GY 01 茌平基地采購(gòu)管理規(guī)定

1、山東信發(fā)東信塑料有限公司茌平基地采購(gòu)管理規(guī)定文件編號(hào)： XFDX/GL GY 01-2014 (A )創(chuàng)建/日期：審查/日期：批準(zhǔn)/日期：生效日期：一、目的為保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行，規(guī)范采購(gòu)流程，加強(qiáng)成本管理，制定本制度。2、適用范圍本制度適用于公司的日常購(gòu)買活動(dòng)。三、定義3.1定點(diǎn)采購(gòu)：指采購(gòu)部門通過招標(biāo)投標(biāo)方式，確定管理物資的定點(diǎn)供應(yīng)商或者服務(wù)業(yè)，采購(gòu)單位在定點(diǎn)范圍內(nèi)采購(gòu)或者消費(fèi)的采購(gòu)方式。3.2滯留材料：型號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)和性能不適用，因此儲(chǔ)存時(shí)間超過6個(gè)月未引線，或引線板累訂數(shù)量不足30%，庫(kù)存多而可能變質(zhì)的需要單獨(dú)處理的原輔料和回收的廢品材料。4、職責(zé)4.1供應(yīng)部：負(fù)責(zé)公司所需物品

2、的采購(gòu)和物品的入庫(kù)、結(jié)算手續(xù)。4.2辦公室：監(jiān)督公司的日常采購(gòu)活動(dòng)。4.3倉(cāng)庫(kù)部：負(fù)責(zé)公司采購(gòu)物品的出入庫(kù)手續(xù)和數(shù)量的核對(duì)，對(duì)需要檢查的通知知情人員進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題后立即報(bào)告。4.4財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)公司采購(gòu)物品的支付和發(fā)票的驗(yàn)證，負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的檢查和監(jiān)督。五、作業(yè)順序5.1購(gòu)買原則5.1.1嚴(yán)格執(zhí)行談判計(jì)程儀計(jì)劃物品的購(gòu)買，至少3家公司(壟斷供給和總代理等特殊情況除外)以上的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在比較討論質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、信用、交易商集團(tuán)等要素的基礎(chǔ)上，進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，與供應(yīng)商進(jìn)一步協(xié)商最終價(jià)格。5.1.2職務(wù)分離采購(gòu)人員參與貨物和服務(wù)的檢查使不得。 采購(gòu)貨物的質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解

3、決，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)部門根據(jù)合同要求和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。5.1.3一致性原則采購(gòu)人采購(gòu)的物品和服務(wù)必須與采購(gòu)訂單上記載的要求規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量一致，如果市場(chǎng)條件不符合采購(gòu)部門的要求或成本太高，申請(qǐng)部門將及時(shí)種子文件信息，以便變更采購(gòu)訂單以供參考。5.1.4廉潔制度所有的采購(gòu)師都必須執(zhí)行以下操作：(1)、自覺遵守企業(yè)效益，努力提高采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，防止虛假。(2)、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高認(rèn)識(shí)、增強(qiáng)法治觀念。(3)、廉潔自律，嚴(yán)格按照采購(gòu)制度和程序工作，自覺接受監(jiān)督。(4)、工作認(rèn)真，準(zhǔn)確無(wú)誤，不會(huì)因自各兒工作失誤而給公司造成損失。(5)努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的新設(shè)備和市場(chǎng)信息。5.2管

