出消防與預(yù)防的區(qū)別，比較消防與預(yù)防的區(qū)別，分析原因、嚴(yán)重程度、后果和不可控因素。提前制定和規(guī)劃滅火策略，估計(jì)事物的發(fā)展和進(jìn)步，不要盲目被動地滅火，總結(jié)每一次救星火災(zāi)的原因和處理方法，積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。每天首先完成你的優(yōu)先事項(xiàng)和重要工作，留出一定的時間和精力(20%)來處理和預(yù)測可能的滅火目標(biāo)。你應(yīng)該只做你應(yīng)該做的事，不要做不屬于你的事，不要非做不可，不要把它等同于你的下屬。每天定期定量地完成計(jì)劃中的項(xiàng)目。不

15、要無故拖延，不要做出合理的時間估計(jì)，不要將重大和非緊急工作拖延到消防對象。對上級或上級制定的計(jì)劃或目標(biāo)缺乏有效的時間估計(jì)，這往往會導(dǎo)致你的滅火目標(biāo)。你的老板經(jīng)常改變主意并做出決定，這讓你不知所措。他的日常工作是不停地救火。如果部門或公司的設(shè)備和機(jī)器發(fā)生故障，導(dǎo)致工作中斷和延誤，你會毫不猶豫地充當(dāng)消防員。下屬提供的信息不準(zhǔn)確和過時，下屬對工作不負(fù)責(zé)任，未能報告好消息和擔(dān)心，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)錯誤和不可挽回的損失，你要承擔(dān)責(zé)任和后果。與老板或上級一起，在完成工作的時間里進(jìn)行準(zhǔn)確的評估估計(jì)，達(dá)成協(xié)議，給自己一定的時間去實(shí)施，一切都不像想象的那么容易。就任務(wù)和工作內(nèi)容與老板簽訂書面協(xié)議，防止他食言，或者記

16、錄老板安排的工作，當(dāng)老板不斷變化時，可以記錄下來。消除機(jī)械的、物理的和人為的故障，減少你的麻煩，不要因?yàn)檫@些因素而耽誤你的工作，這是不明智的。嚴(yán)格的下屬工作責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確及時的信息，及時指出工作中的隱患，明確下屬的責(zé)任，不為下屬承擔(dān)責(zé)任。方法7:有效授權(quán)。原因分析表明，下屬不可靠，對下屬缺乏信心，對下屬缺乏培訓(xùn)和鍛煉。他習(xí)慣于陷入細(xì)節(jié)和瑣事，每天忙于日常工作，不知道如何授權(quán)。下屬有工作但沒有權(quán)利，這不是真正的授權(quán)。不清楚、不完整和混亂的授權(quán)讓下屬感到不知所措。害怕下屬超越自己，失去對下屬的控制，害怕自己的權(quán)力轉(zhuǎn)移和提升，過分依賴權(quán)力的威望，對自己缺乏信心。師父認(rèn)為只有自己才能做好，而且教練和訓(xùn)

17、練下屬不如自己快，習(xí)慣“執(zhí)行”比“管理”舒服。中層管理者在改進(jìn)方法時明確授權(quán)是必然趨勢，下屬完全有能力承擔(dān)，所以他們應(yīng)該盡快訓(xùn)練和鍛煉自己的工作能力和知識水平。改變一貫的工作作風(fēng)，敢于從事務(wù)和日常工作中解放出來，學(xué)習(xí)與授權(quán)相關(guān)的技能和操作。避免虛假授權(quán)，制定清晰、全面、清晰的授權(quán)規(guī)定，使每個被授權(quán)人明確自己的職責(zé)和權(quán)限，并有嚴(yán)格的操作程序。培養(yǎng)有能力的下屬，賦予有能力的助手權(quán)力善于充分發(fā)揮下屬的不同特點(diǎn)和優(yōu)勢，并給予必要的輔導(dǎo)和培訓(xùn)。一旦你有了有效的授權(quán)，找到了有能力的下屬，你會覺得“管理”更有藝術(shù)性。授權(quán)后，未采取相應(yīng)的控制、跟蹤和反饋措施。授權(quán)后，下屬控制過度，注重細(xì)節(jié)，不斷提問，使他們無法開展工作。授權(quán)后，不具備相應(yīng)的資源和條件，與其他相應(yīng)部門失去聯(lián)系。授權(quán)后，下屬實(shí)施反授權(quán)，或者中層管理者不斷為下屬工作。授權(quán)后，下屬的工作能力不足以承擔(dān)沉重的責(zé)任，或者下屬的執(zhí)行無效。授權(quán)后，我們必須采取相應(yīng)的控制、反饋、跟蹤等措施，并與下屬達(dá)成共識。如果你已經(jīng)授權(quán)，不要參與，只要求你的下屬提供結(jié)果，不要關(guān)注過程，為你的下屬創(chuàng)造能力和機(jī)會來實(shí)現(xiàn)他們的自主權(quán)。授