Excel2003電子表格處理.ppt

1、第4章 Excel2003電子表格處理,4.1電子表格處理軟件的功能 4.2Excel 2003工作環(huán)境 4.3Excel 2003的基本操作 4.4制作圖表 4.5數(shù)據(jù)管理和分析 4.6打印工作表,Excel 2003是Microsoft Office的主要組件之一。 具有很強(qiáng)的圖形、圖表功能可用于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理、科學(xué)分析計(jì)算。 能用圖表顯示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行組織。,4.1 電子表格處理軟件的功能,電子表格處理軟件是一種專門用于數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)分析和報(bào)表處理的軟件，與傳統(tǒng)的手工計(jì)算相比有很大的優(yōu)勢(shì)，它能使人們解脫乏味、繁瑣的重復(fù)計(jì)算，專注于對(duì)計(jì)算結(jié)果的分析評(píng)價(jià)，提高工作效率。,電子表格處

2、理軟件一般具有以下功能 :,創(chuàng)建、編輯和格式化工作表 制作圖表 管理和分析數(shù)據(jù) 打印工作表,我們已經(jīng)學(xué)過如何啟動(dòng)和退出word 2003應(yīng)用程序。能否舉一反三呢？,4.2 Excel 2003工作環(huán)境,最常用的啟動(dòng)方法是單擊“開始|所有程序|Microsoft Office Excel 2003”命令，執(zhí)行該命令后就會(huì)進(jìn)入Excel 2003的工作窗口 。,編輯欄,4.3 Excel 2003的基本操作,4.3.1創(chuàng)建工作表,4.3.2編輯工作表,4.3.3格式化工作表,4.3.1創(chuàng)建工作表,啟動(dòng)Excel 2003時(shí)系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的空白工作簿，也可以通過下面3種方法來創(chuàng)建新的工作簿：,

3、單擊“常用”工具欄中的“新建”按鈕 按快捷鍵CtrlN 執(zhí)行“文件|新建”菜單命令,數(shù)據(jù)的輸入方法和質(zhì)量直接影響到工作效率，在工作表中輸入原始數(shù)據(jù)的方法有4種：直接輸入數(shù)據(jù)、快速輸入數(shù)據(jù)、利用“自動(dòng)填充”功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù)、利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)。,1.在工作表中輸入原始數(shù)據(jù),（1）直接輸入數(shù)據(jù),文本型數(shù)據(jù)的輸入 數(shù)值型數(shù)據(jù)的輸入 輸入日期時(shí)間,（2）快速輸入數(shù)據(jù),記憶式輸入 是指當(dāng)輸入的內(nèi)容與同一列中已輸入的內(nèi)容相匹配時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)填寫其他字符。,選擇列表輸入 在選取單元格后，單擊右鍵選擇“從下拉列表中選擇”命令或按Alt鍵，顯示一個(gè)輸入列表，再從中選擇需要的輸入項(xiàng)。,（3）利用“自動(dòng)填充”

4、功能輸入有規(guī)律的數(shù)據(jù),自動(dòng)填充根據(jù)初始值來決定以后的填充項(xiàng)，用鼠標(biāo)指向初始值所在單元格右下角的小黑方塊(稱為填充柄)，此時(shí)鼠標(biāo)指針更改形狀變?yōu)楹谑郑缓笙蛴?行)或向下(列)拖曳至填充的最后一個(gè)單元格，即可完成自動(dòng)填充。,自動(dòng)填充分3種情況：,填充相同數(shù)據(jù)(復(fù)制數(shù)據(jù)) 填充序列數(shù)據(jù) 填充用戶自定義序列數(shù)據(jù),（4）利用命令導(dǎo)入外部數(shù)據(jù),執(zhí)行“數(shù)據(jù)|導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)”菜單命令，可以導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(如Access、FoxPro、Lotus123等)產(chǎn)生的文件，還可以導(dǎo)入文本文件。,Excel的主要功能不在于它能顯示、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，更重要的是對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算能力，它允許使用公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算。,2. 使用

