第3章-檔案庫房管理.ppt

1、第三章保管室管理、保管室管理包括保管室組織、文件保管區(qū)標(biāo)準(zhǔn)化、文件架、保管室溫濕度控制、倉庫膀胱、防塵、有害氣體預(yù)防措施、文件蟲真菌預(yù)防等。2，本章的主要內(nèi)容，第一節(jié)記錄倉庫建筑的基本要求，第二節(jié)記錄倉庫的組織和文件架，第五節(jié)音頻文件，電子文件的保管，第三節(jié)記錄倉庫溫濕度的控制和調(diào)節(jié)，第四節(jié)膀胱，防塵，有害氣體的預(yù)防等，3，中國古代檔案，4，檔案倉庫建筑應(yīng)遵循的原則：適用原則經(jīng)濟(jì)原則美觀原則，5，2，檔案倉庫建筑的基本要求，1，倉庫地址選擇(P258) (1)遠(yuǎn)離河流、湖泊或低洼潮濕的地方，防止防水濕氣。(2)避免多種污染源。防止空氣污染對文件的影響。6，(3)注意周圍的惡劣情況，確?；馂?zāi)、防

2、盜安全。(4)為了方便使用，不能太遠(yuǎn)或交通不便。(5)為長期擴(kuò)大留出馀地。根據(jù)檔案館的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，檔案館的建筑用地復(fù)蓋率為30%-40%，綠地復(fù)蓋率為30%，或者按照當(dāng)?shù)匾?guī)劃部門的規(guī)定執(zhí)行。7，2，倉庫屋頂?shù)慕ㄖ?P259)，(1)倉庫屋頂?shù)男螒B(tài)人字屋頂：散熱防水效果好，維修方便。平屋頂：散熱防水效果不好，維修成本高。(2)鋪上屋頂?shù)母魺岽胧?shí)材隔熱材料，提高屋頂?shù)母魺嵝ЧＭL(fēng)夾層絕熱在屋頂和頂層天花板之間建立空氣層，空氣的熱導(dǎo)率低于一般隔熱層，達(dá)到絕熱目的。(輻射熱反射系數(shù)大、吸收系數(shù)小的材料)。8，(3)屋頂防水、防潮膜防水的瀝青和油氈交替粘合，形成防水層剛性防水的防水砂漿或混凝土防水屋

3、頂構(gòu)件自防水因素的屋頂，利用槽瓦上下重疊，沿屋頂坡度形成排水槽，提高排水效率。(4)屋頂?shù)耐獠勘砻娓鶕?jù)顏色吸收和反射太陽能的能力，嘗試選擇淺色軟屋頂。9，3，倉庫外墻隔熱防潮(P261-262)，(1)墻加固，內(nèi)部和外部石膏；(2)墻壁使用隔熱材料。(3)建造空氣夾層隔熱墻，即中空墻或雙層含水層墻。(4)圓形走廊設(shè)置；(5)樓梯位于東西兩端。(6)做好墻立面、條形基礎(chǔ)保護(hù)處理。(7)倉庫周圍有一定坡度的防水坡度和排水口。10，4，倉庫中的門、窗、倉庫中每個(gè)開間的窗洞面積與外墻面積之比不能大于1: 10，倉庫不能使用層之間或跨層之間的存折。從文件保護(hù)的角度來看，儲(chǔ)藏庫的窗戶不能東西方向沒有窗戶，

4、南北方的小窗戶也要有遮陽措施(窗外有擋板，里面有窗簾)。倉庫外的熱和潮濕的空氣會(huì)通過門窗的縫隙影響倉庫的濕度，所以在門窗周圍貼上空橡皮筋或橡皮筋，提高密封性。11，按照檔案館的建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，倉庫門和地板之間的間隙不應(yīng)大于(5毫米)，儲(chǔ)藏室外窗的開放窗口應(yīng)設(shè)置(紗窗)。12，5，檔案倉庫建筑的其他問題p264，(1)檔案倉庫和檔案各房間的布置(倉庫、審查室、業(yè)務(wù)室和技術(shù)室、行政室等)，(2)檔案倉庫的容積和開放的劃分，預(yù)約10年的檔案量。(3)儲(chǔ)藏室的負(fù)荷重量(5KN/平方米12KN/平方米)(4)倉庫建筑的防火要求(一般儲(chǔ)藏室2級以下)(5)舊倉庫的改造(屋頂、墻、門窗等)，13、14、存檔文