4、理內(nèi)容5.2.1管理原則采購(gòu)應(yīng)當(dāng)遵循公開、公平、公正的原則，符合使用原則和利益優(yōu)先的原則，適合招標(biāo)采購(gòu)要求的物資，進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。 同等質(zhì)量的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先購(gòu)買低價(jià)格、滿足節(jié)能和環(huán)保要求的工程、貨物或者低成本的服務(wù)。5.2.2控制5.2.2.1重點(diǎn)控制物資：?jiǎn)挝粌r(jià)值高、使用量大或?qū)Ξa(chǎn)品品質(zhì)有較大影響的常備物資(如主要原材料)單位價(jià)值高或一次性購(gòu)買數(shù)量多的偶發(fā)物資。5.2.2.2采購(gòu)人和倉(cāng)庫(kù)管理員定期對(duì)滯留物資進(jìn)行修訂和分析。5.3采購(gòu)、入庫(kù)管理5.3.1填寫各部門的物資需求訂正計(jì)劃書5.3.2物資需求修訂版應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程、生產(chǎn)修訂版或者訂貨、材料定額和庫(kù)存限額等情況確定5.3.3物資需求訂單明確記載采

5、購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、特性(技術(shù)要求)、需求日期等內(nèi)容5.3.4在采購(gòu)經(jīng)理(工程材料由工程負(fù)責(zé)人根據(jù)施工人員的要求)填寫物資需求計(jì)劃書，并向本部門負(fù)責(zé)人報(bào)告審查。5.3.4.1需求修訂版填寫：應(yīng)填寫技術(shù)參數(shù)要求，及時(shí)準(zhǔn)確地向云同步報(bào)告需求物資相關(guān)信息，包括非標(biāo)準(zhǔn)加工品圖紙、物資布蘭德、配置、材質(zhì)、殘奧表等5.3.4.2各原料的保管和零配件的保管，每天工作前半小時(shí)收集當(dāng)日的進(jìn)貨物資并報(bào)告采購(gòu)主管。5.3.5物資需求修訂計(jì)劃應(yīng)注意修訂質(zhì)量的提高，根據(jù)采購(gòu)周期的長(zhǎng)短提前5天客制化(具體采購(gòu)時(shí)間見附件3 )，盡量避免發(fā)生緊急采購(gòu)現(xiàn)象。 零配件、辦公用品等只能在星期一、星期二申報(bào)，原料修改計(jì)劃等根據(jù)

6、生產(chǎn)狀況和到貨周期提前申報(bào)。 所有修訂版由有關(guān)引導(dǎo)者審核后，由倉(cāng)庫(kù)保管或辦公內(nèi)勤提交給供應(yīng)主管審核，由供應(yīng)主管簽名后提交副總審，審核完成后由保管或辦公內(nèi)勤制作采購(gòu)文件，ERP出示采購(gòu)文件后進(jìn)入實(shí)際采購(gòu)流程。5.3.6 .物資入庫(kù)時(shí)，與交貨人一起檢查清單物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等信息是否與訂貨計(jì)劃一致5.3.7 .檢驗(yàn)中嚴(yán)禁領(lǐng)取不合格物資，發(fā)生工作失誤故意領(lǐng)取的，保管員承擔(dān)一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任5.3.8采購(gòu)物資到達(dá)工廠后，倉(cāng)管通知驗(yàn)收者驗(yàn)收、產(chǎn)品材料和包裝物驗(yàn)收，技術(shù)部主管通知驗(yàn)收簽名，驗(yàn)收入庫(kù)后發(fā)生問題，處罰技術(shù)主管200元手工工具和零配件驗(yàn)收，維護(hù)班長(zhǎng)驗(yàn)收簽名，驗(yàn)收入庫(kù)后發(fā)生問題，維護(hù)班長(zhǎng)10

7、沒有處罰生產(chǎn)部主管100元的檢驗(yàn)進(jìn)行入庫(kù)時(shí)，發(fā)生問題處罰倉(cāng)庫(kù)原料保管100元，倉(cāng)庫(kù)主管100元。5.3.9采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)后，應(yīng)在兩天內(nèi)由倉(cāng)庫(kù)管理填寫采購(gòu)出入庫(kù)單據(jù)，交驗(yàn)收人簽名，通知采購(gòu)人簽名，告知采購(gòu)物資不能逾月入庫(kù)，哪個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問題，處罰50元。5.4購(gòu)買5.4.1采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)人報(bào)告的物資需求訂正計(jì)劃，采購(gòu)主管必須統(tǒng)一實(shí)施采購(gòu)的正常采購(gòu)品限定訂正計(jì)劃批準(zhǔn)后1周內(nèi)到貨，特別情況由供應(yīng)主管事先與采購(gòu)部門聯(lián)系調(diào)整。5.4.2應(yīng)優(yōu)先選擇制造商的直接供應(yīng)單位或者總代理店的供應(yīng)地點(diǎn)，盡量避免減少中間環(huán)節(jié)，供應(yīng)商應(yīng)滿足以下條件有法人資格或有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力符合國(guó)家法律、法律規(guī)范和國(guó)際貿(mào)易規(guī)章