5、公式和函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù),使用公式計(jì)算數(shù)據(jù) 公式是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析與計(jì)算的等式。它以“=”開始，后面跟表達(dá)式。 算術(shù)運(yùn)算符 +（加）、-（減）、*(乘）、 /（除）、%(百分比）、(乘方） 關(guān)系運(yùn)算符 =、=、 文本運(yùn)算符（&) 引用運(yùn)算符，：空格,【例4.1】有“公司員工工資表.xls”，使用公式計(jì)算每位員工的實(shí)發(fā)工資。,使用函數(shù)計(jì)算數(shù)據(jù) 對(duì)于一些復(fù)雜的運(yùn)算(如開平方根、求標(biāo)準(zhǔn)偏差等)， 如果由用戶自己設(shè)計(jì)公式來完成會(huì)很困難，Excel 2003提供了許多功能完備易于使用的函數(shù)，涉及財(cái)務(wù)、日期和時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、信息等多方面。,2、在展開的函數(shù)列表中進(jìn)行

6、選擇,1、在需要使用函數(shù)的單元格中輸入“”號(hào),函數(shù)功能說明,3 、選擇或輸入函數(shù)參數(shù),【例4.2】使用插入函數(shù)法統(tǒng)計(jì)“公司員工工資表”中所有員工的基本工資、獎(jiǎng)金、扣款額和實(shí)發(fā)工資的平均值。,相對(duì)引用 當(dāng)公式在復(fù)制或填入到新位置時(shí)，公式不變，單元格地址隨著位置的不同而變化。 絕對(duì)引用 指公式復(fù)制或填入到新位置時(shí)，單元格地址保持不變。 混合引用 指在一個(gè)單元格地址中，既有相對(duì)引用又有絕對(duì)引用。,公式和函數(shù)中單元格的引用地址 ：,【例4.3】絕對(duì)引用地址示例。在【例4.2】的工作表最后添加一列“評(píng)價(jià)”，如果員工的實(shí)發(fā)工資低于平均值則顯示“低工資”，否則不顯示任何信息。,4.3.2編輯工作表,工作表的

7、編輯主要包括工作表中數(shù)據(jù)的編輯，單元格、行、列的插入和刪除，以及工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名等。工作表的編輯遵守“先選定，后執(zhí)行”的原則。,Excel中有清除和刪除兩個(gè)概念，它們的區(qū)別在于：,1.工作表中數(shù)據(jù)的編輯,清除針對(duì)的是單元格中的數(shù)據(jù)，單元格本身仍保留在原位置 刪除針對(duì)的是單元格，是把單元格連同其中的內(nèi)容從工作表中刪除,要替換目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，通過執(zhí)行“編輯|剪切”或“編輯|復(fù)制”菜單命令，再執(zhí)行“編輯|粘貼”菜單命令實(shí)現(xiàn)，也可以利用“常用”工具欄中的相應(yīng)按鈕、編輯快捷鍵或快捷菜單 要保留目標(biāo)單元格的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行“剪切”或“復(fù)制”命令后，執(zhí)行“插入|剪切單元格”或“插入|復(fù)制

8、單元格”菜單命令,“選擇性粘貼”命令 先選定數(shù)據(jù)，執(zhí)行“編輯|復(fù)制”菜單命令，再單擊目標(biāo)單元格，執(zhí)行“編輯|選擇性粘貼”菜單命令，在“選擇性粘貼”對(duì)話框中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置,數(shù)據(jù)在輸入時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)遺漏，有時(shí)是漏掉一個(gè)數(shù)據(jù)，有時(shí)可能漏掉一行或一列，這時(shí)可以通過插入操作進(jìn)行修改。,2.單元格、行、列的插入和刪除,單元格、行、列的插入操作可以通過“插入”菜單中的相應(yīng)命令實(shí)現(xiàn) 刪除操作則可以通過執(zhí)行“編輯|刪除”菜單命令，在“刪除”對(duì)話框中選擇相應(yīng)的命令完成,如果一個(gè)工作簿中包含多個(gè)工作表，可以使用Excel提供的工作表管理功能對(duì)工作表進(jìn)行管理。常用的方法是：在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇相