5、件垂直運(yùn)輸系統(tǒng)必須(單獨(dú))設(shè)置。(車庫、食堂)等可能危及文件安全的住宅，要獨(dú)立設(shè)置，與倉庫區(qū)保持安全距離。15，1，保管室的組織(P265)原則：重點(diǎn)加強(qiáng)，一般管理，合理安排，特檔特管1，綜合保管室2，專業(yè)保管室3，數(shù)據(jù)庫按照保管室設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，接收室，除塵室，消毒室，16，2設(shè)備背面和墻之間的間隙必須至少為0.08-0.10m。倉庫內(nèi)的樁柱應(yīng)垂直排列在有窗的墻面上，外墻天窗應(yīng)對應(yīng)于樁柱之間的通道，無窗時(shí)應(yīng)對應(yīng)于管道通風(fēng)孔開口的方向。17，各類型設(shè)備的文件存儲(chǔ)配額的計(jì)算指標(biāo)為每卷平均厚度15毫米，1，5個(gè)機(jī)柜(面積使用情況)不能小于每平方米2.70米或180卷。雙面文件架不能小于每平方米3.30米

6、或220本。3密集擱板不能小于每平方米7.20米或480卷。18，3，保管室的安全檢查措施P269，保管室要有嚴(yán)格的管理制度。文件的安全檢查(包括文件存儲(chǔ)、貸款后文件返還檢查)文件的定期檢查通常一年進(jìn)行一次。文件的非定期檢查。庫存股文件檢查內(nèi)容。歸還后借文件檢查。第19，3節(jié)記錄倉庫溫濕度的調(diào)節(jié)和調(diào)節(jié)，1，溫度和濕度(1)溫度和測量溫度是測量物體冷熱程度的物理量，一般用攝氏溫度表來測量。在標(biāo)準(zhǔn)大氣壓力下，純水開始結(jié)冰時(shí)的溫度(冰點(diǎn))為零度，記錄為0C，純水開始沸騰時(shí)的溫度，20，測量溫度的儀器，1，液體溫度計(jì)：酒精溫度計(jì)，水銀溫度計(jì)2，金屬溫度計(jì)，21，溫濕度計(jì)，飽和濕度：單位體積空氣在特定溫

7、度下可容納最大水蒸氣的量。飽和濕度隨溫度而有不同的值，溫度越高，值越大。相對濕度：在與單位體積空氣中實(shí)際包含的水蒸氣的重量相同的溫度下，飽和狀態(tài)中包含的水蒸氣的百分比。相對濕度=絕對濕度/飽和濕度X 100%，(2)濕度取決于空氣中的水分含量，即空氣濕度和干燥程度(p270-271)，23，溫度、絕對濕度、相對濕度、飽和濕度之間的關(guān)系p271溫度，溫度越高，飽和濕度越大溫度不變的話，絕對濕度會(huì)增加，相對濕度也會(huì)增加。它們是成正比的關(guān)系。如果絕對濕度不變，則溫度升高，相對濕度降低。溫度下降，相對濕度增加。相對濕度不變時(shí)溫度升高，絕對濕度必然增加。溫度下降，絕對濕度降低。24，高溫，記錄簿將倉庫內(nèi)

8、高于30的溫度稱為高溫。高溫的危害對紙、字、照片、磁帶等有害，有助于文件有害生物的生長和繁殖，加速各種有害雜質(zhì)對文件制作材料的破壞。25，低溫，文件保護(hù)中0以下的溫度稱為低溫。在這種溫度下，紙的安全水分凍結(jié)，紙的柔軟度下降，有聲電影乳劑層收縮變硬，機(jī)械強(qiáng)度和柔軟度下降。(David aser，Northern Exposure，季節(jié))，26，高濕相對濕度超過70的環(huán)境濕度稱為高濕。高濕有利于紙張纖維素的水解，字跡褪色，照片變形和清晰度下降，文件有害生物的生長和繁殖。，27，低濕，低于35的環(huán)境稱為低濕。低濕使紙張變脆，降低紙張強(qiáng)度，使膠片、錄音、錄像帶的帶狀變形，使靈活性下降，使乳狀液層下降。