8、，具有良好的質(zhì)量和商業(yè)信譽(yù)具有履行合同的能力和良好的履約記錄、良好的財(cái)務(wù)狀況和銀行信譽(yù)5.4.3采購(gòu)方式的選擇應(yīng)符合以下原則1 )有共性的物資，為了降低采購(gòu)成本，必須統(tǒng)一訂正計(jì)劃，統(tǒng)一采購(gòu)2 )常用量大的原副材料采購(gòu)部門事先選定采購(gòu)地點(diǎn)，協(xié)商采購(gòu)價(jià)格，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部定量采購(gòu)3 )兩個(gè)以上的供應(yīng)商必須作為應(yīng)用備份供應(yīng)商或在它們之間交替購(gòu)買，以確保供應(yīng)渠道的暢通性，并防止意外發(fā)生。5.4.4對(duì)于不采用定點(diǎn)采購(gòu)的重點(diǎn)控制物資，采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)物資的特性，查閱廠家或者供應(yīng)商的資料，記錄其他相關(guān)信息，與三個(gè)以上的報(bào)價(jià)請(qǐng)求進(jìn)行報(bào)價(jià)，采購(gòu)人員報(bào)價(jià)請(qǐng)求完成后， 制作報(bào)價(jià)請(qǐng)求或者談判結(jié)果以及“訂貨廠家

9、”“交貨期”和“報(bào)價(jià)有效期”并填寫物資的5.4.5采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)制作作為對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和優(yōu)選的基本資料的供應(yīng)商信用記錄文件5.4.6購(gòu)買到緊急的物品，金額在5000以內(nèi)的可由副總批準(zhǔn)，金額在5000以上的須由總經(jīng)理批準(zhǔn)購(gòu)買，購(gòu)買到緊急的物品不必先比價(jià)，但價(jià)格不得超過市場(chǎng)價(jià)的20%。5.4.7采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)按照采購(gòu)要求運(yùn)作，如果不按訂貨要求及質(zhì)量要求采購(gòu)，造成儲(chǔ)蓄滯留或影響生產(chǎn)的，損失應(yīng)由采購(gòu)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。5.4.9采購(gòu)人員未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，應(yīng)盡早向部門主管報(bào)告異常原因，提出相應(yīng)意見草案，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門聯(lián)系，制定補(bǔ)救辦法和處理對(duì)策，尤其重大事項(xiàng)應(yīng)報(bào)總經(jīng)理。5.5財(cái)務(wù)5.5.1財(cái)務(wù)部門

10、根據(jù)采購(gòu)人批準(zhǔn)的支付申請(qǐng)書化學(xué)基匯款，根據(jù)采購(gòu)人需求打印匯款收據(jù)，如有特殊原因不能匯款，通知采購(gòu)人。5.6監(jiān)督檢查采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)接受公司和社會(huì)監(jiān)督，任何單位和個(gè)人在采購(gòu)活動(dòng)中有下列行為的，有權(quán)向總經(jīng)理投訴或者檢舉(1)因訂正計(jì)劃錯(cuò)誤而造成的浪費(fèi)(二)未經(jīng)比價(jià)、批準(zhǔn)擅自購(gòu)買的；(三)應(yīng)定點(diǎn)采購(gòu)的物資對(duì)外調(diào)配的；(4)蒙混過關(guān)。六、其他事項(xiàng)6.1為了不影響生產(chǎn)，原料至少應(yīng)在到貨周期的3天前申報(bào)。 并且，盡量在星期一、星期二申請(qǐng)，避免星期五的禮拜六的禮拜日，原料可以在PVC以外用公司總部購(gòu)買，保管申請(qǐng)后直接和采購(gòu)部的主管聯(lián)系。 PVC采購(gòu)在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)填寫請(qǐng)購(gòu)單，保管制作請(qǐng)購(gòu)單。 禮拜六禮拜日的財(cái)務(wù)無(wú)法支