9、應(yīng)的命令。,3.工作表的插入、移動(dòng)、復(fù)制、刪除、重命名,4.3.3格式化工作表,工作表的格式化主要包括格式化數(shù)據(jù)、調(diào)整工作表的列寬和行高、設(shè)置對(duì)齊方式、添加邊框和底紋、使用條件格式以及自動(dòng)套用格式等。,要設(shè)置數(shù)據(jù)格式，可以通過“格式|單元格”菜單命令或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令打開“單元格格式”對(duì)話框，在“數(shù)字”選項(xiàng)卡中完成。,1.格式化數(shù)據(jù),如果數(shù)據(jù)格式比較簡(jiǎn)單，可以直接通過“格式”工具欄對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)格式按鈕來實(shí)現(xiàn),要取消數(shù)據(jù)格式可以通過執(zhí)行“編輯|清除|格式”菜單命令完成,通過“單元格格式”對(duì)話框中的“字體”選項(xiàng)卡來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行字符格式化,2.調(diào)整工作表的列寬和行高,設(shè)置每列的寬度

10、和每行的高度是改善工作表外觀經(jīng)常用到的手段 調(diào)整列寬和行高最快捷的方法是利用鼠標(biāo)來完成,要精確調(diào)整列寬和行高，可以通過“格式|列”、“格式|行”菜單中的相應(yīng)命令執(zhí)行,3.設(shè)置對(duì)齊方式,輸入單元格中的數(shù)據(jù)通常具有不同的數(shù)據(jù)類型，在Excel中不同類型的數(shù)據(jù)在單元格中以不同的默認(rèn)方式對(duì)齊 如果只需簡(jiǎn)單地把數(shù)據(jù)設(shè)置成左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊，可以直接單擊“格式”工具欄字符格式化的相應(yīng)按鈕,如果數(shù)據(jù)的水平對(duì)齊方式和垂直對(duì)齊都要進(jìn)行設(shè)置，通過“格式|單元格”或右鍵快捷菜單中的“設(shè)置單元格格式”命令打開“單元格格式”對(duì)話框，在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡中進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置,除了設(shè)置對(duì)齊方式，在選項(xiàng)卡中還可以對(duì)文本進(jìn)行顯示控制，

11、有效解決文本的顯示問題,4.添加邊框和底紋,選擇相應(yīng)的區(qū)域，打開“單元格格式”對(duì)話框，在“邊框”選項(xiàng)卡中進(jìn)行設(shè)置,如果是添加簡(jiǎn)單的邊框，可以直接單擊“格式”工具欄的“邊框”按鈕,通過“單元格格式”對(duì)話框的“圖案”選項(xiàng)卡來為工作表加上背景顏色或圖案,如果只是添加簡(jiǎn)單的背景顏色，可以直接單擊“格式”工具欄的“填充顏色”按鈕,【例4.4】對(duì)【例4.3】中的“公司員工工資表”進(jìn)行格式化：設(shè)置實(shí)發(fā)工資列小數(shù)位為1，加千位分隔符和人民幣符號(hào)“￥”；設(shè)置標(biāo)題行高為25，姓名列寬為10；將A1：I1單元格區(qū)域合并，標(biāo)題內(nèi)容水平居中對(duì)齊，標(biāo)題字體設(shè)為華文彩云、20號(hào)、加粗；工作表邊框外框?yàn)楹谏志€，內(nèi)框?yàn)楹谏?xì)

