外貿(mào)函電1課件.ppt

1、外貿(mào)英語函電引論，由孫任教于管理與社會科學(xué)學(xué)院。本課程是國際貿(mào)易專業(yè)的核心商務(wù)課程之一，將英語與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合。本課程介紹了各種英語商務(wù)信函、電子郵件、傳真等書寫格式、商務(wù)術(shù)語以及在外貿(mào)實務(wù)過程中的各種表達(dá)方式，并介紹了外貿(mào)各個方面的具體操作方法，使學(xué)生在提高英語水平的同時掌握外貿(mào)業(yè)務(wù)中常用的基本術(shù)語和表達(dá)技巧，培養(yǎng)和提高他們的外貿(mào)業(yè)務(wù)工作能力。外貿(mào)業(yè)務(wù)的課程介紹、學(xué)習(xí)目的和標(biāo)準(zhǔn)流程涉及以下幾個主要環(huán)節(jié)：開發(fā)新客戶、建立貿(mào)易關(guān)系、從而開拓新市場、如何詢價、如何報價和還價、如何靈活運用付款方式、如何履行合同和信守承諾、如何審核信用證、如何不出錯。根據(jù)具體情況，提出了如何進(jìn)行貨物包裝、運輸和保險的

2、要求，在索賠和理賠事件中做到合理、有利、有約束。本課程主要通過學(xué)習(xí)大量外貿(mào)實務(wù)基本環(huán)節(jié)中的代表性信函來掌握術(shù)語、表達(dá)方式和寫作技巧。外貿(mào)實務(wù)的基本環(huán)節(jié)包括：建立業(yè)務(wù)關(guān)系和信用調(diào)查、詢價、報價和報價、還價、下單、訂單履行、付款、包裝和運輸、信用證修改和延期、索賠和理賠等。外貿(mào)函電是一門實踐性很強(qiáng)的課程。正確書寫外貿(mào)信函是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。我們必須在外貿(mào)實踐中學(xué)習(xí)大量具有一定代表性的字母，深刻理解七個“C”的內(nèi)涵，熟悉外貿(mào)業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)中常用的大量表達(dá)方式，包括詞匯、短語、句型和習(xí)慣表達(dá)方式等。然后通過一定的練習(xí)練習(xí)和使用常用詞，從而達(dá)到，學(xué)習(xí)方法，外貿(mào)英語函電第一章商務(wù)信函寫作，講師：孫程瀟管理和社會科

3、學(xué)學(xué)院，商務(wù)信函的版式，1結(jié)構(gòu)1)信頭2)號碼， 日期(參考和日期)3)內(nèi)部地址4)注意5)稱呼6)主題7)正文8)結(jié)束語9)簽名10)附件11)抄送至XX 12)附言，1)信箋(信箋)，外貿(mào)公司的信箋，通常印有信箋，包括寄信人的姓名，如果需要打印，信箋位于信箋的中間或右上角。 2)參考及日期、參考編號：為便于歸檔和查閱，您可以為該信寫一個參考編號；為避免混淆，最好標(biāo)記您的ref:我們的ref:打印日期。注：年份應(yīng)完整填寫，不應(yīng)用(04)代替(2004)。英文名字應(yīng)該寫月，不能用數(shù)字代替，但可以縮寫。最好用基數(shù)來表示日期。3)內(nèi)部姓名和地址，收件人的姓名和地址通常列在信頭的左上方，并沿左邊空白

4、處書寫。信封里的地址和信封里的地址一樣。在信中寫上收信人的姓名和地址對工作來說是很方便的。對寄信人來說，有兩個方便：第一，寄信時，可以與信封地址進(jìn)行比較，以避免放入信封時出錯；第二，寄信后很容易準(zhǔn)確歸檔，以便以后查找。對于收件人來說，有兩個方便：第一，當(dāng)收件人閱讀信件時，如果他發(fā)現(xiàn)信封上的姓名和地址與信封上的姓名和地址不匹配，他可以知道在放信封和退回信件時發(fā)生了錯誤；第二，收到信后，如果信封與信分開，原信仍能保持原樣，便于查閱。(例如，見教科書)在一般友好的私人信件中，因為地址已經(jīng)指明了收件人，所以通常沒有必要在信中填寫地址。4)注意線(經(jīng)理)，如果你需要指出對方的經(jīng)理，并希望接收公司將信迅速

5、送達(dá)經(jīng)理，你可以添加注意或注意的例子1理查德托馬斯鮑德溫有限公司，151高爾街倫敦，SC7 6dy，英國注意：凱夫先生或注意的采購經(jīng)理，5)稱呼(打電話)，這是一種地址的作者給收件人，其位置是兩行以下的地址在信封中。目前，外貿(mào)信函中常用的稱呼語是：親愛的先生、親愛的女士、親愛的先生、親愛的小姐、先生(不能是單數(shù))，先生、先生早上好，可能與誰有關(guān)，通常用逗號或分號，來自美國和加拿大的信函在紳士之后用冒號：6)主題行或標(biāo)題行。主題寫在地址下面的兩行，通常在信的中間。主題應(yīng)該簡明扼要，說明商品名稱、數(shù)量、信用證或合同號等。一般來說，添加RE:或Re:意味著大約，即原因。但這是拉丁文縮寫，不能寫成尊敬