11、付，PVC采購(gòu)申請(qǐng)必須在星期五前報(bào)告，應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)情況合理安排庫(kù)存量，申請(qǐng)書由茌平基地的采購(gòu)員和副總裁審核后提交會(huì)計(jì)部填寫申請(qǐng)，會(huì)計(jì)部因支付問題造成的PVC斷材由會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)。6.2為了降低采購(gòu)成本、提高效率，零配件、辦公用品等至少要提前一周申請(qǐng)。 生產(chǎn)應(yīng)用小型設(shè)備在十五天前報(bào)訂單，每周一兩次提交申請(qǐng)書，經(jīng)采購(gòu)部主管審核后安排采購(gòu)。6.3不清楚申請(qǐng)型號(hào)的，申請(qǐng)方可與采購(gòu)部人員配合外出采購(gòu)。6.4有特殊情況，采購(gòu)師無(wú)法及時(shí)購(gòu)買所需物資時(shí)，采購(gòu)師應(yīng)打電話通知申請(qǐng)方，并以O(shè)A書面通知。6.5購(gòu)買物資必須當(dāng)月取得發(fā)票，支付預(yù)付款項(xiàng)必須要求發(fā)票與貨物同行或郵寄到公司。6.6采購(gòu)師在ERP系統(tǒng)中建立供應(yīng)商文件

12、，完善供應(yīng)商文件信息(聯(lián)絡(luò)人、電話、豎中指)。6.7購(gòu)置物資取得的發(fā)票與實(shí)際內(nèi)容相符，超過經(jīng)營(yíng)范圍者不予報(bào)銷，期滿，虛假發(fā)票不予報(bào)銷。6.8紙的采購(gòu)合同交給副總、財(cái)務(wù)部。七、采購(gòu)程序申請(qǐng)方填寫申請(qǐng)書-部門責(zé)任者簽名-供應(yīng)商簽名副社長(zhǎng)簽名-保管ERP填寫申請(qǐng)書-購(gòu)買部責(zé)任者審查申請(qǐng)-供應(yīng)商購(gòu)買、訂貨書到貨保管及檢查者檢查保管出入庫(kù)單據(jù)八、附則8.1本規(guī)定簽名執(zhí)行。8.2本規(guī)定由公司會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)解釋。8.3本規(guī)定發(fā)生重大不可執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)，可立即修改。附表1生產(chǎn)需要購(gòu)買申請(qǐng)書申請(qǐng)部門：申請(qǐng)日期：序列號(hào)品名規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量必要的日期備考申請(qǐng)方：主任簽名：批準(zhǔn)人：附表2物資匯率報(bào)告年月日比價(jià)內(nèi)容：序列號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)絡(luò)人估計(jì)情況產(chǎn)地備考最終供應(yīng)商：記者：審計(jì)：批準(zhǔn)：附表3生產(chǎn)物資的到達(dá)時(shí)間表序列號(hào)產(chǎn)品名稱到達(dá)周期序列號(hào)產(chǎn)品名稱到達(dá)周期1微晶蠟B52十天17硬脂精酸鈣元素五天2微晶蠟108五天18PVC700四天3工業(yè)沉淀碳酸鈣元素五天19PVC1000三天4微細(xì)活性鈣元素五天20熱解炭黑四天5輕鈣元素四天21單甘