9、28，選擇儲(chǔ)藏室的溫濕度要求、溫度、濕度后，晝夜波動(dòng)寬度要求溫度不能大于2，相對濕度不能大于5。29，檔案各種技術(shù)用房間溫濕要求，30，國外部分檔案溫濕系統(tǒng)，31，廣東氣候特征3360，廣東面向內(nèi)陸等廣大海洋，熱帶和亞熱帶季風(fēng)氣候區(qū)，四季不詳，下藏洞短，下藏洞3-4月濕度最高。倉庫溫度在倉庫外延遲1-2小時(shí)，夜間倉庫內(nèi)溫度高于倉庫外，白天倉庫外溫度高于倉庫外溫度。32，溫度和濕度控制和曹征，1，閉門羹和窗戶2，計(jì)劃通風(fēng)3，使用技術(shù)設(shè)備(空調(diào)、潮濕等)冷卻，降低濕度。33，1，密封門窗，門窗太大，間距太大，可以在邊緣鑲上地毯、毛氈(鐵門、鐵窗、橡皮筋)。其他間隙可以用防潮、環(huán)氧膠粘劑密封。倉庫入

10、口也可以設(shè)置過渡室(皮風(fēng)角)，增設(shè)窗簾，并在倉庫門上方安裝空氣幕防潮裝置。34，2，有計(jì)劃的通風(fēng)，作用：通風(fēng)不僅可以控制倉庫內(nèi)的溫濕度，還可以控制倉庫內(nèi)空氣流速、空氣清潔度、有害氣體的濃度。35，通風(fēng)注意事項(xiàng)，倉庫內(nèi)外溫差大(如10以上)或雨季，倉庫外溫度低于倉庫內(nèi)露點(diǎn)溫度12時(shí)，渡邊杏換氣。自然通風(fēng)：天氣晴朗，上午911點(diǎn)通風(fēng)的時(shí)候要注意防蟲老鼠。36，3，使用技術(shù)設(shè)備(空調(diào)、濕氣等)冷卻，減少濕度。目前比較普遍的是，利用空調(diào)設(shè)備冷卻文件倉庫，降低倉庫濕度，減少或隔離倉庫外的濕氣來源，并不斷排除現(xiàn)有倉庫內(nèi)的濕氣。(莎士比亞，風(fēng)霜，風(fēng)霜，風(fēng)霜)一般使用對除濕器和文件沒有不利影響的吸收劑(無水氯

11、化鈣，硅等)。第37節(jié)iv膀胱，防塵，防有害氣體等，防火，膀胱，防塵，防有害氣體，防霉，防霉，防蟲，防盜，38，1節(jié)，防火(貴州茅臺(tái)酒案例)，如何做好檔案室防火工作？嚴(yán)格選擇防火耐火建筑材料。必要的消防設(shè)施(滅火劑類型：二氧化碳滅火劑、干粉滅火劑、鹵化滅火劑；滅火器：全自動(dòng)滅火)制定和實(shí)施消防安全管理制度、防火安全責(zé)任制。定期進(jìn)行安全檢查，消除隱患。(電線、煙)檔案建筑設(shè)計(jì)規(guī)范規(guī)定，一般檔案倉庫建筑的防火要求必須在(二級)以上。39，2，光對文件材料的破壞(P278)，紙張的光紫外線對文件有強(qiáng)烈的破壞作用，紙張變黃，變脆，機(jī)械強(qiáng)度下降，字跡褪色。尤其是藍(lán)圖，參考底圖的破壞作用更為嚴(yán)重。光對照片

12、、磁帶、光盤徐璐有不同程度的破壞作用。40，紫外線的能量接近主要文件材料的能量水平，容易被文件材料吸收，因此在危害文件的各種光中紫外線是最重要的。因此，防紫外線是防光的重點(diǎn)。41，膀胱措施(P279頁)，1，倉庫窗戶要少，東西方向不能有窗戶，南北方向的窗戶要小、窄、西方的措施。2.倉庫的窗玻璃應(yīng)采取防曬措施，包括涂母乳、花紋玻璃、紫外線吸收劑(主要是水楊酸酯、苯甲酮類)等。42，3，儲(chǔ)藏室的燈具最好使用白熾燈和燈罩，渡邊杏使用普通熒光燈。一般熒光燈輸出的光譜中包含紫外線，這些紫外線的波長一般在500nm以下，引起纖維、彩色印刷品的褪色，加快紙張、塑料、食品等物質(zhì)的老化，對需要長期保存的文件有害