6、。7)信的主體(body 1)，它是信的主體，表達(dá)發(fā)送者的意見。在信的開頭，有一個開篇句子，這是一個獨立的部分。習(xí)慣上用禮貌的語言來全面描述對方來信的日期、號碼或電話號碼、主題和簡單的內(nèi)容，以便對方一眼就能看出這封信回復(fù)的是哪封信。如果是第一次交流，你也可以用開場白介紹自己。如果信件的正文很長，需要打印在一頁以上，收件人的姓名、日期和頁數(shù)應(yīng)在頁面頂部注明，以避免發(fā)送信件時放錯位置。7)信的正文(body 2)通常在信的末尾有結(jié)束語，通常用來總結(jié)本文所討論的問題，并提示收件人的要求，如通過信函或電報訂購、回答詢問或作必要的陳述等。開始另一段。例如，我們希望早日收到你的回復(fù)。如果你能盡早回復(fù)，我將

7、不勝感激(例如，見教科書P5)，8)全面結(jié)束(結(jié)束語)，結(jié)束語是一種禮貌的語言，它應(yīng)該與前面的講話相呼應(yīng)，后跟一個逗號。在結(jié)論的底部，公司編號的名稱應(yīng)該用大寫字母輸入，并且必須由負(fù)責(zé)人簽名。9)簽名是讓對方知道簽名人的姓名和位置，簽名人的姓名和位置可以打出來并注明。例如，在教科書P6中，所有的外國信件都必須由負(fù)責(zé)人簽名，橡皮圖章表明這封信不是我自己讀的，而是一封被忽略的通知信。微軟公司，_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _比爾蓋茨總裁，10)附件。如果信中有附件，請附上?；駿nc應(yīng)標(biāo)記在簽名下。如果有一個以上的附件，應(yīng)標(biāo)記2個附件或3個附件?；蛟敿?xì)如下：附件： 2發(fā)票

8、附件3360 1b/L1照片1證書，11)復(fù)件說明，如果信函應(yīng)抄送給其他相關(guān)單位，另一方也應(yīng)知道其已抄送給其他單位。你可以在信的左下角標(biāo)明“抄送XXX”或“抄送XXX”。12)附言。寫完信后，如果你覺得有急事要說，你可以在信的末尾加上附言，引出一個補(bǔ)充，然后寄件人會在我的短簽名首字母(我名字的第一個字母，如：)上簽名。十. C)。2.商務(wù)信函的寫作原則，7“c”1)禮貌禮貌語言應(yīng)該是禮貌和謙虛的，及時回復(fù)也是一種禮貌表達(dá)。2)考慮周全。寫信時，你應(yīng)該從對方的角度考慮你的需求，而不是從你自己開始，在語氣上更加尊重對方。完整性完整的商業(yè)信函應(yīng)總結(jié)所有必要的事項，如邀請函應(yīng)說明時間和地點等。禁止發(fā)送

9、模棱兩可的信件。4)清晰度清楚意思表達(dá)明確，要注意： (一（避免用詞錯誤（二（注意詞語所放的位置（三（注意句子的結(jié)構(gòu)，5)簡潔簡潔（一（避免廢話連篇（二（避免不必要的重復(fù)（三（短句、單詞的運用6)具體性具體7)正確性正確3 .4種不同形式的商業(yè)信函，1)整份表格完全平頭式：凡是用打字機(jī)打上去的每一行字，包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起，2)修改的塊形式改良平頭式：這種格式，除日期，結(jié)尾禮詞和簽名部分外，其他部分每行開頭都與左邊空白看齊，3)帶有縮進(jìn)樣式的修改塊形式混合式：封內(nèi)地址及其他需要分行的部分，采用平頭式，而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之

10、為混合式，4)簡化形式簡單式：與平頭式相仿，但省略部分內(nèi)容，如稱呼、結(jié)尾禮詞等美國德克薩斯州達(dá)拉斯市主街1377號威爾遜公司，郵編：75226，1999年2月5日，日本國際貿(mào)易有限公司，日本第三大貿(mào)易公司，日本第三大貿(mào)易公司，正在向您發(fā)送我們最新的價目表，我們期待著您的回復(fù)。真正屬于您的，威廉羅伯森威爾遜公司，WR/ea總裁，日本國際貿(mào)易公司，日本東京104號，1919年年2月15日-美國德克薩斯州達(dá)拉斯主街1377號威爾遜公司，郵編：75226，郵編：羅伯遜，日本國際貿(mào)易公司，日本東京104號，19年2月15日-威爾遜公司，美國得克薩斯州達(dá)拉斯主街1377號，郵編75226，地址：羅伯遜先生，4個地址信封，回信地址，郵票，地址，備注，詹姆斯威爾金森先生，威爾遜公司，美國得克薩斯州達(dá)拉斯主街1377號，地址信封，日本國際貿(mào)易有限公司，日本國際貿(mào)易公司，3號，日本私人的私人信2.機(jī)密的機(jī)密信3.注冊的掛號郵件4.表達(dá)快遞郵件5.平信平信6.立即（緊急(急件7.印刷品印刷品8.樣品樣品，以適當(dāng)?shù)男问桨才乓韵聝?nèi)容，因為它們應(yīng)該在一封名為：中國化工進(jìn)出口有限公司的信函中列出Exp .公司發(fā)件人地址：中國北京西郊日期： 2001年8月18日收件人姓名j .布朗公司收件