12、線；姓名所在行底紋為黃色,效果如圖所示：,5.使用條件格式,條件格式可以使數(shù)據(jù)在滿足不同的條件時(shí)，顯示不同的格式。,【例4.5】對(duì)【例4.4】中的工作表設(shè)置條件格式：將基本工資大于等于1500的單元格設(shè)置成藍(lán)色、加粗、傾斜、淺灰色底紋；基本工資小于500的單元格設(shè)置成紅色、加雙下劃線。其效果如圖,6.自動(dòng)套用格式,選定要應(yīng)用格式的工作表區(qū)域，執(zhí)行“格式|自動(dòng)套用格式”菜單命令，打開“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框,4.4 制作圖表,4.4.1創(chuàng)建圖表,4.4.2編輯圖表,4.4.3格式化圖表,用圖表來描述電子表格中的數(shù)據(jù)是Excel的主要功能之一。Excel能夠?qū)㈦娮颖砀裰械臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成各種類型的統(tǒng)計(jì)圖表

13、，更直觀地揭示數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，反映數(shù)據(jù)的變化規(guī)律和發(fā)展趨勢(shì)，使我們能一目了然地進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。 常用的圖表類型有柱形圖、條形圖、餅圖、折線圖、XY散點(diǎn)圖等,創(chuàng)建圖表有2種方式：,4.4.1創(chuàng)建圖表,對(duì)選定的數(shù)據(jù)源直接按F11鍵快速創(chuàng)建圖表 利用圖表向?qū)?chuàng)建個(gè)性化圖表，通過執(zhí)行“插入|圖表”菜單命令或單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o來完成,圖表向?qū)е唬簣D表類型,1、選擇圖表類型,2、選擇子圖表類型,3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟二對(duì)話框,表向?qū)@示4個(gè)對(duì)話框分4個(gè)步驟來創(chuàng)建圖表：,圖表向?qū)е簣D表源數(shù)據(jù),1、選擇數(shù)據(jù)源區(qū)域,2、選擇行或列作為系列,3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟3對(duì)話框,圖表向

14、導(dǎo)之三：圖表選項(xiàng),3、單擊“下一步”進(jìn)入步驟4對(duì)話框,1、輸入標(biāo)題名稱,2、輸入分類軸名稱,1、選擇將圖表插入當(dāng)前工作表中或是新的工作表中,2、單擊“完成”按鈕，整個(gè)圖表創(chuàng)建過程完畢,圖表向?qū)е模簣D表位置,【例4.6】根據(jù)【例4.5】工作表中的姓名、基本工資、獎(jiǎng)金、實(shí)發(fā)工資產(chǎn)生一個(gè)簇狀柱形圖，如圖所示，并嵌入到工資表中，圖表標(biāo)題為公司員工工資表，X軸標(biāo)題為員工姓名，Y軸標(biāo)題為元，顯示圖例靠上。圖表建立好后，適當(dāng)改變大小，并移動(dòng)到工作表中空白處。,4.4.2編輯圖表,在創(chuàng)建圖表之后，還可以對(duì)圖表進(jìn)行修改編輯，包括更改圖表類型和對(duì)圖表中各個(gè)對(duì)象進(jìn)行編輯等。圖表中各個(gè)圖表對(duì)象如圖所示。,對(duì)圖表的編

15、輯工作主要包括：,調(diào)整圖表的位置和大小 更改圖表類型 添加和刪除數(shù)據(jù) 修改圖表項(xiàng) 添加趨勢(shì)線 設(shè)置三維視圖格式,建立圖表后，可以對(duì)圖表的各個(gè)對(duì)象進(jìn)行格式化。最常用的方法是，雙擊要進(jìn)行格式設(shè)置的圖表項(xiàng)，在打開的格式對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置。,4.4.3格式化圖表,【例4.7】將【例4.6】中的簇狀柱形圖的圖表標(biāo)題“公司員工工資表”設(shè)置為黑體、紅色、12磅，改變繪圖區(qū)的背景為白色大理石。效果如圖所示。,4.5 數(shù)據(jù)管理和分析,4.5.1建立數(shù)據(jù)清單,4.5.2數(shù)據(jù)排序,4.5.3數(shù)據(jù)篩選,4.5.4分類匯總,4.5.5數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)清單是Excel 工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域， 即一張二維表，又稱為數(shù)