13、。白熾燈，即傳統(tǒng)電燈，由金屬鎢制成的燈絲高溫發(fā)光，沒有紫外線。，43，白熾燈，防曬燈，44，4，保管文件要用架子，文件柜，箱子，箱子等，不要放在窗口附近太久，展示時(shí)要用復(fù)制品代替珍貴的原件。45，3，有害氣體和防塵，有害氣體二氧化硫(SO2)，硫化氫；二氧化氮(酸性和氧化氣體)；吳尊；山羊等。有害氣體一般產(chǎn)生酸和氧化作用，對文件制造材料造成損害，46，灰塵對文件制造材料產(chǎn)生破壞作用，有害氣體和灰塵都對文件制造材料產(chǎn)生破壞作用。例如，提高紙張酸度，降低紙張強(qiáng)度，污染文件，傳播霉菌，同時(shí)引起文件頁面摩擦，使耐酸性下降的字(如復(fù)印紙等)不同，灰塵中含有黏土，文件為“磚”，47，防止有害氣體和灰塵的措

14、施(p282)，1(從源頭上除去灰塵，進(jìn)入檔案館的通道)2、注意檔案館、柜子、箱子、箱子、包等的密封保管。3.綠化植物可以過濾有害氣體，阻擋灰塵，吸附。4.倉庫應(yīng)使用堅(jiān)硬、耐磨、光滑、清潔的材料作為外層結(jié)構(gòu)的表面。48，5，倉庫定期打掃。文件入庫前要進(jìn)行除塵處理，進(jìn)入倉庫的人要換工作服、拖鞋等。6、凈化和過濾，配備真空設(shè)備。利用空調(diào)設(shè)備過濾灰塵和有害氣體，一般會(huì)得到好的結(jié)果。有害氣體的凈化需要活性炭過濾器。為了加強(qiáng)防塵和防止污染，檔案館的綠化設(shè)計(jì)必須采取防塵、空氣凈化、冷卻、防止噪音等措施。49，4，防霉，危害文件耐久性的微生物主要是細(xì)菌和真菌。50，真菌的營養(yǎng)主要來自水分、碳、氮和其他無機(jī)鹽

15、、維生素等物質(zhì)。51，霉菌生長的環(huán)境條件(p284)，溫度濕度酸性，52，霉菌對文件材料的破壞，霉菌對文件材料的破壞，使紙張分解，降低機(jī)械強(qiáng)度。提高材料制作的酸度。提高污染文件文件的濕度。(吸收和粘合)分解各種磁帶、照片等。手擦霉菌的視頻，53，防止損壞文件的微生物，1，嚴(yán)格控制倉庫溫濕度。也就是說，控制溫度為1424，濕度為4560(膠片文件30-40%)。其中濕度控制尤為重要。凈化進(jìn)入倉庫的空氣。檢查入庫納管的檔案。4、做好倉庫清潔衛(wèi)生工作。5、具有標(biāo)準(zhǔn)文件設(shè)備。6、保持員工的清潔和衛(wèi)生。7、使用安全有效的抗真菌藥物。54、消毒滅菌、滅菌方法很多，但由于文件制作的材料本身的特殊性，采用滅菌方法時(shí)要特別慎重，對紙、字、膠片等材料有任何損傷，要渡邊杏進(jìn)行，環(huán)境污染少，對人體無害，滅菌效果好的原則。55、文件害蟲發(fā)生條件P292，1、養(yǎng)分(紙、草、柜)2、水分70 - 90% 3、溫度4、光、56、文件害蟲檢查、蟲卵、蛻皮倉庫內(nèi)可渡邊杏堆積任何雜物進(jìn)貨前文件和文件倉庫要嚴(yán)格消毒。定期檢查并注射驅(qū)蟲劑。調(diào)節(jié)溫濕度。對文件進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)蟲害，防止蟲害的大面積擴(kuò)散。在檢查文件傳染病時(shí)，對于保護(hù)條件不好的文件，建議將文件卷數(shù)檢查為(20%)或更大的p293。58，消除文件害蟲的措施，1，化學(xué)殺蟲法，蒸汽熏殺蟲法(環(huán)氧乙烷、溴化甲烷、磷化氫等):2，物理殺