16、據(jù)列表。 它的特點(diǎn)有： 記錄：數(shù)據(jù)清單中的每一行，第一行稱為字段行。 字段：每一列稱為字段，每一個(gè)字段的數(shù)據(jù)類型必須相同。 數(shù)據(jù)清單中不允許有空行或空列，否則會(huì)影響Excel檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)列表；不能有數(shù)據(jù)完全相同的兩行記錄 一個(gè)數(shù)據(jù)清單占一個(gè)工作表，格式的修改不影響數(shù)據(jù)清單。,4.5.1建立數(shù)據(jù)清單,使用“數(shù)據(jù)|記錄單”命令以記錄為單位來輸入數(shù)據(jù)及編輯,Excel可根據(jù)一列或多列數(shù)據(jù)按升序或降序?qū)?shù)據(jù)清單排序。 1.簡(jiǎn)單排序 在數(shù)據(jù)清單中任選一列數(shù)據(jù)中的某一單元格 根據(jù)需要單擊“常用”工具欄上的“升序”或“降序”按鈕，即可完成操作,4.5.2數(shù)據(jù)排序,2. 復(fù)雜排序 單擊數(shù)據(jù)區(qū)域的任意單元格。

17、 單擊菜單“數(shù)據(jù)|排序”命令，打開“排序”對(duì)話框。 選擇“主要關(guān)鍵字”,“次要關(guān)鍵字”“第三關(guān)鍵字”。 單擊“確定”按鈕。,【例4.8】對(duì)“公司員工工資表”排序，按主要關(guān)鍵字“部門”升序排列，部門相同時(shí)，按次要關(guān)鍵字“基本工資”降序排列，部門和基本工資都相同時(shí)，按第三關(guān)鍵字“獎(jiǎng)金”降序排列。,1. 自動(dòng)篩選 通過“數(shù)據(jù)|篩選|自動(dòng)篩選”命令實(shí)現(xiàn) 在所需篩選的字段名下拉列表中選擇符合的條件，若沒有，單擊其中的“自定義”輸入篩選條件。,4.5.3數(shù)據(jù)篩選,【例4.9】在“公司員工工資表”中篩選出銷售部基本工資大于等于1000，獎(jiǎng)金大于等于1000的記錄。篩選結(jié)果如圖所示。,2. 高級(jí)篩選 高級(jí)篩選

18、能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)清單中多字段之間“邏輯或”的篩選關(guān)系 先要在數(shù)據(jù)清單以外的任何位置建立條件區(qū)域，條件區(qū)域至少是兩行，且首行與數(shù)據(jù)清單相應(yīng)字段精確匹配 然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級(jí)篩選”命令，在其對(duì)話框內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域的選擇；篩選結(jié)果可在原數(shù)據(jù)清單位置顯示，也可以在數(shù)據(jù)清單以外的位置顯示,1、建立條件區(qū)域，同一行上的條件關(guān)系為邏輯與，不同行之間的關(guān)系為邏輯或,2、執(zhí)行“數(shù)據(jù)”“篩選”“高級(jí)篩選”命令,3、打開高級(jí)篩選對(duì)話框,4、選擇數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域,5、單擊“確定”按鈕,【例4.10】在“公司員工工資表”中篩選銷售部基本工資1000或財(cái)務(wù)部基本工資1000的記錄，并將篩選結(jié)果在原有區(qū)域顯示。篩選結(jié)果如圖所示。,定義：是對(duì)數(shù)據(jù)清單按某個(gè)字段進(jìn)行分類，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算；針對(duì)同一個(gè)分類字段，還可進(jìn)行多種匯總 分類： 簡(jiǎn)單匯總：指對(duì)數(shù)據(jù)清淡的某個(gè)字段僅統(tǒng)一做一種方式的匯總 嵌套匯